Un sistema administrativo empresarial es un conjunto de procesos, políticas y herramientas utilizadas por una organización para coordinar y dirigir sus actividades empresariales con el objetivo de alcanzar metas y objetivos establecidos.
Un sistema administrativo empresarial centraliza y automatiza las operaciones clave de una empresa. Entre sus funciones principales se encuentran:
Su objetivo es facilitar la toma de decisiones, reducir errores operativos y mejorar la productividad general del negocio.
Además, en la era digital, puede incorporar tecnologías como software de gestión empresarial y plataformas de colaboración en línea para facilitar la administración y mejorar la toma de decisiones.
Los sistemas administrativos empresariales son altamente versátiles y pueden gestionar procesos como:
La capacidad de adaptarse a distintos giros de negocio lo convierte en una herramienta esencial para empresas de todos los tamaños.
Un sistema administrativo empresarial actúa como una plataforma unificada donde todas las áreas —como ventas, finanzas, almacén, compras y recursos humanos— comparten la misma información en tiempo real. Esto evita silos de información, mejora la comunicación interna y permite que los procesos fluyan de forma más coordinada.
Por ejemplo: cuando se genera una venta, el inventario se actualiza automáticamente, se registra la operación contable y se emite la factura electrónica, sin necesidad de pasos manuales entre departamentos.
La automatización permite eliminar tareas repetitivas, reducir errores humanos y liberar tiempo para enfocarse en actividades estratégicas. Además:
En un entorno empresarial competitivo, automatizar no es un lujo, es una necesidad para mantenerse vigente y crecer de forma sostenible.
Microsip, firma mexicana desarrolladora de un ERP, dedicada a hacer más eficientes a las empresas, entiende que los negocios no cambian de sistemas administrativos empresariales debido a que desconocen el proceso y creen poner en riesgo la operación de la empresa. La resistencia al cambio puede deberse a la falta de conocimiento sobre los tipos de sistemas administrativos disponibles y cómo un nuevo sistema de administración puede satisfacer mejor las necesidades específicas de la empresa.
Si quieres saber si tu empresa necesita cambiar de sistema administrativo empresarial, te invitamos a leer el artículo “Software ERP: 5 razones por las que debes cambiarlo”.
Antes de migrar a un nuevo sistema administrativo, considera lo siguiente:
Una buena elección no solo mejora la operación diaria, sino que te prepara para enfrentar nuevos retos empresariales con herramientas sólidas.
Israel Coto, Gerente de la División de Usuarios, nos comparte la metodología para la adopción de un nuevo sistema administrativo empresarial, con la finalidad de que las compañías puedan constatar que es un procedimiento controlado y que beneficiará la operación administrativa de la empresa, a través de una serie de pasos que a continuación se describen:
El análisis de procesos es la parte medular ya que se trata de conocer a fondo las necesidades de la empresa y sus objetivos, así como sus alcances y limitantes.
En este paso se realiza una conciliación de lo que el sistema administrativo de una empresa ofrece con las expectativas de los clientes, buscando adaptar y definir las funciones del sistema a través de un examen exhaustivo de los diagramas de flujos de la operación, los ciclos de información, requerimientos en equipo e infraestructura, hasta llegar a los principales indicadores que el cliente necesita.
En este paso, se instala y se configura el sistema de administración bajo los acuerdos del paso anterior y se elaboran los diseños de formatos y reportes por área, desde los sencillos hasta los medianamente complejos. Los reportes, facturas electrónicas, notas de crédito y otros documentos se definen y se establece su uso, cumpliendo con los requisitos fiscales y administrativos.
En esta etapa se realizan pruebas acerca del funcionamiento del sistema administrativo empresarial y se determina si los nuevos procesos son coherentes. En base a ello, se realizan cambios previos a la puesta en marcha. Posteriormente, se inicia la capacitación a los empleados acerca del nuevo sistema.
Es fundamental que los usuarios finales participen, ya que pueden sugerir cambios para mejorar los procedimientos y detectar malas prácticas. También es crucial que el dueño de la empresa se involucre para asegurar que los requisitos se cumplen al 100% y, si es necesario, retomar la metodología inicial.
Después de implementar los puntos de mejora y capacitar al personal, se establece una fecha de arranque. Las cuentas de los clientes y proveedores, los costos, y las existencias de los inventarios serán trasladados al nuevo sistema. Esta etapa también implica la transferencia de la base de datos actual al nuevo sistema para asegurar que todas las operaciones previas estén correctamente registradas.
La puesta en marcha representa el momento de la verdad. Es cuando se apaga el sistema anterior y los integrantes de la empresa empiezan a trabajar con el nuevo. En este instante es cuando existen mayores posibilidades de detectar errores y se puede valorar realmente la calidad del trabajo del consultor.
Por otro lado, la garantía es el respaldo del trabajo realizado incluyendo saldos, análisis y alcances que se determinaron. Según el proveedor que se haya elegido, se debe tener dicha garantía de acuerdo a los tiempos establecidos y los alcances, que se definieron en la metodología de operación.
Además de la garantía, es esencial contar con soporte técnico continuo, así como cursos de actualización y capacitación. Este paso incluye revisiones periódicas, sugerencias de mejoras, e incluso la adquisición de soluciones complementarias que puedan surgir durante la operación del software para empresas.
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