Hoy en día, el éxito de muchos negocios online no solo se debe a la eficacia de su equipo de trabajo, sino también a los softwares detrás de todo este prestigio. Hablamos de la automatización de procesos rudimentarios que potencian las ventas de un emprendimiento.
Si quieres ser parte de esta revolución digital, es necesario que conozcas sobre dos gestores diseñados para cubrir todas las necesidades de una empresa online: los ERP y CRM.
Es importante saber que hay una diferencia entre ERP y CRM. El ERP es un software encargado de administrar la parte no visible para el cliente de un negocio. También llamado el “backoffice”. Nos referimos a la administración de cuentas, inventario, informes, impuestos, etc.
Al traspasar un negocio al mundo online, es necesario regirse por sus normas. Y una de ellas es que todo proceso arcaico debe estar automatizado para que este tome poco tiempo, sea sencillo y esté libre de errores (o en la medida de lo posible).
Los ERP cuentan con una base de datos en donde se localiza la información administrativa de la empresa. Esta se actualiza de acorde a las ventas y los movimientos comerciales.
Al estar conectado en línea, puedes observar el stock de los productos, las finanzas de la empresa, el estado de resultados y otros aspectos en tiempo real. A su vez, aunque esta plataforma no tiene acceso a la comunicación con el cliente, facilita mucho la comunicación interna de la empresa.
El ERP se divide en departamentos, los cuales se denominan “módulos”. Estos se refieren a cada una de estas áreas del negocio: finanzas, ventas, materiales, control de almacén, etc.
Al entrar en cada uno de estos, puedes acceder a la información detallada.
Si identificas que existen recibos o facturas recurrentes, entonces en vez de realizar de forma manual, podrás automatizarlas programando el día de emisión. Con un poco de planificación, este proceso se hará de forma automática.
Además, dispones de un inbox particular para organizar todos los archivos que recibes y así tener un control de ellos.
Si el inventario de tu negocio está actualizado, el ERP puede ayudarte con la creación de un catálogo basado en la disponibilidad de forma sencilla y atractiva.
Estos generalmente están sincronizados con plataformas populares de pago como PayPal, Stripe, etc.
Tener la parte administrativa bajo controles fundamental para que tu tienda online pueda funcionar a una velocidad sin precedentes. Sin embargo, la prosperidad de una empresa no recae únicamente en el control de las finanzas, sino que también necesita de eficiencia en la comunicación con el público. Esta es precisamente la diferencia entre ERP yCRM.
En otras palabras, los ERP y CRM son como polos opuestos que a la vez se complementan a la perfección.
El CRM es la contraparte del ERP, ya que hablamos de procesos cuyos resultados son visibles para el cliente. Por ejemplo, la gestión de las redes sociales, la atención al cliente y las diferentes etapas de ventas.
Esto no quiere decir que el cliente tenga acceso a la plataforma y pueda conocer los procedimientos internos. Sin embargo, sus funciones son beneficiosas tanto para el empleado como para el público a la hora de comunicarse.
Dentro de los beneficios más notorios que trae integrar este software a nuestro equipo de ventas podemos nombrar:
No es posible resumir la publicidad de los productos o servicios en una sola plataforma. Generalmente se utiliza Instagram, Facebook, WhatsApp, email, etc. para establecer un medio de comunicación con el público.
Sin embargo, tantos medios implica una presión constante para nuestros asesores de venta que muchas veces significan retraso en contestar mensajes.
Gracias a un CRM puedes tener un solo buzón a donde llegarán los mensajes de todas las redes sociales, trayendo eficacia y ofreciendo una respuesta pronta y precisa.
Normalmente los clientes pasan por un proceso largo y complejo hasta decidir si desean realizar su compra. Con el uso del pipeline puedes monitorear el estado de cada cliente dentro del proceso de venta y también saber qué acción realizar.
El embudo de ventas muestra una vista general de los leads.
Ningún negocio se puede permitir tener preguntas de parte de los clientes sin respuesta. Esto se traduce fácilmente en una disminución de ventas. Sin embargo, la entrada de conversaciones puede será toda hora, debido a la diferencia de huso horario de cada cliente.
Para solucionar este problema, puedes automatizar un bot que se encargue de proveer información vital en la ausencia de los asesores de venta.
Configurar estos chatbots no requiere de códigos ni de conocimientos sobre ningún lenguaje de programación. Estos se programan basándose en las respuestas a las preguntas que hacen los clientes con mayor constancia.
La idea es generar un camino de respuestas que conduzca al cliente a toda la información que quiere conocer y aquella que necesita para concretar su compra o esperar a que llegue un asesor para conversar.
La atención al cliente por WhatsApp es casi obligatoria en la actualidad. Muchas personas incluso han limitado su comunicación a través de ese medio.
Afortunadamente, los es posible hacer una integración de CRM con WhatsApp, la cual hace que puedas utilizar esta plataforma enfocándote en las ventas.
Un ejemplo son los mensajes a escala. Con esta opción serás capaz de enviar mensajes a todos tus clientes, o un grupo de ellos, sin importar la cantidad. Es un proceso sencillo y no ocasiona problemas a tu cuenta de WhatsApp como lo haría si dependieras del uso de grupos y difusiones.
Un atajo para conseguir el éxito en un negocio online es conocer los distintos software que pueden reducir el peso del trabajo y aumentar la eficacia. Los ERP y CRM van de la mano, se complementan con sus funciones y te permiten manejar una base online indispensable para tu empresa.