¿Sabías que el 20% de la fuga de capital de las empresas se debe a la falta de control de viáticos?
Los gastos que se generan por viajes de negocios normalmente suelen ser complicados de controlar, por lo tanto es muy importante que en tu empresa establezcan un proceso claro para otorgar y reportar estos recursos.
Viáticos definición: Un viático es un subsidio o pago que se otorga a una persona, generalmente a un empleado o profesional que viaja por motivos laborales o de trabajo. Este pago tiene como objetivo cubrir los gastos necesarios durante el viaje, como alojamiento, alimentación, transporte y otros gastos incidentales. Los viáticos son una forma de compensar los costos adicionales incurridos durante el tiempo que la persona pasa fuera de su lugar de trabajo habitual. Los montos y las políticas de viáticos pueden variar según la empresa y la naturaleza del viaje, y generalmente se basan en estimaciones razonables de los gastos típicos asociados con el desplazamiento. Los viáticos se utilizan para garantizar que los empleados puedan realizar viajes de manera cómoda y eficiente, sin tener que preocuparse por los gastos básicos mientras cumplen con sus responsabilidades laborales fuera de su ubicación habitual.
A continuación, te compartimos algunas recomendaciones para mejorar el control de viáticos de tu empresa:
Una buena práctica es diseñar una serie de políticas y reglas que restrinjan el límite, uso y comprobación de viáticos otorgados. Dentro de tus políticas define un límite de gastos por concepto, en función de la zona, lugar y tipo de evento al que asistirá tu colaborador y un límite máximo para los gastos que no generan comprobante, como las propinas. Cerciórate de incluir en tus reglas el tipo de comprobantes válidos para justificar los gastos, la fecha límite de comprobación de viáticos y la forma en que se entregará la relación de cada uno de ellos.
Diseña un formato o registro único para que tus colaboradores soliciten los recursos para realizar su viaje de negocios. Este formato debe incluir datos como el cálculo del presupuesto a otorgar, el número de personas que realizará el viaje, el motivo, lugar (local, nacional o internacional) y duración. Esta solicitud deberá de entregarse con un tiempo de anticipación a la fecha de salida o en la que sea requerido el recurso.
Asigna a una persona en tu empresa para que se encargue de controlar los recursos para viáticos y pasajes. Esta persona deberá de asegurarse que la solicitud esté debidamente llenada, autorizarla en caso de cumplir con todos los requisitos, que los recursos se entreguen en la cantidad y fecha correcta y finalmente revisar los comprobantes y conciliar contra lo asignado.
Nunca reembolses a tus colaboradores gastos que no fueron autorizados o no están permitidos en las políticas de tu empresa. Si lo haces una vez, la excepción se puede convertir en regla.
Pon en práctica estos consejos y sé muy claro con tus colaboradores sobre la forma en que se controlarán los gastos por viáticos laborales.
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