¿Sabes cómo llevar el control de facturas por pagar? ¿Alguna vez has pagado intereses o de más a tus proveedores por no cumplir a tiempo?¿Controlas el efectivo que sale de tu negocio?
Es de suma importancia llevar el control de cuentas por pagar o también nombrados pasivos; para ello es necesario conocer por completo el monto de todas las deudas y al mismo tiempo identificar las fechas de pago, al no hacerlo y no contar con un plan contable, esto nos puede provocar problemas financieros.
Existen diferentes formas de generar pasivos:
Para llevar el control de facturas por pagar, lo ideal es tener un mínimo de conocimiento de cuáles son. Se puede emplear una hoja de cálculo en la que se definan fechas, cantidades, folios, vencimientos, intereses si los hay —tanto de la deuda, como de los pagos parciales obligatorios que hay que realizar— antigüedad, entre otros. Un ejemplo de esto son los siguientes:
También se les conoce como el capital de trabajo, que es fundamental en todas las empresas, como estrategia de control se sugiere hacer una relación de absolutamente todos los gastos en libros contables, indicando montos, fechas de pago y periodicidad; de manera posterior, hay que compararla con la proyección de los ingresos del mismo periodo para identificar si hay suficiente para pagar.
Suele ser el crédito más noble, menos complejo y costoso, pero al mismo tiempo se puede abusar de éste, de tal manera que se exceden los límites de crédito en montos y retraso en las fechas de pago, por lo que se comienza a generar pérdida de credibilidad y la línea de crédito con los proveedores. Por este motivo, es indispensable tener una relación de todas las facturas por proveedor, con monto y fechas de vencimientos.
Los créditos que proporcionan las entidades bancarias son los más caros del mercado, debido a los términos de crédito, como las tasas de interés altas, por lo que es importante conocer la fecha de corte y la fecha límite de pago, disminuir la disposición de efectivo, ya que se cobra una comisión, por lo tanto, se debe cuidar el manejo de estos.
En otros casos, será necesario buscar mejores alternativas, tasas de interés más bajas, facilidades de garantías y que el plazo del crédito se adecúe a nuestras condiciones; además, tener un control a través de una tabla de amortización.
Es recomendable tener un concentrado de todas las obligaciones de pago por un periodo máximo de un mes, por año y por el total del plazo del crédito, por proveedor y acreedor; definir un procedimiento de selección de los proveedores y acreedores en el que se investiguen antecedentes de la formalidad en el mercado de éstos.
Por último, contar con un ERP que automatice procesos y te haga ahorrar tiempo es indispensable. Las Cuentas por Pagar del ERP Microsip en conjunto con el módulo de Bancos, harán una correcta integración para controlar a la perfección todos tus pasivos corrientes, gastos fijos, flujo de efectivo y más.