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5 tips para tener juntas de trabajo realmente efectivas

Peter Drucker, el mayor filósofo de la administración del siglo XX, decía “uno puede tener reuniones o puede trabajar”. Si bien, las juntas de trabajo son una de las mejores herramientas para la toma de decisiones, también si son mal ejecutadas, en ocasiones pueden terminar siendo una gran pérdida de tiempo.

Incrementa la eficiencia de estos encuentros aplicando los siguientes consejos:

  1. Planea la reunión e informa a los participantes

Si eres quien organiza la junta de trabajo, lo peor que puedes hacer es llegar sin un programa y reunir a personas que no tienen tiempo, ni interés en el tema. Por tal razón, es muy importante que invites solamente a quien sea verdaderamente necesario y que le informes con anticipación del horario de la reunión y los temas a tratar. Si los asistentes conocen la agenda del encuentro, llegarán mejor preparados y con ideas para proponer. En cuanto a los horarios, muchos especialistas recomiendan que la reuniones se llevan a cabo a las 9:00 AM, cuando apenas comenzaron las actividades laborales o después del horario de comida y que la duración de la cita no supere los 45 minutos.

  1. Se puntual

Haz énfasis en la puntualidad para aprovechar el tiempo al máximo y evitar que se extienda demasiado la reunión. Si alguien llega tarde, no lo esperes para iniciar, ya que perjudicas a las personas que llegaron a tiempo. Después puedes resumir los temas discutidos, a quienes llegaron tarde.

  1. Evita los monólogos

Como expositor serás el responsable de lograr que la junta sea efectiva, dinámica y rápida. Tu tarea será dirigir la reunión, iniciar la revisión de cada tema programado y dar cabida para que cada asistente exponga su punto de vista. Para esto deberás de tener liderazgo y seguridad de ti mismo, sin caer en el exceso de protagonismo y de continuos monólogos. Además deberás de estar atento al estado de ánimo y a la comunicación no verbal de los asistentes.

  1. Sujétate a los temas acordados

Una vez empezada la reunión, enfócate únicamente en los temas programados. Si ves que la discusión se está desviando del tema, sutilmente da a entender a los asistentes que lo que se está platicando no es el punto de la reunión, que dicha cuestión se puede tratar en una junta posterior.

  1. Documenta lo pactado

Para poder dar un seguimiento efectivo, será fundamental tomar nota de los temas discutidos durante la reunión y de las medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Una vez terminado el encuentro, envía a los participantes un resumen de las acciones a realizar, responsables y fechas compromiso.

Sigue estas prácticas y verás que se concretarán los objetivos que te llevaron a convocar una reunión de trabajo, sin que los asistentes tengan la necesidad de voltear a ver el reloj, esperando que el tiempo transcurra rápidamente.

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