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El 1, 2, 3 de la Nómina

Regularmente las empresas tienen retrasos permisibles en la contabilidad, en el control de inventarios, el pago de facturas a proveedores y más, pero retrasarse en el pago de nómina es inadmisible pues los conflictos que puede ocasionar con los empleados pueden ser graves para la empresa.

Israel Coto, Director de la Oficina de Ciudad de México de Microsip, comenta que “las empresas tienen que estar conscientes de los problemas que puede traer consigo un manejo incorrecto de la nómina y también necesitan saber cómo llevarla a cabo con un proceso eficiente y sin errores.

¿Quién debe calcular la nómina dentro de la Empresa?

El perfil del encargado de la nómina regularmente está dentro del área de Recursos Humanos, y es preferible que sea un auxiliar contable que esté directamente asesorado por el área de contabilidad.

Primeros pasos para definir un proceso de Nómina

Para definir un proceso de nómina, es importante establecer generalidades como las prestaciones de Ley, las ramas de seguro que van a ser cubiertas, factores de riesgo de trabajo, afiliación al Infonavit, prima vacacional, etc.

Posteriormente, dar de alta al trabajador de acuerdo a distintos factores como el tipo de contrato (de planta, de base, semanal, de jornada reducida, con tipo especializado), los tipos de salario (variables, fijo o mixto), el cálculo del reparto de utilidades para cada empleado, etc.

¿Cómo mantener un proceso de nómina estable?

El retraso en el pago o corrección de un salario a un empleado puede ocasionar graves problemas. Para evitarlos, es fundamental tener un flujo adecuado del proceso de nómina, para el cual, el primer paso es establecer fechas de corte que se respeten al pie de la letra.

1.- En un flujo operativo normal, consiste en dar de alta y baja a los empleados, ver sus incidencias, incapacidades, cambios de sueldos y establecer fechas límite de corte.

2.- Capturar las percepciones y deducciones individuales como faltas, eventos excepcionales, comisiones y demás. En este paso es muy importante ser muy cuidadosos con la información capturada pues añadir un cero a la comisión de un empleado puede poner en problemas tanto al área contable como a la empresa.

3.- Hacer el cálculo de IMSS y los impuestos correspondientes, los cuales deben hacerse de acuerdo a los salarios de cada empleado, dependiendo de los aumentos que puedan tener, para que al final del año fiscal, no haya deudas de impuestos no pagados que sea necesario saldar con el SAT.

4.- Es indispensable timbrar, imprimir y mandar por correo los recibos correspondientes a cada empleado, con la fecha de pago de la nómina y posteriormente hacer las transferencias bancarias.
Cuando las nóminas son timbradas después de pagarse, puede generar problemas con el SAT y habrá que hacer las correcciones y aclaraciones pertinentes.

Facilitando la Nómina con Sistemas Administrativos

La integración de la nómina a un sistema administrativo, ayuda a que la generación de la información y los cálculos de la misma cuenten con una mayor precisión, velocidad y eficiencia, así como la integración con la contabilidad. Además del resguardo y consultas necesarias para cualquier futura aclaración o ajuste.

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