¿Sabías que el 20% de la fuga de capital de las empresas se debe a la falta de control de viáticos? Los gastos de viaje que se generan por viajes de negocios suelen ser complicados de controlar. Por lo tanto, es crucial que en tu empresa se establezca un proceso claro para otorgar y reportar estos recursos, asegurando que los viáticos sean correctamente gestionados y deducibles dentro del marco legal.
Viáticos definición: Un viático es un subsidio o pago que se otorga a una persona, generalmente a un empleado o profesional que viaja por motivos laborales o de trabajo. Este pago tiene como objetivo cubrir los gastos necesarios durante el viaje, como alojamiento, alimentación, transporte y otros gastos incidentales.
Los viáticos son una forma de compensar los costos adicionales incurridos durante el tiempo que la persona pasa fuera de su lugar de trabajo habitual. Los montos y las políticas de viáticos pueden variar según la empresa y la naturaleza del viaje, y generalmente se basan en estimaciones razonables de los gastos típicos asociados con el desplazamiento.
Los viáticos se utilizan para garantizar que los empleados puedan realizar viajes de manera cómoda y eficiente, sin tener que preocuparse por los gastos básicos mientras cumplen con sus responsabilidades laborales fuera de su ubicación habitual.
A continuación, te compartimos algunas recomendaciones para mejorar el control de viáticos y gastos de viaje en tu empresa:
Una buena práctica es diseñar políticas y reglas claras que restrinjan el límite, uso y comprobación de viáticos otorgados. Define un límite de gastos por concepto, en función de la zona, lugar y tipo de evento al que asistirá tu colaborador, y un límite máximo para los gastos que no generan comprobante, como las propinas.
Cerciórate de incluir en tus reglas el tipo de comprobantes válidos para justificar los gastos, la fecha límite de comprobación de viáticos, y la forma en que se entregará la relación de cada uno de ellos. Recuerda que, según el artículo 28 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, solo ciertos viáticos son deducibles.
Diseña un formato o registro único para que tus colaboradores soliciten los recursos para realizar su viaje de negocios. Este formato debe incluir datos como el cálculo del presupuesto a otorgar, el número de personas que realizará el viaje, el motivo, lugar (local, nacional o internacional) y duración. Esta solicitud deberá de entregarse con un tiempo de anticipación a la fecha de salida o en la que sea requerido el recurso.
Asigna a una persona en tu empresa para que se encargue de controlar los recursos para viáticos y pasajes. Esta persona deberá asegurarse de que la solicitud esté debidamente llenada, autorizarla si cumple con todos los requisitos, que los recursos se entreguen en la cantidad y fecha correcta, y finalmente revisar los comprobantes y conciliar contra lo asignado. Este proceso también debe incluir la verificación de boletos de avión y otros gastos de transportación.
Nunca reembolses a tus colaboradores gastos que no fueron autorizados o que no están permitidos en las políticas de tu empresa. Si lo haces una vez, la excepción puede convertirse en regla. Mantén un control estricto para asegurar que solo los gastos deducibles se cubran y que se respeten las políticas establecidas, como las referentes a seminarios o convenciones.
Pon en práctica estos consejos y asegúrate de que todos en tu empresa comprendan el concepto de viáticos y cómo se calculan los viáticos. Esto no solo te ayudará a mantener un mejor control, sino también a optimizar los recursos y garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y de seguridad social relacionadas con los viáticos y gastos de viaje.
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