Administrar varios departamentos y procesos es uno de los desafíos más grandes que enfrentan hoy en día desde pequeñas empresas, hasta grandes. No obstante, existen soluciones informáticas como las que ofrecen los ERPs que pueden facilitar la gestión empresarial. Si quieres conocer qué es un sistema ERP, para qué sirve, ventajas, ejemplos y cómo saber si tu empresa lo necesita, entonces estás en el lugar correcto. Sigue leyendo, porque aquí encontrarás todos los detalles.
El término ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, que significa “Planificación de Recursos Empresariales”.
Para definir qué es un sistema ERP, podemos empezar diciendo que es un conjunto de sistemas informáticos. Los sistemas empresariales ERP están diseñados para integrar y administrar las diferentes operaciones de las empresas, desde la producción hasta la distribución, inclusive las áreas de finanzas, recursos humanos (lo cual lo hace muy valioso para la gestión del capital humano). Por lo tanto son muy útiles para la gestión de proyectos empresariales.
Cuando antes las empresas tenían un sistema especializado para cada departamento, el sistema de ERP usa una sola base de datos en donde se administra la información de forma eficiente, en tiempo real. Ahora que ya sabes qué es un sistema ERP, conozcamos su función.
A la pregunta para qué sirve el sistema ERP, se le puede dar como respuesta que su objetivo es ayudar desde pequeñas empresas, hasta las grandes en sus tareas de gestión y toma de decisiones, automatizando todos sus procesos.
Como muchos inventos, el sistema ERP tiene un origen militar. A finales de la Segunda Guerra Mundial, el ejército de Estados Unidos empezaron a utilizar programas informáticos para gestionar tareas de producción y logística del esfuerzo bélico.
Más adelante, en 1960 aparecieron las primeras computadoras comerciales para empresas. En ese tiempo, lo habitual era que el software básico se entregara en la compra del hardware, aunque también se empezó a vender software a la medida adaptado a las necesidades de las empresas. Inició la adecuación para el público en general de los sistemas de planificación desarrollado por los militares. En esa época aparecieron las primeras aplicaciones básicas BOM (Bill of Materials) y el software IMC (Gestión y Control de Inventarios, en inglés).
En 1970 aparecieron los programas MRP (Material Requierement Planning). Aunque se enfocaban a la planificación y control de la producción, se consideran los antecesores más directos del ERP software.
Para 1980 los programas para planificar la producción evolucionaron y empezaron a incluir otros ámbitos, además del de materias primas. Se denominaron MRP-II (Manufacturing Resource Planning) e introdujeron aspectos financieros como los costos de adquisición de materias primas, mano de obra, logística, etc. Algunas empresas desarrolladoras de MRP se especializaron en el desarrollo de sistemas ERP. Otras evolucionaron al desarrollo de ERP gracias a la elaboración de programas financieros.
En la década de 1990 nace el ERP sistema como lo conocemos. El término de ERP (Enterprise Resource Planning) se le atribuye a la consultora Gartner. Como estos nuevos sistemas iban más allá de la fabricación y finanzas, no tenía sentido seguir llamándolos MRP. Más que sistemas de planificación, consistía en un software con la capacidad de respaldar decisiones tomadas en cualquier área de las empresas, no solo de fabricación, sino de cualquier tipo.
El ERP software, más que una herramienta es un sistema que centraliza las funciones para administrar desde pequeñas empresas, hasta grandes. unque requieren de una considerable inversión, ofrecen una serie de beneficios, entre ellos:
Las principales desventajas son:
El ERP incluye una variedad de módulos para dar soporte a las necesidades de los diferentes departamentos de las empresas. Cada módulo se conecta al sistema ERP compartiendo datos precisos entre los departamentos. Los principales módulos que incluye son:
Los sistemas ERP y CRM (Customer Relationship Management) son dos software empresariales que ayudan a aumentar la rentabilidad de las empresas, permiten ahorrar tiempo, disminuir errores, automatizar tareas y evitar duplicidades. Además, facilitan el acceso instantáneo a la información para la toma de decisiones. Sin embargo la diferencia entre un ERP y CRM radica en sus principales objetivos.
Lo más recomendable es que las empresas cuenten con ambos sistemas para llevar una mejor gestión de sus procesos y maximizar sus beneficios.
Cuando hablamos de estos sistemas de gestión, hay dos grandes clasificaciones: de acuerdo a su diseño y según su instalación.
Uno de los tipos de ERP es el sistema a la medida. Lo cual significa crear un ERP desde cero para una empresa en especial. Este tipo de sistema es costoso. Para su creación es necesario encontrar una empresa adecuada que pueda desarrollarlo.
Por otra parte, el software predefinido es una solución estándar o modular. Este tipo de programa es menos costoso y más rápido de implementar. Normalmente se compran o rentan en módulos o paquetes, de acuerdo a las necesidades de cada empresa; existen incluso soluciones prediseñadas para un tipo de empresa muy específico.
La segunda clasificación se refiere a la forma en la que estará instalado. Se instala de forma local (ERP on premise), en el entramado informático de la empresa para que pueda ser utilizado en uno o varios equipos dentro del negocio.
Por otro lado, el ERP en la nube se puede usar en cualquier lugar que tenga conexión a Internet, ya que está ubicado en un servidor en especial. Las soluciones ERP basadas en la nube permiten a los usuarios acceder al sistema de software en tiempo real en cualquier momento.
En el mundo empresarial hay una multitud de ERPs para apoyar el control de sistemas de negocios. Entre ellos, se destaca Microsip, un software mexicano de 35 años de trayectoria, que cumple con los requisitos del SAT. Con esta solución para empresas familiares, serás capaz de controlar tu contabilidad, compras, ventas, inventarios, cuentas por cobrar y pagar, así como la nómina de tu negocio. Si deseas conocer cuál es el mejor ERP para tu empresa, acércate a un experto en el tema para que te asesore.
Ya sea que tengas un pequeño negocio comercial de la esquina o hasta un grande consorcio necesitas un software ERP para controlar tus procesos empresariales. Sin embargo, te invitamos a conocer algunas señales que indican cuando lo debes de adoptar urgentemente:
Conforme tu empresa crece, también aumenta su complejidad. Si tu sistema administrativo empresarial actual no tiene la capacidad de soportar el crecimiento de tu negocio, normalmente tendrás problemas de control de costos, de distribución, actividades de producción y eficiencia, entre otros, por lo que necesitas un sistema más avanzado para operar tu empresa correctamente.
Para tomar buenas decisiones y aprovechar oportunidades de crecimiento, es importante contar con información confiable y en tiempo real. Con un programa ERP puedes tener la visión completa de tu negocio en cualquier momento.
Cuando utilizas varios sistemas para administrar tu empresa, además de que no puedes acceder a toda la información en tiempo real, tienes que re-trabajar para pasar la información de un sistema a otro, por lo que estás expuesto a un mayor margen de error en la captura de la información.
Trabajando con un software ERP puedes tener la información de tus diferentes procesos en un mismo lugar, lo que te ayudará a tener datos más precisos, en tiempo real y sobre todo, tu equipo de trabajo podrá dedicar su tiempo a tareas que generen más valor para tu empresa.
Las áreas de contabilidad y finanzas son clave en cualquier empresa. Si con tu sistema actual tienes que seguir utilizando todos tus comprobantes de pago en papel o tu sistema no te facilita la obtención de la información y necesitas volver a capturar los datos, es importante que analices el tiempo que se está dedicando a tareas que podrías automatizar con mejor tecnología.
Si notas que tu negocio tiene pérdidas de dinero y clientes, por falta de información actualizada, desperdicio de tiempo, faltante de dinero debido a errores operacionales, o porque no hay una buena comunicación entre el departamento de ventas y el de almacén, entonces es el momento de pensar en un ERP software.
Escoger un sistema es una tarea a la que se le debe de dedicar tiempo y cuidado. Para encontrar la solución ideal para tu empresa es importante analizar las opciones que hay en el mercado y cruzarlas con las necesidades presentes y futuras de tu negocio. A continuación te compartimos algunas características de un ERP ideal, que te ayudarán a seleccionarlo.
También es recomendable pedir referencias de clientes del software, escuchar sus testimonios.
Si tu empresa no tiene un departamento de sistemas que pueda analizar las alternativas, te recomendamos buscar un consultor profesional que estudie las necesidades de tu negocio y que una vez elegido el sistema, supervise su implantación.
Implementar un sistema ERP puede ayudar a mejorar en gran forma la productividad y administración de una empresa, y en general contribuyen al crecimiento del negocio. Sin embargo, tanto por su costo, como por su importancia estratégica, debe planearse bien desde un principio. Te invitamos a conocer los principales motivos por los cuáles puede fracasar su implementación:
Evita caer en alguna de estas situaciones. Acércate a un consultor experto en manejo de ERP que te guíe paso a paso para que la implementación en tu empresa sea un éxito.
Te invitamos a conocer, un software 100% mexicano para empresas familiares, con más de 35 años en el mercado, que cumple con las disposiciones fiscales del SAT. Con este ERP para PyMEs podrás controlar tu contabilidad, ventas, compras, inventarios, cuentas por cobrar y pagar y hasta timbrar la nómina de tu empresa.
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