Un sistema administrativo empresarial es un conjunto de procesos, políticas y herramientas utilizadas por una organización para coordinar y dirigir sus actividades empresariales con el objetivo de alcanzar metas y objetivos establecidos.
Integra diversas áreas funcionales como recursos humanos, contabilidad y operaciones, con el fin de optimizar el rendimiento y la eficiencia de la empresa, garantizando el cumplimiento de normativas legales y estándares de calidad. Además, en la era digital, puede incorporar tecnologías como software de gestión empresarial y plataformas de colaboración en línea para facilitar la administración y mejorar la toma de decisiones.
Microsip, firma mexicana desarrolladora de un ERP, dedicada a hacer más eficientes a las empresas, entiende que los negocios no cambian de sistema administrativo empresarial debido a que desconocen el proceso, y creen poner en riesgo la operación de la empresa.
Si quieres saber si tu empresa necesita cambiar de sistema administrativo empresarial, te invitamos a leer el artículo “Software ERP: 5 razones por las que debes cambiarlo”.
Israel Coto, Gerente de la División de Usuarios, nos comparte la metodología para la adopción de un nuevo sistema administrativo empresarial, con la finalidad de que las compañías puedan constatar que es un procedimiento controlado y que beneficiará la operación administrativa de la empresa, a través de una serie de pasos que a continuación se describen:
El análisis de procesos es la parte medular ya que se trata de conocer a fondo las necesidades de la empresa y sus objetivos, asimismo sus alcances y limitantes. “En este paso se realiza una conciliación de lo que el sistema ofrece con las expectativas de los clientes, buscando tropicalizar y definir las funciones del sistema administrativo empresarial a través de un examen exhaustivo de los diagramas de flujos de la operación, los ciclos de información, requerimientos en equipo e infraestructura, hasta llegar a los principales indicadores que el cliente necesita”.
En este paso, se instala, se configura el sistema administrativo empresarial bajo los acuerdos del paso anterior y se elaboran los diseños de formatos y reportes por área desde los sencillos hasta los medianamente complejos. Por otro lado, los reportes, facturas y notas de crédito y otros documentos se definen y se establece sus usos.
En esta etapa se realizan pruebas acerca del funcionamiento del sistema administrativo empresarial y determinación de si los procesos nuevos son coherentes. En base a ello, se realizan cambios previos a la puesta en marcha. Posteriormente, se inicia la capacitación a los empleados acerca del nuevo sistema.
En algunas ocasiones, los trabajadores, como usuarios finales, son capaces de sugerir cambios para procedimientos más exitosos así como detectar malas prácticas. Este paso resulta también fundamental que el dueño de la empresa se involucre para cubrir los requisitos al 100% y si es necesario, retomar la metodología inicial.
Llegado a este momento, después de la realización de los puntos de mejora y capacitación del personal, se establece fecha de arranque. Las cuentas de los clientes y proveedores, así como los costos y existencias de los inventarios serán trasladados al nuevo sistema.
La puesta en marcha representa el momento de la verdad. Es cuando se apaga el sistema anterior y los integrantes de la empresa empiezan a trabajar con el nuevo. En este instante es cuando existen mayores posibilidades de detectar errores y se puede valorar realmente la calidad del trabajo del consultor.
Por otro lado, la garantía es el respaldo del trabajo realizado incluyendo saldos, análisis y alcances que se determinaron. Según el proveedor que se haya elegido, se debe tener dicha garantía de acuerdo a los tiempos establecidos y los alcances, que se definieron en la metodología de operación.
Además de la garantía, es importante que siempre se pueda contar con soporte técnico, cursos de actualización constante o capacitación. “En este último paso también se engloban revisiones periódicas, sugerencia de mejoras e incluso la adquisición de soluciones complementarias”, concluyó Coto.
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