qué es un erp

¿Qué es un ERP?: guía para entenderlo a detalle

Inteligencia Empresarial
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Microsip

Administrar varios departamentos y procesos es uno de los desafíos más grandes que enfrentan hoy en día desde pequeñas empresas, hasta grandes. No obstante, existen soluciones informáticas como las que ofrecen los ERPs que pueden facilitar la gestión empresarial. Si quieres conocer qué es un sistema ERP, para qué sirve, ventajas, ejemplos y cómo saber si tu empresa lo necesita, entonces estás en el lugar correcto. Sigue leyendo, porque aquí encontrarás todos los detalles.

ERP: significado

El término ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, que significa “Planificación de Recursos Empresariales”.

ERP: ¿qué es y para qué sirve?

Para definir qué es un sistema ERP, podemos empezar diciendo que es un conjunto de sistemas informáticos que se encargan de integrar y administrar las diferentes operaciones de las empresas, desde la producción hasta la distribución, inclusive el área de recursos humanos. Cuando antes las empresas tenían un sistema especializado para cada departamento, el sistema de ERP usa una sola base de datos en donde se administra la información de forma eficiente, en tiempo real. Ahora que ya sabes qué es un sistema ERP, conozcamos su función.

A la pregunta para qué sirve el sistema ERP, se le puede dar como respuesta que su objetivo es ayudar desde pequeñas empresas, hasta las grandes en sus tareas de gestión y toma de decisiones, automatizando todos sus procesos.

ERP: ¿quién lo inventó?

Como muchos inventos, el sistema ERP tiene un origen militar. A finales de la Segunda Guerra Mundial, el ejército de Estados Unidos empezó a utilizar programas informáticos para gestionar tareas de producción y logística del esfuerzo bélico.

Más adelante, en 1960 aparecieron las primeras computadoras comerciales para empresas. En ese tiempo, lo habitual era que el software básico se entregara en la compra del hardware, aunque también se empezó a vender software a la medida adaptado a las necesidades de las empresas. Inició la adecuación para el público en general de los programas de planificación desarrollado por los militares. En esa época aparecieron las primeras aplicaciones básicas BOM (Bill of Materials) y el software IMC (Gestión y Control de Inventarios, en inglés).

En 1970 aparecieron los programas MRP (Material Requierement Planning). Aunque se enfocaban a la planificación y control de la producción, se consideran los antecesores más directos del ERP software.

Para 1980 los programas de para planificar la producción evolucionaron y empezaron a incluir otros ámbitos, además del de materias primas. Se denominaron MRP-II (Manufacturing Resource Planning) e introdujeron aspectos financieros como los costos de adquisición de materias primas, mano de obra, logística, etc. Algunas empresas desarrolladoras de MRP se especializaron en el desarrollo de sistemas ERP. Otras evolucionaron al desarrollo de ERP gracias a la elaboración de programas financieros.

En la década de 1990 nace el ERP sistema como lo conocemos. El término de ERP (Enterprise Resource Planning) se le atribuye a la consultora Gartner. Como estos nuevos sistemas iban más allá de la fabricación y finanzas, no tenía sentido seguir llamándolos MRP. El sistema ERP más que un software de planificación, consistía en un sistema con la capacidad de respaldar decisiones tomadas en cualquier área de las empresas, no solo de fabricación, sino de cualquier tipo.

ERP, ventajas y desventajas

Ventajas del ERP

El ERP software, más que una herramienta es un sistema que centraliza las funciones para administrar desde pequeñas empresas, hasta grandes. Los sistemas ERP, aunque requieren de una considerable inversión, ofrecen una serie de beneficios, entre ellos:

  • La automatización de los procesos de la empresa
  • Ahorro en tiempos y costos
  • Información integrada y en tiempo real de todos los procesos
  • Estadísticas y reportes detallados que facilitan la toma de decisiones
  • Visibilidad total del negocio

ventajas de un erp

Desventajas de un ERP

Las principales desventajas de un ERP sistema son:

  • Costo inicial elevado: Aunque al corto, mediano y largo plazo, se vuelve una de las mejores decisiones que puede tomar una empresa, al principio, el costo puede parecer alto.
  • Capacitación para el personal: Para el manejo de ERP es necesario capacitar al personal que lo usará. Este proceso puede llevar tiempo y dinero. Una vez que los colaboradores lo sepan usar, podrán sacar el máximo provecho a esta herramienta.
  • Costo de actualizaciones: Dependiendo del proveedor, en determinado tiempo, el ERP sistema puede tener actualizaciones, las cuales tienen un costo y requieren de capacitación para el personal que las utiliza.
  • Tiempo de implementación: la preparación no suele ser rápida, requiere de tiempo y adaptación de la infraestructura.

Módulos tradicionales de un ERP

El ERP incluye una variedad de módulos para dar soporte a las necesidades de los diferentes departamentos de las empresas. Cada módulo se conecta al sistema ERP compartiendo datos precisos entre los departamentos. Los principales módulos de un sistema ERP son:

  • Contabilidad y finanzas
  • Inventarios
  • Producción
  • Logística y cadena de suministro
  • Recursos Humanos
  • Informes y análisis
  • Ventas
  • Compras
  • E-commerce
  • Gestión de transporte

ERP vs CRM: ¿cuál es la diferencia entre CRM y ERP?

Los sistemas ERP y CRM (Customer Relationship Management) son dos software empresariales que ayudan a aumentar la rentabilidad de las empresas, permiten ahorrar tiempo, disminuir errores, automatizar tareas y evitar duplicidades. Además, facilitan el acceso instantáneo a la información para la toma de decisiones. Sin embargo la diferencia entre un ERP y CRM radica en sus principales objetivos.

ERP

  • Es un gestor de gastos para optimizar todos los costos y administrar la operación global y diaria de una empresa.
  • Apoya en los departamentos de contabilidad, finanzas, pedidos, logística, recursos humanos, inventarios, compras, entre otros.

CRM

  • Ayuda a generar más ventas y aumentar los ingresos.
  • Se encarga de administrar la relación con el cliente, mejorando y optimizando el proceso de ventas, pudiendo aplicar estrategias de fidelización y mercadotecnia.
Características general de ERP y CRM

Lo más recomendable es que las empresas cuenten con ambos sistemas para llevar una mejor gestión de sus procesos y maximizar sus beneficios.

Tipos de ERP

Cuando hablamos de software ERP, hay dos grandes clasificaciones: de acuerdo a su diseño y según su instalación.

ERP de acuerdo a su diseño: ERP a la medida o predefinido

Uno de los tipos de ERP es el sistema a la medida. Lo cual significa crear un ERP desde cero para una empresa en especial. Este tipo de sistema es costoso. Para su creación es necesario encontrar una empresa adecuada que pueda desarrollarlo.

Por otra parte, el ERP predefinido es una solución estándar o modular. Este tipo de software ERP es menos costosa y más rápida de implementar. Normalmente se compran o rentan en módulos o paquetes, de acuerdo a las necesidades de cada empresa; existen incluso soluciones prediseñadas para un tipo de empresa muy específico.

ERP según su instalación: ERP en la nube o local

La segunda clasificación se refiere a la forma en la que estará instalado el ERP. se instala de forma local, en el entramado informático de la empresa para que pueda ser utilizado en uno o varios equipos dentro del negocio.

Por otro lado, el ERP en la nube se puede usar en cualquier lugar que tenga conexión a Internet, ya que está ubicado en un servidor en especial.

ERP: ejemplos

En el mercado existen varios ejemplos de ERPs. Sin embargo, uno de los ERPs más usados en México es Microsip, un sistema 100% mexicano para empresas familiares, con más de 35 años en el mercado, que cumple con las disposiciones fiscales del SAT. Con este ERP para PyMEs podrás controlar tu contabilidad, ventas, compras, inventarios, cuentas por cobrar y pagar y hasta la nómina de tu empresa.

¿Qué empresas necesitan un sistema ERP?

Ya sea que tengas un pequeño negocio comercial de la esquina o hasta un grande consorcio necesitas un software ERP para controlar las operaciones de tu empresa. Sin embargo, te invitamos a conocer algunas señales que indican cuando lo debes de adoptar urgentemente:

1. Tu negocio tiene un alto grado de complejidad

Conforme tu empresa crece, también aumenta su complejidad. Si tu sistema administrativo empresarial actual no tiene la capacidad de soportar el crecimiento de tu negocio, normalmente tendrás problemas de control de costos, de distribución, actividades de producción y eficiencia, entre otros, por lo que necesitas un sistema más avanzado para operar tu empresa correctamente.

2. Careces de información confiable para la toma de decisiones

Para tomar buenas decisiones y aprovechar oportunidades de crecimiento, es importante contar con información confiable y en tiempo real. Con un programa ERP puedes tener la visión completa de tu negocio en cualquier momento.

3. Utilizar múltiples sistemas

Cuando utilizas varios sistemas para administrar tu empresa, además de que no puedes acceder a toda la información en tiempo real, tienes que re-trabajar para pasar la información de un sistema a otro, por lo que estás expuesto a un mayor margen de error en la captura de la información.

Trabajando con un software ERP puedes tener la información de tus diferentes procesos en un mismo lugar, lo que te ayudará a tener datos más precisos, en tiempo real y sobre todo, tu equipo de trabajo podrá dedicar su tiempo a tareas que generen más valor para tu empresa.

4. La administración contable y financiera de tu empresa es ineficiente

Las áreas de contabilidad y finanzas son clave en cualquier empresa. Si con tu sistema actual tienes que seguir utilizando todos tus comprobantes de pago en papel o tu sistema no te facilita la obtención de la información y necesitas volver a capturar los datos, es importante que analices el tiempo que se está dedicando a tareas que podrías automatizar con mejor tecnología.

5. Disminución considerable de ingresos y clientes

Si notas que tu negocio tiene pérdidas de dinero y clientes, por falta de información actualizada, desperdicio de tiempo, faltante de dinero debido a errores operacionales, o porque no hay una buena comunicación entre el departamento de ventas y el de almacén, entonces es el momento de pensar en un ERP software.


¿Cómo elegir un ERP apropiado para tu empresa?

Escoger un sistema ERP es una tarea a la que se le debe de dedicar tiempo y cuidado. Para encontrar la solución ideal para tu empresa es importante analizar las opciones que hay en el mercado y cruzarlas con las necesidades presentes y futuras de tu negocio. A continuación te compartimos algunas características de un ERP ideal, que te ayudarán a seleccionarlo.

Características de un ERP: ¿Qué considerar para su selección?

  1. Capacidad para crecer. Busca un sistema que crezca con tu empresa, que no limite su crecimiento.
  2. Integración entre departamentos. El programa ERP que elijas tiene que unificar la gestión de tu negocio. Debe ser un sistema que con sus módulos abarque los diferentes departamentos de tu empresa.
  3. Importación y exportación de datos. Es crítico el poder extraer información, por ejemplo en formatos de Excel, XML, etc.
  4. Cumplimiento fiscal. Asegúrate de que el software que elijas cumpla con los requerimientos del SAT.
  5. Apoyo para la toma de decisiones. Busca un sistema con la capacidad de crear reportes que ayuden a la toma de decisiones de tu empresa.

También es recomendable pedir referencias de clientes del software, escuchar sus testimonios.

Si tu empresa no tiene un departamento de sistemas que pueda analizar las alternativas, te recomendamos buscar un consultor profesional que estudie las necesidades de tu negocio y que una vez elegido el sistema, supervise su implantación.

¿Por qué algunas implementaciones ERP fracasan?

Implementar un sistema ERP puede ayudar a mejorar en gran forma la productividad y administración de una empresa, y en general contribuyen al crecimiento del negocio. Sin embargo, tanto por su costo, como por su importancia estratégica, debe planearse bien desde un principio. Te invitamos a conocer los principales motivos por los cuáles puede fracasar la implementación de un programa ERP:

  1. Objetivos del proyecto mal definidos
  2. Plazos acordados poco realistas
  3. Falta de coordinación entre las partes involucradas en el proyecto
  4. Comunicación irregular o contradictoria en la empresa
  5. Presupuesto insuficiente
  6. Planificación imprecisa e incorrecta
  7. Subestimar la complejidad del proyecto
  8. Falta de una instancia del control del proyecto

Evita caer en alguna de estas situaciones. Acércate a un consultor experto en manejo de ERP que te guíe paso a paso para que la implementación en tu empresa sea un éxito.

Microsip, el ERP que maximiza tu potencial

Te invitamos a conocer, un software 100% mexicano para empresas familiares, con más de 35 años en el mercado, que cumple con las disposiciones fiscales del SAT. Con este ERP para PyMEs podrás controlar tu contabilidad, ventas, compras, inventarios, cuentas por cobrar y pagar y hasta timbrar la nómina de tu empresa.

¿Te gustaría adoptar las soluciones de Microsip? Para más información, vista www.microsip.com.