El inventario físico, también conocido como conteo físico de existencias, es un proceso crucial para las empresas que implica un recuento detallado y exhaustivo de todos los productos o mercancías almacenadas en un momento específico. Su objetivo principal es verificar y registrar la cantidad real de existencias disponibles en el almacén o lugar de resguardo. Este proceso abarca desde productos terminados hasta materias primas, brindando una visión precisa del inventario de la empresa.
A lo largo de este artículo, exploraremos las ventajas clave de llevar a cabo un inventario físico y proporcionaremos consejos para realizarlo de manera eficiente. Mantener un inventario actualizado y preciso es fundamental para garantizar una gestión efectiva de los recursos y cumplir con requisitos fiscales y legales.
El inventario puede clasificarse en diferentes tipos según su naturaleza y función en el proceso de producción y cadena de suministro:
Cada tipo de inventario tiene su propio procedimiento y hoja de inventario que ayuda a mantener el control y la precisión en los registros.
Un inventario físico, también conocido como conteo físico de existencias, es un proceso en el que una empresa realiza un recuento detallado y exhaustivo de todos sus productos o mercancías almacenadas en un determinado momento. Este proceso también se conoce como inventario de almacén e inventario intermitente.
El objetivo principal de un inventario físico es verificar y registrar la cantidad real de existencias disponibles en el almacén o en el lugar donde se resguarden los productos.
Este recuento se lleva a cabo mediante la revisión física y conteo manual de cada artículo presente en el inventario, lo que incluye productos terminados, materias primas, productos en proceso y cualquier otro artículo que forme parte del stock de la empresa. El proceso del inventario físico puede ser realizado de forma periódica, por ejemplo, al final de un período contable, o puede llevarse a cabo en momentos específicos, como antes de una temporada de alta demanda o para detectar posibles pérdidas o faltantes.
Hacer el inventario físico es una actividad que puede durar varias horas y para algunos comercios a veces significa tener que cerrar la tienda temporalmente. Sin embargo es importante llevarla a cabo, ya que permite corroborar la presencia real de la mercancía de tu empresa, verificar su estado y condiciones de seguridad.
El inventario físico tiene varias ventajas importantes para las empresas, especialmente en términos fiscales y de gestión. Aquí te presentamos algunas de las ventajas más destacadas:
Realizar un inventario físico de manera regular es una práctica esencial para mantener la precisión en los registros contables, cumplir con requisitos fiscales y legales, y optimizar la gestión de inventario en una empresa.
Para facilitarte la tarea, te queremos compartir algunos consejos que te ayudarán a que el conteo se lleve de forma rápida y sea menos laborioso:
No asignes esta tarea a cualquier empleado. Quien lleve a cabo el recuento de existencias debe ser un colaborador experimentado que esté familiarizado con la ubicación de los diferentes artículos. Considera también la gestión de almacenes y el uso de sistemas de gestión adecuados.
Establece con anticipación la fecha en que se llevará a cabo el conteo físico y asegúrate de que los colaboradores que participarán estén enterados y disponibles. La cuestión de cuándo y con qué frecuencia llevar a cabo un inventario físico realmente depende de cada empresa. Hay quienes lo hacen de forma anual o semestral, mientras que otros lo hacen con más frecuencia.
Lo ideal es realizar el conteo en una época del año en la cual la demanda sea baja, para así evitar detener la operación de la tienda, o programarlo en un horario después de horas de oficina. Si esto no es posible, tendrás que cerrar la tienda ya sea por varias horas o hasta días. Si eliges esta última opción, pon un letrero informando a tus clientes la razón y el horario en el que la tienda permanecerá cerrada.
Antes de empezar a contar, cerciórate de que todos los productos se encuentren dentro del almacén o en el área que les corresponde. Asegúrate de que no haya productos dispersos, que todos los artículos del mismo tipo estén juntos. Revisa que las cajas no estén vacías y que, efectivamente, cada empaque contiene lo que dice.
Si los productos no son visibles porque se encuentran dentro de alguna caja, marca las cajas. Recuerda que si todos tus artículos se encuentran debidamente codificados, la tarea será menos laboriosa. Utiliza códigos de barras para facilitar el conteo.
Elabora un mapa de tu tienda o del almacén que muestre en dónde se encuentran ubicados los artículos. De esta forma se facilitará visualmente el poder determinar el proceso de conteo (por dónde empezar, cómo moverse por el almacén) y marcar las secciones que ya hayan sido contadas.
Para evitar confusiones, antes de empezar el conteo, decide qué tratamiento le darás a la mercancía que esté en tránsito, órdenes pendientes de proveedores o productos devueltos o defectuosos.
Evita errores definiendo claramente la unidad de medida de cada artículo y asegúrate de que tu personal la conozca.
Si utilizas un software de control de inventarios, combinado con un lector para toma de inventarios, puedes evitar re trabajar, ya que el conteo se reflejará directamente en el sistema. Un buen software de gestión puede hacer la diferencia en la eficiencia del proceso de inventario.
Pon en práctica estos consejos y verás cómo tu conteo de inventario físico será más eficiente.
Realizar un inventario en una tienda implica varios pasos detallados:
La gestión eficiente del inventario también implica considerar los costos de almacenamiento y la inversión en un buen software de gestión. Un software de gestión ayuda a mantener registros precisos, facilita el proceso de inventario y puede integrarse con sistemas de código de barras para mejorar la eficiencia.
Un inventario físico bien gestionado no solo asegura la precisión en los registros contables, sino que también optimiza la gestión de recursos, satisface la demanda de los clientes, y facilita el cumplimiento de los requisitos fiscales y legales. Pon en práctica estos consejos y aprovecha las ventajas de un inventario físico eficiente y bien documentado.
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