Hacer el inventario físico es una actividad que puede durar varias horas y para algunos comercios a veces significa tener que cerrar la tienda temporalmente. Sin embargo es importante llevarla a cabo, ya que permite corroborar la presencia real de la mercancía de tu empresa, verificar su estado y condiciones de seguridad.
Para facilitarte la tarea, te queremos compartir algunos consejos que te ayudarán a que el conteo se lleve de forma rápida y sea menos laborioso:
No asignes esta tarea a cualquier empleado. Quien lleve a cabo el recuento de existencias debe ser un colaborador experimentado que esté familiarizado con la ubicación de los diferentes artículos.
Establece con anticipación la fecha en que se llevará a cabo el conteo físico y asegúrate de que los colaboradores que participarán estén enterados y disponibles. La cuestión de cuándo y con que frecuencia llevar a cabo un inventario físico realmente depende de cada empresa. Hay quienes lo hacen de forma anual o semestral, mientras que otros lo hacen con más frecuencia. Lo ideal es realizar el conteo en una época del año en la cual la demanda sea baja, para así evitar detener la operación de la tienda, o programarlo en un horario después de horas de oficina. Si esto no es posible, tendrás que cerrar la tienda ya sea por varias horas o hasta días. Si elijes esta última opción, pon un letrero informando a tus clientes la razón y el horario en el que la tienda permanecerá cerrada.
Antes de empezar a contar, cerciórate de que todos los productos se encuentren dentro del almacén o en el área que les corresponde. Asegúrate de que no haya productos dispersos, que todos los artículos del mismo tipo estén juntos. Revisa que las cajas no estén vacías y que, efectivamente, cada empaque contiene lo que dice. Si los productos no son visibles porque se encuentran dentro de alguna caja, marca las cajas. Recuerda que si todos tus artículos se encuentran debidamente codificados, la tarea será menos laboriosa.
Elabora un mapa de tu tienda o del almacén que muestre en dónde se encuentran ubicados los artículos. De esta forma se facilitará visualmente el poder determinar el proceso de conteo (por dónde empezar, cómo moverse por el almacén) y marcar las secciones que ya hayan sido contadas.
Para evitar confusiones, antes de empezar el conteo, decide qué tratamiento le darás a la mercancía que esté en tránsito, órdenes pendientes de proveedores o productos devueltos o defectuosos.
Evita errores definiendo claramente la unidad de medida de cada artículo y asegúrate de que tu personal la conozca.
Si utilizas un software de control de inventarios, combinado con un lector para toma de inventarios, puedes evitar re trabajar, ya que el conteo se reflejará directamente en el sistema.
Pon en práctica estos consejos y verás cómo tu conteo de inventario físico será más eficiente.
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