mejoras en el proceso de compras

Proceso de compra: tips para mejorarlo en tu empresa

Gestión Administrativa
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Administrar correctamente el proceso de compra de tu empresa puede hacer la diferencia entre alcanzar el éxito o fracasar. Al llevarse esta tarea de forma eficiente se logra ahorrar tiempo y dinero, y la correcta adquisición de insumos ayuda a cubrir la demanda de productos de los consumidores.

¿Qué es un proceso de compra?

Empecemos por definir proceso de compra: son las fases por las que pasa una persona desde que se percata de que tiene una necesidad, hasta que adquiere un producto o servicio para satisfacerla. Esta actividad de compras incluye todas las etapas del proceso de compras y es crucial para garantizar la satisfacción de las necesidades empresariales.

Ciclo de compras de una empresa

El ciclo de compras de una empresa es el proceso mediante el cual una organización adquiere los productos, materiales o servicios necesarios para su operación y funcionamiento. Este ciclo involucra varias etapas desde la identificación de necesidades hasta la recepción y pago de los bienes o servicios. Las etapas clave en el ciclo de compras incluyen:

  1. Identificación de Necesidades: Las diferentes áreas de la empresa identifican las necesidades de productos o servicios que requieren para operar de manera efectiva. Esta etapa es fundamental para el proceso de adquisición.
  2. Solicitud de Cotizaciones: Se solicitan cotizaciones a proveedores potenciales para obtener información sobre precios, términos y condiciones. Aquí es crucial entender la importancia de las compras para tomar decisiones informadas.
  3. Evaluación de Cotizaciones: Se analizan las cotizaciones recibidas para determinar cuál proveedor ofrece la mejor relación calidad-precio y cumple con los requisitos. Utiliza técnicas de compras para una evaluación eficaz.
  4. Selección de Proveedor: Se elige al proveedor y se inician las negociaciones sobre precios, plazos de entrega y otros términos. La gestión de proveedores es clave en esta fase.
  5. Creación de Orden de Compra: Se genera una orden de compra oficial que detalla los productos o servicios, precios, cantidades y términos acordados. Asegúrate de registrar en los libros cada orden de compra para un control adecuado.
  6. Recepción de Bienes o Servicios: Los productos o servicios solicitados son recibidos y verificados para asegurarse de que cumplan con las especificaciones y la calidad requerida.
  7. Registro y Aprobación: La empresa registra la recepción de los bienes o servicios y verifica que coincida con la orden de compra. Luego, se aprueba para el pago.
  8. Facturación: El proveedor emite la factura correspondiente por los bienes o servicios entregados.
  9. Procesamiento de Pagos: Se verifica la factura y se procede a realizar el pago al proveedor de acuerdo con los términos acordados.
  10. Control de Inventarios: Si los productos son materiales o productos tangibles, se actualizan los registros de inventario para reflejar las existencias actuales. La reducción de costos es un objetivo en esta etapa.
  11. Análisis y Mejora: La empresa puede analizar el proceso de compras para identificar oportunidades de mejora en términos de eficiencia, costos y calidad. Optimizar el proceso es crucial para una gestión eficiente.

El ciclo de compras es esencial para garantizar que una empresa obtenga los recursos necesarios para su funcionamiento y cumpla con sus objetivos operativos y financieros. Un proceso de compras eficiente y bien gestionado puede tener un impacto positivo en la rentabilidad y la eficiencia general de la empresa.

Mejoras en el proceso de compras de una empresa

¿Quieres mejorar el proceso de compra de una empresa? Te invitamos a conocer algunos consejos que han adoptado importantes empresas y que les han dado excelentes resultados:

1. Sé consciente de la importancia de la función de compras

La tarea de comprar es una actividad estratégica en tu empresa. Asigna los recursos necesarios a esta área para que se desempeñe de la mejor manera posible. La gestión de compras debe ser una prioridad.

2. Examina los procesos de tu ciclo de compras

Analiza el ciclo de compras de tu empresa para detectar áreas de oportunidad e indicadores clave para tomar mejores decisiones. Una vez definidos los procesos, optimízalos, cualquier cambio que hagas para reducir la carga de trabajo ayudará a mejorar la eficiencia.

3. Planea tus adquisiciones

Antes de hacer un pedido, planea y determina con cuidado aspectos como el tiempo de entrega, el costo, la cantidad necesaria a adquirir, etc. La planificación adecuada es esencial para satisfacer las necesidades de la empresa.

4. Asegúrate de que todo quede por escrito

Al realizar una compra, pide por escrito todas las condiciones acordadas (artículos, características, precios, forma y plazo de pago, tiempo de entrega, datos del vendedor, fecha y observaciones de ser necesario), de esta forma estarás protegiendo a tu empresa en caso de que haya algún problema al momento de recibir tu pedido.

5. Revisa las entregas

Verifica que la mercancía que te entreguen coincida con la pactada, a través de un control físico (conteo de los productos, comprobación de la calidad, que las cantidades coincidan con lo facturado) y administrativo (facturas contra las listas de precios).

6. Controla tus inventarios

Mantén actualizada la información de las existencias de tus productos y asígnales cantidades mínimas y máximas a cada artículo. De esta forma evitarás tener problemas por no contar con los artículos que tus clientes demandan o por tener exceso de inventario, sufriendo pérdidas por improductividad.

7. Diversifica

Si concentras todas tus compras en un solo proveedor, te encontrarás en una posición desfavorable a la hora de negociar. Amplia la cantidad de proveedores a un mínimo de 3 por cada producto o servicio, manteniendo aunque sea una relación comercial mínima con cada uno de ellos. La cadena de suministro debe ser flexible y diversificada.

8. Registra a todos tus proveedores

Por cada proveedor guarda datos básicos como: nombre de la empresa, teléfonos, correo electrónico, etc. Una buena gestión de proveedores facilita un proceso de compra eficiente.

9. No te vayas por la primera oferta

Antes de cerrar una operación, compara cada cotización de tus proveedores para que elijas la opción que más le convenga a tu empresa. La comparación es una técnica de compras efectiva para reducir los costos.

10. Deja a un lado las opiniones personales

Independientemente de cuestiones afectivas respecto al vendedor o proveedor, concédele importancia a lo que le conviene a tu empresa. Si es necesario, tómate tu tiempo para que las emociones se dispersen y puedas juzgar si la compra es realmente la mejor opción. Nunca pierdas de vista que estás haciendo negocios, no amigos ni enemigos. Mantén relaciones a largo plazo basadas en la profesionalidad.

11. Investiga de forma permanente el mercado de proveedores

Busca constantemente nuevos proveedores y mantén la mente abierta ante la posibilidad de reemplazar a los anteriores. Utiliza redes sociales y otras herramientas para estar al tanto de las novedades del mercado.

Pon en práctica estos consejos y lograrás un proceso de compra más eficiente y mejorarás sustancialmente los márgenes de ganancia de tu empresa.

Te recomendamos ver en nuestro canal de YouTube un video, en donde un experto nos habla sobre el proceso de compra y cómo planificarlo. Conoce más sobre las estrategias de compras y técnicas de optimización para lograr la mejor gestión de tu área de compras.

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