En este mundo cada vez más competitivo y en constante cambio, es importante que las empresas se adapten a los nuevos retos que el mercado les plantea. Un aspecto clave para alcanzar este objetivo es mejorar su productividad por medio del uso de herramientas eficaces, como puede ser el uso de un correo empresarial moderno.
Un correo empresarial bien configurado permite automatizar operaciones cotidianas y responder de manera eficaz y rápida a solicitudes externas o internas. Esto puede ser útil no solo para disminuir costos, sino que también para optimizar procesos y aprovechar al máximo las posibilidades que la tecnología ofrece hoy en día.
En este artículo veremos cómo utilizar un correo empresarial de manera efectiva puede ayudarnos, entre otras cosas, a aumentar la productividad y la eficiencia general de una empresa.
El correo empresarial ofrece numerosas oportunidades para mejorar la eficiencia y la comunicación interna. Podremos ver a continuación como algunos aspectos como la organización, la colaboración y, también, la automatización pueden verse impactadas por su uso.
Cuando hablamos de comunicación seguramente lo primero que se piense es que el uso de correo empresarial ayuda a que la comunicación externa, tanto con clientes, potenciales leads, proveedores y más sea más sencillo y cómo.
Efectivamente, es así. Utilizar una dirección de correo electrónico con un dominio personalizado con el nombre de la empresa da una buena imagen, aporta credibilidad y asegura a quien reciba el email que está efectivamente tratando con alguien relacionado a la empresa.
Si, además, hacemos uso de newsletters o emails automáticos ―los llamados “no reply”―, utilizar direcciones de correo electrónico empresariales ayudará a que los filtros de Spam reconozcan el dominio como seguro y nuestros emails sean recibidos por todos los destinatarios.
No obstante, las mejoras no son solamente en la comunicación puertas hacia afuera, también a nivel interno el uso de correo empresarial nos proporciona una canal de comunicación rápido, fiable y eficiente. Los trabajadores podrán comunicarse entre sí de forma completa y con la seguridad de que toda la información se transmitirá de forma segura.
La globalidad y flexibilidad de los correos electrónicos se ven optimizados al usar correos empresariales. No hay hora límite para su envío, limitación geográfica, ni la necesidad de inmediatez de respuesta que una llamada telefónica, por ejemplo, puede generar.
El uso de un correo empresarial puede significativamente mejorar la colaboración entre los miembros de una misma empresa de varias formas.
En primer lugar, proporciona a los trabajadores un foro común para que puedan compartir ideas, discutir proyectos y trabajar juntos en documentos y todo tipo de archivos. Además, muchos correos empresariales cuentan con funciones y herramientas integradas de gestión de proyectos, que facilitan la coordinación, como ya veremos más adelante.
Es importante contar con un correo empresarial que facilite tanto el intercambio interno de archivos como la publicación y el seguimiento de calendarios personalizados, que pueda utilizarse para agendar reuniones y coordinar eventos dentro de la misma empresa.
No se trata solamente de enviar y recibir correos, sino que es un medio en el que compartir proyectos, trabajar de forma conjunta y colaborar en todos los aspectos del proceso. Una empresa que consigue tener un equipo sincronizado y que trabaja en conjunto, es una empresa que seguramente verá buenos resultados y un aumento de la productividad y satisfacción.
El correo empresarial puede hacer las veces de eje social central para la colaboración y comunicación de la empresa. Esto es fundamental para garantizar que todas las partes involucradas puedan saber y conocer a sus compañeros, qué tareas realizan y el porqué. Se convierte, de esta forma, en una herramienta clave para tener un ambiente de trabajo efectivo.
La automatización se está convirtiendo cada vez más en una herramienta esencial para las empresas que buscan mejorar su productividad. Hay muchas maneras en que puede aplicarse en el uso de los correos empresariales, reduciendo los errores y aumentando la eficacia.
Una de las áreas clave en las que la automatización se ha utilizado con eficacia es a través de las herramientas de programación. Estas permiten que los empleados puedan programar el envío de correos electrónicos en días y horas concretas, sin necesidad de que estén presentes para enviarlos. De esta forma, los mensajes importantes se envían puntualmente y se reciben sin demora en el momento oportuno.
Otra área en la que la automatización puede ayudar es en el seguimiento y la supervisión. A través del uso de rastreadores, los trabajadores pueden controlar si su mensaje ha sido recibido y leído a través de un sencillo sistema de seguimiento. Esto aporta tranquilidad, ya que permite asegurar que el correo no se ha perdido por el camino y el mensaje ha sido transmitido y recibido correctamente.
La automatización de los correos empresariales, por sobre todas las cosas, incluye la gran ventaja de liberar tiempo y carga de trabajo a los empleados. Al no tener que estar en momentos específicos enviando emails de forma manual, puede ocupar ese tiempo en otras tareas más importantes o, sencillamente, las tareas no relacionadas estrictamente con lo laboral.
La seguridad desempeña un papel vital en la protección de la información confidencial cuando se utilizan plataformas de correo electrónico empresariales. Proteger adecuadamente la información requiere medidas preventivas, asistencia técnica y formación de los trabajadores que vayan a utilizarla.
El uso y protección de datos personales y sensibles debe ser una de las principales preocupaciones cuando se trata de correos electrónicos. Al usar un correo empresarial, reducimos los riesgos de filtraciones involuntarias de este tipo de información. Evitando el uso de servicios de correos electrónicos públicos y generales, nos aseguramos que la información solamente será accedida por los destinatarios indicados.
Los correos empresariales están particularmente equipados de medidas de seguridad, encriptación y autenticación, ya que son generalmente usados para transmitir información interna que, a menudo, es confidencial.
Los protocolos de encriptación protegen la comunicación entre los distintos servidores y garantizan que los mensajes sean transmitidos de forma segura y no sean interceptados y leídos por terceros no autorizados.
La autenticación está presente en la actualidad en todo tipo de cuentas, ya sea de correo electrónico como de cualquier dispositivo o servicio. Los métodos más comunes, como la autenticación en dos pasos ―2FA― suelen estar presentes en todas las cuentas de correo empresarial, lo que añade una capa extra de seguridad y nos asegura que solo el personal autorizado accede a los emails y datos.
Una de las razones por las cuales el correo empresarial se ha vuelto cada vez más popular es porque es indispensable para las empresas que quieren mejorar su estructura organizativa y promover una colaboración eficaz entre los miembros del equipo.
Al tratarse de un formato exclusivamente digital, las empresas no deben preocuparse más por los problemas relacionados al almacenamiento y los problemas de los correos generales. Al ser un formato electrónico, se puede categorizar, almacenar, gestionar y tener registro de todas las comunicaciones de forma sencilla y rápida. Solo a unos clics de distancia.
Cada correo electrónico incluye metadatos con información relevante e importante. Estos metadatos, combinados con las herramientas de búsqueda avanzada, hacen que podamos encontrar un email en segundos poniendo el prompt adecuado. Sin importar si se recibió o envió hace años ni en qué carpeta se encuentre.
Además, cuentan con sistemas de etiquetado, almacenamiento inteligente y varias opciones que permiten personalizar el modo en que guardamos y organizamos los correos recibidos y enviados, para poder mejorar la eficacia y reducir el tiempo que se tarda en encontrar una determinada información.
Contar con un medio de comunicación propio, seguro y confiable pero que, a la vez, nos dé resultados eficaces y nos asegure que todos los mensajes lleguen a los destinatarios es crucial para cualquier empresa actual. Los correos empresariales se han convertido en una herramienta indispensable para que las empresas puedan mejorar su estructura y sus procesos
Si actualmente ya representan una gran asistencia para todas aquellos negocios que los utilizan, es muy probable que en el futuro la cosa vaya a más.
Con el auge de la computación en la nube y la constante creación de nuevas herramientas y aplicaciones pensadas exclusivamente para las empresas, es de esperar que el correo empresarial siga evolucionando para satisfacer las necesidades y demandas futuras de las empresas.