Darle un seguimiento a la administración financiera de cuentas por cobrar es de suma importancia, ya que es el recurso económico con el que cuenta tu empresa y es necesario cuidarlo.

Razón por la cual se sugiere realizar revisiones y análisis de las cuentas por cobrar por lo menos una vez a la semana, con la finalidad de mantener una cartera sana, detectar cuándo los clientes se empiezan a demorar y evitar que se convierta en un problema la recuperación.

Pasos de la administración financiera de cuentas por cobrar

La administración financiera de cuentas por cobrar puede estructurarse en tres pasos:

1. Analiza la viabilidad de una línea de crédito para el cliente

Para dar crédito a nuestros clientes es muy importante crear un análisis financiero, como conocer a los clientes, investigarlos o saber la reputación que mantienen en el mercado, ya que es arriesgado dar crédito fácilmente y es posible perder dinero y al mismo consumidor.

Después generar formatos que te permitan recabar información de los clientes: referencias, estudio socioeconómico, firma de solicitud, etc.; a la par de esto, hay que armar un expediente con la documentación que soporte los datos asentados; posteriormente, realizar la investigación, verificar la veracidad de documentos, validar o identificar si el cliente ha dado datos falsos, de ser así, no tendrá caso invertir más tiempo con este cliente; en caso contrario, se continúa con el proceso para darle la línea de crédito.

Con base al resultado de la investigación socioeconómica de los clientes hay que definir el mediano y largo plazo y límite de crédito que se autorizan dar a éste.

2. Administración financiera de cuentas por cobrar: crea un respaldo legal

Antes de empezar a otorgar crédito a tus clientes, será necesario crear un respaldo legal con cada uno de ellos para administrar los recursos financieros y fuentes de dinero. Como ejemplo de esto, a continuación se explican tres prácticas comunes que realizan las grandes empresas para tomar decisiones financieras, las cuales son fáciles de adoptar:

• Solicitar la firma de un “Contrato de Crédito”, que consiste en un convenio especial para realizar este tipo de operaciones y quedar protegido a corto mediano o corto plazo.
• También existe la opción de que el cliente firme un pagaré por el límite máximo que tendrá en su línea de crédito y con la fecha de vencimiento de acuerdo a los días de crédito, éste sólo se actualizará cuando se modifiquen las condiciones de la línea de crédito.
• Otra más es que el cliente firme el ticket de venta o factura que contenga un pagaré que reúna los requisitos mínimos de ley, documento que se deberá resguardar para su posterior cobranza de forma óptima.

3. Monitorea y gestiona la cobranza a los clientes

Como último paso de este ciclo, está la supervisión a través del monitoreo de reportes para conocer los ingresos y egresos: estados de cuenta, auxiliares, estadísticas, gráficas de ventas y cobranza; posteriormente hay que gestionar ésta última por medio de recordatorios previos a las fechas de vencimiento, durante y, en su caso, posteriormente.

Hay que evitar a toda costa que a nuestra empresa se le perciba como descuidada en esta área y por ende los clientes puedan aprovechar alguna brecha como oportunidad para postergar pagos y la situación financiera de la empresa se vea afectada a largo plazo.

Recuerda que lo más importante no es tan sólo vender, también cobrar, pues nos da la liquidez de la empresa.

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