Uno de los temas de más relevancia para las empresas es el control financiero. Dentro de este rubro, la gestión correcta de viáticos es de suma importancia para mantener un orden del dinero que se otorga sin que sea utilizado para fines personales, por ejemplo.

¿Qué son los viáticos?

De acuerdo al artículo 28 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR), los viáticos son las cantidades de dinero que un patrón otorga a un trabajador para cubrir gastos de transporte, hospedaje y alimentación en viajes efectuados en el país o en el extranjero, con fines laborales y al concluir este, el trabajador debe comprobar los gastos realizados.

Recibos de nómina y viáticos

El 7 de agosto de 2017, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) anunció en su portal las nuevas actualizaciones al documento “Guía de llenado del comprobante de recibo de pago de nómina y su complemento”, en el cual explica a detalle en qué consiste la nueva emisión de recibos de nómina CFDI versión 1.2, respecto al tema de viáticos otorgados a los empleados.

“Este tema puede ser complicado para las empresas. Nosotros ayudamos a gestionar los gastos realizados en un viaje de trabajo a través de una carpeta específica para el control de viáticos, ahí se registran las entregas y comprobaciones al empleado, también genera los CFDI para reportarlos ante el SAT”, menciona Israel Coto, Gerente de la División de Usuarios del ERP Microsip.

¿Cómo se emiten los CFDI de nómina al otorgar viáticos?

Dentro de la guía de consulta para el llenado versión 3.3 y complemento de nómina, se establecen tres opciones para reportar el monto de los viáticos pagados:

1. En el CFDI de nómina del periodo en el que el viático se entregó al trabajador.
2. En el CFDI de nómina del periodo siguiente en que fue entregado el viático; siempre y cuando se emita en los 30 días naturales, siguientes a la fecha de entrega y en el mismo ejercicio que se entregó el recurso.
3. En un CFDI de nómina independiente, que ampare únicamente la entrega del viático; siempre y cuando sea emitido dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha de la entrega del recurso y dentro del mismo ejercicio fiscal en que se entregó al empleado.

Mediante las comprobaciones de viáticos el empleado rinde cuentas de los recursos que le fueron entregados. Es posible ir verificando parcialmente las entregas hechas de acuerdo a las siguientes características:

• CFDI
• Comprobaciones hechas con recibos fiscalmente válidos
• Documentos no fiscales
• Comprobaciones hechas con documentos que no son válidos fiscalmente y no son deducibles por la empresa como notas de consumo o tickets, entre otros.

Deducción de viáticos

La deducción de gastos por concepto de viáticos se realiza a través de tres documentos fiscales. Uno que es emitido por quien brindó el servicio y los otros dos son emitidos por el patrón y es su responsabilidad expedirlos y timbrarlos; en uno reporta la entrega de anticipo, y en el otro reporta la comprobación, clasificación y percepción.

“Es importante que siempre se conserve la documentación, de esta forma es más fácil amparar ante una confusión o si se requieren futuras revisiones. Realmente el tema de los viáticos no es complicado. Sin embargo, cuando no existe orden entonces sí vienen los problemas. El SAT te puede multar por no expedir, o expedir mal, los CFDI”, finalizó Coto.

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