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Inventario físico: Tips para prepararlo

Control de Inventarios
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Tabla de contenido

El inventario físico, también conocido como conteo físico de existencias, es un proceso crucial para las empresas que implica un recuento detallado y exhaustivo de todos los productos o mercancías almacenadas en un momento específico. Su objetivo principal es verificar y registrar la cantidad real de existencias disponibles en el almacén o lugar de resguardo. Este proceso abarca desde productos terminados hasta materias primas, brindando una visión precisa del inventario de la empresa.

A lo largo de este artículo, exploraremos las ventajas clave de llevar a cabo un inventario físico y proporcionaremos consejos para realizarlo de manera eficiente. Mantener un inventario actualizado y preciso es fundamental para garantizar una gestión efectiva de los recursos y cumplir con requisitos fiscales y legales.

Características del inventario y tipos de inventarios

El inventario puede clasificarse en diferentes tipos según su naturaleza y función en el proceso de producción y cadena de suministro:

  • Inventarios perpetuos: Registros continuos de las existencias disponibles, actualizados en tiempo real.
  • Inventarios de productos terminados: Productos listos para la venta.
  • Inventarios de materias primas: Materiales necesarios para el proceso de fabricación.
  • Inventarios intermitentes: Recuentos físicos realizados en intervalos específicos.

Cada tipo de inventario tiene su propio procedimiento y hoja de inventario que ayuda a mantener el control y la precisión en los registros.

¿Qué es un inventario físico?

Un inventario físico, también conocido como conteo físico de existencias, es un proceso en el que una empresa realiza un recuento detallado y exhaustivo de todos sus productos o mercancías almacenadas en un determinado momento. Este proceso también se conoce como inventario de almacén e inventario intermitente.

Objetivo de un inventario físico

El objetivo principal de un inventario físico es verificar y registrar la cantidad real de existencias disponibles en el almacén o en el lugar donde se resguarden los productos.

Este recuento se lleva a cabo mediante la revisión física y conteo manual de cada artículo presente en el inventario, lo que incluye productos terminados, materias primas, productos en proceso y cualquier otro artículo que forme parte del stock de la empresa. El proceso del inventario físico puede ser realizado de forma periódica, por ejemplo, al final de un período contable, o puede llevarse a cabo en momentos específicos, como antes de una temporada de alta demanda o para detectar posibles pérdidas o faltantes.

Hacer el inventario físico es una actividad que puede durar varias horas y para algunos comercios a veces significa tener que cerrar la tienda temporalmente. Sin embargo es importante llevarla a cabo, ya que permite corroborar la presencia real de la mercancía de tu empresa, verificar su estado y condiciones de seguridad.

Ventajas de un inventario físico

El inventario físico tiene varias ventajas importantes para las empresas, especialmente en términos fiscales y de gestión. Aquí te presentamos algunas de las ventajas más destacadas:

  • Precisión en los registros contables: Permite verificar que los registros contables correspondan con la cantidad real de productos en existencia. Esto ayuda a evitar errores y discrepancias en los estados financieros.
  • Detección de pérdidas y faltantes: Con la toma de inventarios físicos, es posible identificar cualquier desviación entre las existencias reales y los registros contables. Esto puede ser crucial para detectar posibles robos, pérdidas o errores en la gestión de inventario.
  • Cumplimiento fiscal y legal: Muchos países requieren que las empresas presenten informes precisos sobre sus existencias para fines fiscales. Un inventario físico bien documentado asegura que la empresa cumpla con los requisitos legales y fiscales, como el inventario fiscal.
  • Optimización de la gestión de inventario: El levantamiento de inventario físico proporciona información valiosa sobre la rotación de inventario, lo que permite a la empresa tomar decisiones más informadas sobre compras, ventas y almacenamiento.
  • Planificación de compras y ventas: Con datos precisos sobre las existencias actuales, la empresa puede planificar de manera más efectiva las compras y las estrategias de ventas. Esto ayuda a evitar excedentes o insuficiencias de inventario.
  • Reducción de costos por obsolescencia: Al mantener un registro actualizado de las existencias, la empresa puede identificar productos que están cerca de vencerse o que están perdiendo valor, lo que permite tomar medidas para reducir pérdidas por obsolescencia.
  • Mejora en el servicio al cliente: Al conocer con precisión las existencias disponibles, la empresa puede brindar información más precisa a los clientes sobre la disponibilidad de productos, evitando promesas incumplidas y mejorando la satisfacción del cliente.
  • Facilita la auditoría interna y externa: Un inventario físico bien documentado proporciona una base sólida para las auditorías, tanto internas como externas. Facilita la verificación de los activos de la empresa y la identificación de cualquier discrepancia.
  • Control de calidad: Al realizar la toma física de inventarios, es posible identificar productos dañados o en mal estado. Esto permite tomar medidas para rectificar la situación y mantener la calidad de los productos ofrecidos.
  • Genera confianza en los socios y stakeholders: Un inventario bien gestionado y documentado inspira confianza en inversores, socios comerciales y otras partes interesadas, ya que demuestra un nivel de profesionalismo y diligencia en la gestión de los activos de la empresa.

Realizar un inventario físico de manera regular es una práctica esencial para mantener la precisión en los registros contables, cumplir con requisitos fiscales y legales, y optimizar la gestión de inventario en una empresa.

Preparación de inventario físico

Para facilitarte la tarea, te queremos compartir algunos consejos que te ayudarán a que el conteo se lleve de forma rápida y sea menos laborioso:

1. Elige bien a tus “contadores”

No asignes esta tarea a cualquier empleado. Quien lleve a cabo el recuento de existencias debe ser un colaborador experimentado que esté familiarizado con la ubicación de los diferentes artículos. Considera también la gestión de almacenes y el uso de sistemas de gestión adecuados.

2. Programa con tiempo el conteo

Establece con anticipación la fecha en que se llevará a cabo el conteo físico y asegúrate de que los colaboradores que participarán estén enterados y disponibles. La cuestión de cuándo y con qué frecuencia llevar a cabo un inventario físico realmente depende de cada empresa. Hay quienes lo hacen de forma anual o semestral, mientras que otros lo hacen con más frecuencia.

Lo ideal es realizar el conteo en una época del año en la cual la demanda sea baja, para así evitar detener la operación de la tienda, o programarlo en un horario después de horas de oficina. Si esto no es posible, tendrás que cerrar la tienda ya sea por varias horas o hasta días. Si eliges esta última opción, pon un letrero informando a tus clientes la razón y el horario en el que la tienda permanecerá cerrada.

3. Ordena y etiqueta tu mercancía

Antes de empezar a contar, cerciórate de que todos los productos se encuentren dentro del almacén o en el área que les corresponde. Asegúrate de que no haya productos dispersos, que todos los artículos del mismo tipo estén juntos. Revisa que las cajas no estén vacías y que, efectivamente, cada empaque contiene lo que dice.

Si los productos no son visibles porque se encuentran dentro de alguna caja, marca las cajas. Recuerda que si todos tus artículos se encuentran debidamente codificados, la tarea será menos laboriosa. Utiliza códigos de barras para facilitar el conteo.

4. Diseña un mapa del almacén

Elabora un mapa de tu tienda o del almacén que muestre en dónde se encuentran ubicados los artículos. De esta forma se facilitará visualmente el poder determinar el proceso de conteo (por dónde empezar, cómo moverse por el almacén) y marcar las secciones que ya hayan sido contadas.

5. Decide qué tratamiento se le dará a los artículos en el “limbo”

Para evitar confusiones, antes de empezar el conteo, decide qué tratamiento le darás a la mercancía que esté en tránsito, órdenes pendientes de proveedores o productos devueltos o defectuosos.

5. Simplifica la cuenta

Evita errores definiendo claramente la unidad de medida de cada artículo y asegúrate de que tu personal la conozca.

7. Optimiza tus procesos por medio de la tecnología

Si utilizas un software de control de inventarios, combinado con un lector para toma de inventarios, puedes evitar re trabajar, ya que el conteo se reflejará directamente en el sistema. Un buen software de gestión puede hacer la diferencia en la eficiencia del proceso de inventario.

Pon en práctica estos consejos y verás cómo tu conteo de inventario físico será más eficiente.

Cómo hacer un inventario de una tienda

Realizar un inventario en una tienda implica varios pasos detallados:

  1. Preparar la hoja de inventario: Utiliza un formato de inventario físico o una hoja de cálculo para registrar cada producto.
  2. Organizar el inventario de almacén: Asegúrate de que todos los productos estén bien organizados y etiquetados.
  3. Realizar el conteo: Cuenta cada producto, asegurándote de registrar la unidad de medida correcta.
  4. Registrar los datos: Introduce los datos en el software de gestión o en la hoja de cálculo.
  5. Revisar y ajustar: Verifica que los registros coincidan con el conteo físico y ajusta cualquier discrepancia.

Costos de almacenamiento y software de gestión

La gestión eficiente del inventario también implica considerar los costos de almacenamiento y la inversión en un buen software de gestión. Un software de gestión ayuda a mantener registros precisos, facilita el proceso de inventario y puede integrarse con sistemas de código de barras para mejorar la eficiencia.

Conclusión

Un inventario físico bien gestionado no solo asegura la precisión en los registros contables, sino que también optimiza la gestión de recursos, satisface la demanda de los clientes, y facilita el cumplimiento de los requisitos fiscales y legales. Pon en práctica estos consejos y aprovecha las ventajas de un inventario físico eficiente y bien documentado.

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