Darle un seguimiento a la administración financiera de cuentas por cobrar es de suma importancia, ya que es el recurso económico con el que cuenta tu empresa y es necesario cuidarlo para mantener la salud financiera. Por esta razón, se sugiere realizar revisiones y análisis de las cuentas por cobrar por lo menos una vez a la semana, con la finalidad de mantener una cartera sana, detectar cuándo los clientes se empiezan a demorar y evitar que se convierta en un problema la recuperación.
Las cuentas por cobrar son un componente importante en la contabilidad de una empresa. Se refieren al monto total de dinero que se espera recibir de los clientes y otras partes que deben pagar a la empresa por bienes entregados o productos o servicios prestados. Estas cuentas representan los pagos pendientes de los clientes y se registran como activos corrientes en el balance de la empresa hasta que se reciban los pagos correspondientes.
La gestión eficiente de las cuentas por cobrar a clientes implica el seguimiento diligente de los pagos vencidos, la implementación de políticas de crédito, y la adopción de prácticas que garanticen una fluidez en el flujo de efectivo de la empresa.
Las cuentas por cobrar son fundamentales para una empresa, ya que representan ingresos futuros que respaldan el flujo de efectivo necesario para operaciones diarias, crecimiento y expansión.
Gestionarlas eficazmente no solo garantiza un flujo de efectivo constante, sino que también construye relaciones comerciales sólidas con los clientes, mejora la eficiencia operativa, ayuda en la evaluación de riesgos y contribuye a la planificación financiera y toma de decisiones informadas. En este sentido, el objetivo de cuentas por cobrar es asegurar que los recursos financieros estén disponibles para implementar estrategias de crecimiento y mantener la estabilidad económica.
La administración financiera de cuentas por cobrar puede estructurarse en tres pasos:
Para dar crédito a nuestros clientes, es muy importante crear un análisis financiero, como conocer a los clientes, investigarlos o saber la reputación que mantienen en el mercado, ya que es arriesgado ofrecer crédito fácilmente y es posible perder dinero y al mismo consumidor.
Después, genera formatos que te permitan recabar información de los clientes: referencias, estudio socioeconómico, firma de solicitud, etc.; a la par de esto, hay que armar un expediente con la documentación que soporte los datos asentados; posteriormente, realiza la investigación, verifica la veracidad de documentos, valida o identifica si el cliente ha dado datos falsos; de ser así, no tendrá caso invertir más tiempo con este cliente; en caso contrario, se continúa con el proceso para darle la línea de crédito.
Con base al resultado de la investigación socioeconómica de los clientes, hay que definir el mediano y largo plazo y límite de crédito que se autorizan dar a éste.
Antes de empezar a otorgar crédito a tus clientes, será necesario crear un respaldo legal con cada uno de ellos para administrar los recursos financieros y fuentes de dinero. Como ejemplo de esto, a continuación se explican tres prácticas comunes que realizan las grandes empresas para tomar decisiones financieras, las cuales son fáciles de adoptar:
Como último paso de este ciclo, está la supervisión a través del monitoreo de reportes para conocer los ingresos y egresos: estados de cuenta, auxiliares, estadísticas, gráficas de ventas y cobranza; posteriormente, hay que gestionar esta última por medio de recordatorios de pagos previos a las fechas de vencimiento, durante y, en su caso, posteriormente.
Es esencial evitar a toda costa que a nuestra empresa se le perciba como descuidada en esta área y por ende los clientes puedan aprovechar alguna brecha como oportunidad para postergar pagos y que la situación financiera de la empresa se vea afectada a largo plazo. Establecer políticas de crédito claras y efectivas, así como ofrecer descuentos por pago anticipado y planes de pago flexibles, pueden ser parte de una estrategia integral para mejorar los procesos de cobranzay asegurar la recuperación oportuna de los activos corrientes.
Recuerda que lo más importante no es tan solo vender, también cobrar, pues nos da la liquidez de la empresa. Asegúrate de utilizar todas las herramientas disponibles para una gestión eficiente de las cuentas por cobrar, incluyendo un análisis constante del historial crediticio de tus clientes y la implementación de estrategias para incrementar las ventas.
Con el ERP Microsip fortalece tu empresa controlando la cartera y cobranza. Con su módulo de cuentas por cobrar podrás siempre tener presente qué, cuánto, cuándo y a quién cobrarle; definir políticas de crédito para cada uno de tus clientes; analizar la antigüedad de los saldos, montos vencidos, y por vencer y mucho más. Para más información visita www.microsip.com.