Administrar correctamente el proceso de compra de tu empresa puede hacer la diferencia entre alcanzar el éxito o fracasar. Al llevarse esta tarea de forma eficiente se logra ahorrar tiempo y dinero, y la correcta adquisición de insumos ayuda a cubrir la demanda de productos de los consumidores.
Empecemos por definir proceso de compra: son las fases por las que pasa una personas desde que se percata que tiene una necesidad, hasta que adquiere un producto o servicio para satisfacerla.
El ciclo de compras de una empresa es el proceso mediante el cual una organización adquiere los productos, materiales o servicios necesarios para su operación y funcionamiento. Este ciclo involucra varias etapas desde la identificación de necesidades hasta la recepción y pago de los bienes o servicios. Las etapas clave en el ciclo de compras incluyen:
El ciclo de compras es esencial para garantizar que una empresa obtenga los recursos necesarios para su funcionamiento y cumpla con sus objetivos operativos y financieros. Un proceso de compras eficiente y bien gestionado puede tener un impacto positivo en la rentabilidad y la eficiencia general de la empresa.
¿Quieres mejorar el proceso de compra de una empresa? Te invitamos a conocer algunos consejos que han adoptado importantes empresas y que les han dado excelentes resultados:
La tarea de comprar es una actividad estratégica en tu empresa. Asigna los recursos necesarios a esta área para que se desempeñe de la mejor manera posible.
Analiza el ciclo de compras de tu empresa para detectar áreas de oportunidad e indicadores clave para tomar mejores decisiones. Una vez definidos los procesos, optimízalos, cualquier cambio que hagas para reducir la carga de trabajo ayudará a mejorar la eficiencia.
Antes de hacer un pedido, planea y determina con cuidado aspectos como el tiempo de entrega, el costo, la cantidad necesaria a adquirir, etc.
Al realizar una compra, pide por escrito todas las condiciones acordadas (artículos, características, precios, forma y plazo de pago, tiempo de entrega, datos del vendedor, fecha y observaciones de ser necesario), de esta forma estarás protegiendo a tu empresa en caso de que haya algún problema al momento de recibir tu pedido.
Verifica que la mercancía que te entreguen coincida con la pactada, a través de un control físico (conteo de los productos, comprobación de la calidad, que las cantidades coincidan con lo facturado) y administrativo (facturas contra las listas de precios).
Mantén actualizada la información de las existencias de tus productos y asígnales cantidades mínimas y máximas a cada artículo. De esta forma evitarás tener problemas por no contar con los artículos que tus clientes demandan o por tener exceso de inventario, sufriendo pérdidas por improductividad.
Si concentras todas tus compras en un solo proveedor, te encontrarás en una posición desfavorable a la hora de negociar. Amplia la cantidad de proveedores a un mínimo de 3 por cada producto o servicio, manteniendo aunque sea una relación comercial mínima con cada uno de ellos.
Por cada proveedor guarda datos básicos como: nombre de la empresa, teléfonos, correo electrónico, etc.
Antes de cerrar una operación, compara cada cotización de tus proveedores, para que elijas la opción que más le convenga a tu empresa.
Independientemente de cuestiones afectivas respecto al vendedor o proveedor, concéntrate en lo que le conviene a tu empresa. Si es necesario, tómate tu tiempo para que las emociones se dispersen y puedas juzgar si la compra es realmente la mejor opción. Nunca pierdas de vista que estás haciendo negocios, no amigos, ni enemigos. Pon cierta distancia con los vendedores, pero sé amable y cordial.
Busca constantemente nuevos proveedores y mantén la mente abierta ante la posibilidad de reemplazar a los anteriores.
Pon en práctica estos consejos y lograrás un proceso de compra más eficiente y mejorarás sustancialmente los márgenes de ganancia de tu empresa.
Te recomendamos ver en nuestro canal de YouTube un video, en donde un experto nos habla sobre el proceso de compra y cómo planificarlo.
Simplifica y lleva un estricto control de las adquisiciones de tu empresa utilizando el módulo de Compras del ERP Microsip. Con él podrás elaborar órdenes de compra, recepciones de mercancía, compras, devoluciones, guardar políticas de tus proveedores, almacenar y validar ante el SAT los CFDI de tus proveedores, entre otras funciones.