ERP qué es

ERP, ¿qué es?

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Administrar varios departamentos y procesos es uno de los desafíos más grandes que enfrentan en el siglo XXI, desde pequeñas empresas, hasta grandes. No obstante, existen soluciones informáticas como las que ofrecen los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) que pueden facilitar la gestión empresarial aumentando la productividad. Si quieres conocer qué es un ERP y qué significa, ventajas, ejemplos y cómo saber si tu empresa lo necesita, entonces estás en el lugar correcto. Sigue leyendo, porque aquí encontrarás todos los detalles.

ERP significado

ERP siglas: El término ERP son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning, que significa “Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales”. Ahora que ya conoces el significado de ERP, te invitamos a conocer más a detalle qué es y para qué sirve.

ERP: ¿qué es y para qué sirve?

¿Qué es un sistema ERP?: ERP definición

Para definir qué es un ERP, podemos empezar diciendo que es un conjunto de aplicaciones o sistemas informáticos. Los sistemas empresariales ERP están diseñados para integrar y administrar las diferentes operaciones internas de las empresas, desde la producción hasta la distribución, inclusive las áreas de finanzas, recursos humanos (lo cual lo hace muy valioso para la gestión del capital humano). Por lo tanto son muy útiles para la gestión de proyectos empresariales.

Cuando antes las empresas tenían un sistema especializado para cada departamento, el sistema de ERP usa una sola base de datos en donde coordina el flujo de datos de forma eficiente, en tiempo real. Ahora que ya sabes qué es un sistema ERP, conozcamos su función.

ERP, ¿para qué sirve?

A la pregunta para qué sirve el ERP software, se le puede dar como respuesta que su objetivo es ayudar desde pequeñas empresas, hasta las grandes en sus tareas de gestión y toma de decisiones, automatizando todos sus procesos.

¿Cómo funciona un ERP?

También conocido como "suite de ERP", se compone de módulos integrados o aplicaciones empresariales que se comunican entre sí y comparten una base de datos centralizada.

Cada módulo se enfoca en un área específica de la empresa, pero todos trabajan en conjunto utilizando los mismos datos para satisfacer las necesidades y aspectos operativos de la organización. Finanzas, contabilidad, recursos humanos, ventas, compras, logística y cadena de suministro son áreas comunes de enfoque. Las empresas tienen la flexibilidad de elegir los módulos que mejor se adapten a sus necesidades y agregar o ampliarlos según sea necesario.

Además, también ofrecen soporte para requisitos específicos de la industria, ya sea a través de funcionalidades centrales del sistema o mediante extensiones de aplicaciones que se integran de manera fluida con la suite principal.

Ahora que ya sabes qué es el sistema de software ERP y para qué sirve y cómo funciona, te invitamos a conocer un poco sobre su historia.

ERP: ¿quién lo inventó?

Como muchos inventos tiene un origen militar. A finales de la Segunda Guerra Mundial, el ejército de Estados Unidos empezaron a utilizar programas informáticos para gestionar tareas de producción y logística del esfuerzo bélico.

Más adelante, en 1960 aparecieron las primeras computadoras comerciales para empresas. En ese tiempo, lo habitual era que el software básico se entregara en la compra del hardware, aunque también se empezó a vender software a la medida adaptado a las necesidades de las empresas. Inició la adecuación para el público en general de los sistemas de planificación desarrollado por los militares. En esa época aparecieron las primeras aplicaciones básicas BOM (Bill of Materials) y el software IMC (Gestión y Control de Inventarios, en inglés).

En 1970 aparecieron los programas MRP (Material Requierement Planning). Aunque se enfocaban a la planificación y control de la producción, se consideran los antecesores más directos del ERP software.

Para 1980 los programas para planificar la producción evolucionaron y empezaron a incluir otros ámbitos, además del de materias primas. Se denominaron MRP-II (Manufacturing Resource Planning) e introdujeron aspectos financieros como los costos de adquisición de materias primas, mano de obra, logística, etc. Algunas empresas desarrolladoras de MRP se especializaron en el desarrollo de sistemas ERP. Otras evolucionaron al desarrollo del software ERP gracias a la elaboración de programas financieros.

En la década de 1990 nace el ERP sistema como lo conocemos. El término de ERP (Enterprise Resource Planning) se le atribuye a la consultora Gartner. Como estos nuevos sistemas iban más allá de la fabricación y finanzas, no tenía sentido seguir llamándolos MRP. Más que sistemas de planificación, consistía en un software con la capacidad de respaldar decisiones tomadas en cualquier área de las empresas, no solo de fabricación, sino de cualquier tipo.

ERP: Ventajas y desventajas

Antes de adquirir este tipo de software, es importante que conozcas bien ventajas y desventajas de un ERP. A continuación te las explicamos.

Ventajas de un ERP

Más que una herramienta es un sistema que centraliza las funciones para administrar desde pequeñas empresas, hasta grandes. Aunque requieren de una considerable inversión, algunas de las ventajas del ERP software son:

  • La automatización de los procesos empresariales
  • Ahorro en tiempos
  • Reducir costos
  • Información integrada (única fuente) y en tiempo real de todos los procesos
  • Inteligencia empresarial - Estadísticas y reportes detallados que facilitan la toma de decisiones
  • Visibilidad total del negocio
ventajas de un erp

Desventajas del ERP

Las principales desventajas del ERP en una empresa son:

  • Costo inicial elevado: Aunque al corto, mediano y largo plazo, se vuelve una de las mejores decisiones que puede tomar una empresa, al principio, el costo puede parecer alto.
  • Capacitación para el personal: Para el manejo de ERP es necesario capacitar al personal que lo usará. Este proceso puede llevar tiempo y dinero. Una vez que los colaboradores lo sepan usar, podrán sacar el máximo provecho a esta herramienta.
  • Costo de actualizaciones: Dependiendo del proveedor, en determinado tiempo, puede tener actualizaciones, las cuales tienen un costo y requieren de capacitación para el personal que las utiliza.
  • Tiempo de implementación del software ERP: la preparación no suele ser rápida, requiere de tiempo y adaptación de la infraestructura.

ERP módulos

El programa ERP incluye una variedad de módulos para cubrir las necesidades de los diferentes departamentos de las empresas. Cada módulo se conecta al ERP software compartiendo datos precisos entre los departamentos. Los principales módulos de un ERP son:

  • Contabilidad y finanzas
  • Inventarios
  • Producción
  • Logística y cadena de suministro
  • Recursos Humanos
  • Informes y análisis
  • Ventas
  • Compras
  • E-commerce (comercio electrónico)
  • Gestión de transporte

¿Qué es un sistema ERP y CRM?

¿Qué es CRM y ERP? ¿Cuál es la diferencia entre CRM y ERP? Los sistemas ERP y CRM (Customer Relationship Management) son dos software empresariales que ayudan a aumentar la rentabilidad de las empresas, permiten ahorrar tiempo, disminuir errores, automatizar tareas y evitar duplicidades. Además, facilitan el acceso instantáneo a la información para la toma de decisiones. Sin embargo la diferencia entre un ERP y CRM radica en sus principales objetivos.

ERP

  • Es un gestor de gastos para optimizar todos los costos y administrar los proceso empresariales de forma global.
  • Apoya en los departamentos de contabilidad, finanzas, pedidos, logística, recursos humanos, inventarios, compras, entre otros.
     

CRM

  • Ayuda a generar más ventas y aumentar los ingresos.
  • Se encarga de administrar la relación con el cliente, mejorando y optimizando el proceso de ventas, pudiendo aplicar estrategias de fidelización y mercadotecnia.
     
Características general de ERP y CRM. ERP vs CRM

Lo más recomendable es que las empresas cuenten con ambos sistemas para llevar una mejor gestión de sus procesos y maximizar sus beneficios.

MRP y ERP: diferencia entre MRP y ERP

MRP (Material Requirements Planning) y ERP (Enterprise Resource Planning) son dos conceptos relacionados con la gestión de recursos en una empresa, pero tienen enfoques diferentes. Aquí está la diferencia entre MRP y ERP:

MRP

MRP significado: El MRP (Material Requirements Planning) es una herramienta esencial en la gestión de procesos de producción. A través del planificador de requerimientos, se pueden identificar con precisión las necesidades específicas de materiales para cada fase del proceso.

Este enfoque permite una planificación más efectiva, asegurando que los recursos necesarios estén disponibles en el momento adecuado y en la cantidad requerida. Al anticipar y gestionar los requerimientos de materiales de manera eficiente, las empresas pueden mejorar significativamente su capacidad para cumplir con los plazos de producción y satisfacer las demandas del mercado de manera oportuna.

El MRP se enfoca principalmente en el flujo de materiales dentro de la empresa y está más relacionado con la gestión de la cadena de suministro y la producción.

ERP

Por otro lado, el sistema de Enterprise Resource Planning (ERP) es un sistema integrado y completo que abarca múltiples áreas y procesos de una empresa. Es una solución de software que se utiliza para gestionar de manera integral los recursos de una organización, como finanzas, contabilidad, gestión de inventarios, compras, ventas, recursos humanos, producción, entre otros. Proporciona una plataforma centralizada donde se almacenan y comparten datos en tiempo real, lo que permite una mayor visibilidad y coordinación en todos los departamentos y funciones empresariales.

El sistema de ERP se centra en la gestión global de los recursos y procesos de la empresa, brindando una perspectiva más amplia y estratégica.

Tipos de ERP

Cuando hablamos de estos sistemas de gestión, hay dos grandes clasificaciones: de acuerdo a su diseño y según su instalación.

ERP de acuerdo a su diseño: ERP a la medida o predefinido

Uno de los tipos de ERP es el sistema a la medida. Lo cual significa crear un ERP desde cero para una empresa en especial. Este tipo de sistema es costoso. Para su creación es necesario encontrar una empresa adecuada que pueda desarrollarlo.

Por otra parte, el tipo de software predefinido es una solución estándar o modular. Este tipo de programa es menos costoso y más rápido de implementar. Normalmente se compran o rentan en módulos o paquetes, de acuerdo a las necesidades de cada empresa; existen incluso soluciones prediseñadas para un tipo de empresa muy específico.

ERP según su instalación: ERP en la nube o local

La segunda clasificación se refiere a la forma en la que estará instalado. Se instala de forma local (ERP on premise), en el entramado informático de la empresa para que pueda ser utilizado en uno o varios equipos dentro del negocio.

Por otro lado, el ERP en la nube se puede usar en cualquier lugar que tenga conexión a Internet, ya que está ubicado en un servidor en especial. La solución en la nube permite a los usuarios acceder al sistema de software en tiempo real en cualquier momento.

ERP: ejemplos

En el mundo empresarial hay una multitud de ERPs para apoyar el control de sistemas de negocios. Entre ellos, se destaca Microsip, uno que de los mejores ERP mexicanos de 35 años de trayectoria, que cumple con los requisitos del SAT. Con esta solución para empresas familiares, serás capaz de controlar tu contabilidad, compras, ventas, inventarios, cuentas por cobrar y pagar, así como la nómina de tu negocio. Si deseas conocer cuál es el mejor ERP para tu empresa, acércate a un experto en el tema para que te asesore.

¿Qué empresas necesitan un sistema ERP?

Ya sea que tengas un pequeño negocio comercial de la esquina o hasta un grande consorcio necesitas sistemas ERP para controlar tus procesos empresariales. Sin embargo, te invitamos a conocer algunas señales que indican cuando lo debes de adoptar urgentemente:

1. Tu negocio tiene un alto grado de complejidad

Conforme tu empresa crece, también aumenta su complejidad. Si tu sistema administrativo empresarial actual no tiene la capacidad de soportar el crecimiento de tu negocio, normalmente tendrás problemas de control de costos, de distribución, actividades de producción y eficiencia, entre otros, por lo que necesitas un sistema más avanzado para operar tu empresa correctamente.

2. Careces de información

Ya sea que tengas un pequeño negocio comercial de la esquina o hasta un grande consorcio necesitas sistemas ERP para controlar tus procesos empresariales. Sin embargo, te invitamos a conocer algunas señales que indican cuando lo debes de adoptar urgentemente:

1. Tu negocio tiene un alto grado de complejidad

Conforme tu empresa crece, también aumenta su complejidad. Si tu sistema administrativo empresarial actual no tiene la capacidad de soportar el crecimiento de tu negocio, normalmente tendrás problemas de control de costos, de distribución, actividades de producción y eficiencia, entre otros, por lo que necesitas un sistema más avanzado para operar tu empresa correctamente.

2. Careces de información confiable para la toma de decisiones

Para tomar buenas decisiones y aprovechar oportunidades de crecimiento, es importante contar con información confiable y en tiempo real. El programa ERP permite tener la visión completa de tu negocio en cualquier momento.

3. Utilizar múltiples sistemas

Cuando utilizas varios sistemas para administrar tu empresa, además de que no puedes acceder a toda la información en tiempo real, tienes que re-trabajar para pasar la información de un sistema a otro, por lo que estás expuesto a un mayor margen de error en la captura de la información.

Trabajando con un único sistema, como un software ERP puedes tener la información de tus diferentes procesos de negocio en un mismo lugar, lo que te ayudará a tener datos más precisos, en tiempo real y sobre todo, tu equipo de trabajo podrá dedicar su tiempo a tareas que generen más valor para tu empresa.

4. La administración contable y financiera de tu empresa es ineficiente

Las áreas de contabilidad y finanzas son clave en cualquier empresa. Si con tu sistema actual tienes que seguir utilizando todos tus comprobantes de pago en papel o tu sistema no te facilita la obtención de la información y necesitas volver a capturar los datos, es importante que analices el tiempo que se está dedicando a tareas que podrías automatizar con mejor tecnología.

5. Disminución considerable de ingresos y clientes

Si notas que tu negocio tiene pérdidas de dinero y clientes, por falta de información actualizada, desperdicio de tiempo, faltante de dinero debido a errores operacionales, o porque no hay una buena comunicación entre el departamento de ventas y el de almacén, entonces es el momento de pensar en un ERP software.

¿Cómo elegir un ERP apropiado para tu empresa?

Escoger un sistema es una tarea a la que se le debe de dedicar tiempo y cuidado. Para encontrar la solución ideal para tu empresa es importante analizar las opciones que hay en el mercado y cruzarlas con las necesidades presentes y futuras de tu negocio. A continuación te compartimos algunas características de un ERP ideal, que te ayudarán a seleccionarlo.

ERP: Características que considerar para su selección

  1. Capacidad para crecer. Busca un sistema que crezca con tu empresa, que no limite su crecimiento.
  2. Sistemas integrados entre departamentos. El programa que elijas tiene que unificar la gestión de tu negocio. Debe ser un sistema que con sus módulos abarque los diferentes departamentos de tu empresa.
  3. Importación y exportación de datos. Es crítico el poder extraer información, por ejemplo en formatos de Excel, XML, etc.
  4. Cumplimiento fiscal. Asegúrate de que el software de gestión que elijas cumpla con los requerimientos del SAT.
  5. Apoyo para la toma de decisiones. Busca un sistema con la capacidad de crear reportes que ayuden a la toma de decisiones de tu empresa.

También es recomendable pedir referencias de clientes del software, escuchar sus testimonios.

Si tu empresa no tiene un departamento de sistemas que pueda analizar las alternativas, te recomendamos buscar un consultor profesional que estudie las necesidades de tu negocio y que una vez elegido y adquirido el software y hardware necesario, supervise su proceso de implantación.

¿Por qué a veces fracasa la implementación de ERP?

Implementar puede ayudar a mejorar en gran forma la productividad y administración de una empresa, y en general contribuyen al crecimiento del negocio. Sin embargo, tanto por su costo, como por su importancia estratégica, debe planearse bien desde un principio. Te invitamos a conocer los principales motivos por los cuáles puede fracasar su implementación:

  1. Objetivos del proyecto mal definidos
  2. Plazos acordados poco realistas
  3. Falta de coordinación entre las partes involucradas en el proyecto
  4. Comunicación irregular o contradictoria en la empresa
  5. Presupuesto insuficiente
  6. Planificación imprecisa e incorrecta
  7. Subestimar la complejidad del proyecto
  8. Falta de una instancia del control del proyecto

Evita caer en alguna de estas situaciones. Acércate a un consultor experto en manejo de ERP que te guíe paso a paso para que la implementación en tu empresa sea un éxito.

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