Uno de los temas de más relevancia para las empresas es el control financiero. Dentro de este rubro, la gestión correcta de viáticos es de suma importancia para mantener un orden del dinero que se otorga sin que sea utilizado para fines personales, por ejemplo.
Viáticos definición: De acuerdo al artículo 28 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (ISR), los viáticos son las cantidades de dinero que un patrón otorga a un trabajador para cubrir gastos de transporte, hospedaje y alimentación en viajes efectuados en el país o en el extranjero, con fines laborales y al concluir este, el trabajador debe comprobar los gastos realizados. Este significado de viáticos incluye también los viáticos deducibles, que son aquellos que cumplen con los requisitos fiscales establecidos para ser deducidos del impuesto sobre la renta.
El 7 de agosto de 2017, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) anunció en su portal las nuevas actualizaciones al documento “Guía de llenado del comprobante de recibo de pago de nómina y su complemento”, en el cual explica a detalle en qué consiste la nueva emisión de recibos de nómina CFDI versión 1.2, respecto al tema de viáticos otorgados a los empleados.
“Este tema puede ser complicado para las empresas. Nosotros ayudamos a gestionar los gastos realizados en un viaje de trabajo a través de una carpeta específica para el control de viáticos, ahí se registran las entregas y comprobaciones al empleado, también genera los CFDI para reportarlos ante el SAT”, menciona Israel Coto, Gerente de la División de Usuarios del ERP Microsip.
Dentro de la guía de consulta para el llenado versión 3.3 y complemento de nómina, se establecen tres opciones para reportar el monto de los viáticos pagados:
Mediante las comprobaciones de viáticos el empleado rinde cuentas de los recursos que le fueron entregados. Es posible ir verificando parcialmente las entregas hechas de acuerdo a las siguientes características:
La deducción de gastos por concepto de viáticos se realiza a través de tres documentos fiscales. Uno que es emitido por quien brindó el servicio y los otros dos son emitidos por el patrón y es su responsabilidad expedirlos y timbrarlos; en uno reporta la entrega de anticipo, y en el otro reporta la comprobación, clasificación y percepción.
“Es importante que siempre se conserve la documentación, de esta forma es más fácil amparar ante una confusión o si se requieren futuras revisiones. Realmente el tema de los viáticos no es complicado. Sin embargo, cuando no existe orden entonces sí vienen los problemas. El SAT te puede multar por no expedir, o expedir mal, los CFDI”, finalizó Coto.
Es fundamental que las empresas establezcan una clara política de viáticos y un proceso de solicitud de viáticos. Esta política debe incluir:
Según la Ley Federal del Trabajo, los empleadores deben cubrir los gastos necesarios para que los empleados puedan cumplir con sus responsabilidades laborales, lo que incluye viáticos y gastos de viaje. Es crucial que las empresas cumplan con esta ley y que los empleados sepan cómo solicitar y justificar estos gastos para asegurar que sean deducibles y cumplan con todos los requisitos fiscales.
Los gastos de representación pueden incluirse en los viáticos siempre que se utilicen para fines laborales específicos. Estos gastos deben estar claramente justificados y documentados para ser deducibles.
Los viáticos incluyen los gastos necesarios que un empleado incurre durante un viaje de trabajo. Esto incluye:
La diferencia entre los viáticos y los gastos de viaje radica en la naturaleza y propósito de los gastos. Los viáticos son cantidades específicas entregadas por la empresa al empleado para cubrir gastos relacionados con el trabajo, mientras que los gastos de viaje son los costos que el empleado incurre directamente al realizar su viaje, los cuales pueden o no ser cubiertos por la empresa.
Existen diversas reglas de administración para manejar los viáticos de manera eficiente y conforme a la ley. Algunas de ellas incluyen:
Para justificar los viáticos y hacer las deducciones fiscales correspondientes, los documentos esenciales incluyen:
Una correcta gestión de los viáticos no solo garantiza el cumplimiento fiscal sino también una administración eficiente de los recursos de la empresa. Mantén siempre en orden tus viáticos y asegura que todos los documentos cumplan con los requisitos fiscales para evitar sanciones y maximizar las deducciones permitidas.
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