El Servicio de Administración Tributaria (SAT) oficializó en la Miscelánea Fiscal 2022 el CFDI 4.0 o facturación 4.0, el cual reemplazó a la versión 3.3. ¿Cuándo entra en vigor la facturación 4.0? Esta nueva versión se volvió obligatoria el 1 de abril de 2023, marcando el fin de la vigencia de la factura 3.3.
¿Qué es el CFDI? ¿Quiénes lo deben emitir? ¿Qué es el CFDI 4.0? ¿Cuáles son los requisitos fiscales de una factura y principales cambios?
Conoce las respuestas a estas preguntas y los detalles más importantes.
Un comprobante fiscal es un documento que muestra una compra entre un vendedor y un comprador. Este documento contiene detalles sobre los productos o servicios, impuestos y el dinero que se debe pagar. Los tipos comunes incluyen factura, recibo de pago, nota de crédito, nota de débito y comprobante de venta.
Estos documentos son muy importantes para cumplir con los impuestos, tener registros precisos y gestionar bien los impuestos. Es esencial emitirlos y guardarlos según las reglas para evitar multas y problemas legales.
Son las siglas de Comprobante Fiscal Digital por Internet.
Es un documento electrónico que registra y da información detallada sobre las transacciones comerciales relacionadas con la venta de productos, bienes o la prestación de servicios. Este comprobante se genera y envía por medios electrónicos, y cumple con los estándares y requisitos establecidos por el SAT.
Contiene todos los datos relevantes de las operaciones comerciales, incluyendo el desglose de impuestos y otros detalles, presentados en un formato XML. Este formato garantiza la integridad y la validez legal del comprobante, de acuerdo con las especificaciones y lineamientos establecidos por el SAT.
Existen varios tipos de comprobantes fiscales en México, cada uno con sus propias características y propósitos específicos. Si te estás preguntando cuál de estos debes utilizar, aquí te presentamos algunos de los más comunes:
Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) es una entidad legal aprobada por el SAT. Su función es producir y gestionar de forma digital los comprobantes fiscales electrónicos.
Es la nueva versión del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).
Algunas ventajas del CFDI 4.0 por la cuales el SAT hizo este cambio de versión son:
Estos son los requisitos del CFDI 4.0 y principales cambios a los que las empresas tuvieron que adaptarse:
Otros documentos que tuvieron ajustes debido a la factura 4.0 fueron el CFDI de retenciones y el complemento de pagos. A continuación enlistamos sus cambios:
CFDI de retenciones e información de pagos versión 2.0:
Complemento de recepción de pagos 2.0:
Es un comprobante fiscal digital que formaliza el pago realizado por un empleador a un trabajador. Incluye información relevante como los nombres de ambas partes, detalles sobre la remuneración y las fechas de las transacciones.
Con la nueva versión del CFDI de nómina, se exigen más datos, como el nombre completo, domicilio, régimen fiscal y método de pago.
Para asegurarse de que estos comprobantes sean deducibles de impuestos, es importante contar con la información actualizada de los colaboradores. Si la información fiscal no coincide, no se puede timbrar la factura del recibo de nómina.
Ten en cuenta que, para llevar a cabo la facturación versión 4.0, tienes dos opciones disponibles. La primera es utilizar directamente el sistema proporcionado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). La segunda opción implica buscar y utilizar un sistema de facturación y timbrado que esté autorizado, sea seguro y fácil de usar.
Estos son los datos obligatorios para facturar que debe incluir tu comprobante fiscal:
El SAT creó una guía para ayudar a los contribuyentes a llenar correctamente la versión 4.0 CFDI. Esta Guía de llenado CFDI 4.0 (Anexo 20) asegura que se haga de manera clara y segura.
Según el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación (CFF), los contribuyentes deben emitir comprobantes fiscales a través del portal del SAT. Esto aplica cuando las leyes fiscales lo requieran. Además, esta obligación se aplica por los actos o actividades que realicen, por los ingresos que perciban, o por las retenciones de contribuciones que efectúen.
Deberán solicitarlo las personas que realicen lo siguiente:
La vigencia del CFDI 4.0 entró en vigor el 1 de enero de 2022.
El SAT había otorgado una prórroga y estaba previsto que el uso obligatorio del CFDI 4.0 fuera a partir del 1 de enero de 2023.
El plazo para usar CFDI 3.3 y CRIP (Constancia de Retenciones e Información de Pagos) versión 1.0 fue hasta el 31 de marzo de 2023, siendo obligatorio para todos los contribuyentes el uso del CFDI 4.0 y CRIP versión 2.0 a partir del 1 de abril de 2023.
Para el caso específico del CFDI de nómina 4.0, el SAT ya había otorgado una nueva prórroga, iniciando su obligatoriedad el 1 de abril de 2023. El 31 de marzo de 2023 se dio otra prórroga, cambiando la obligatoriedad del CFDI de nómina 4.0 para el 1 de julio de 2023.
La cancelación de CFDI también trae cambios importantes:
Otras claves que se utilizan como motivos de cancelación de CFDI 4.0 son:
Es un documento del SAT con el nombre, RFC, Cédula de Identificación Fiscal y código postal del domicilio fiscal del contribuyente.
¿Por qué piden la Constancia de Situación Fiscal? El sitio de Fiscalía afirma que con el CFDI 4.0, el SAT exige que los datos del emisor y receptor coincidan con los del RFC. Estos datos incluyen su régimen fiscal y código postal.
Por tal motivo las empresas exigen a sus empleados su Constancia de Situación Fiscal. Para tener la seguridad de que los datos plasmados en los CFDI de Nómina son correctos, y así poder aplicar las deducciones correspondientes.
El objetivo de solicitar la Constancia de Situación Fiscal no es obtener la constancia, si no contar con la información correcta.
En el sitio “Genera tu Constancia de Situación Fiscal” se puede obtener este documento utilizando la contraseña o e-firma actualizada.
A través del sitio de SATID. En esta página sólo se necesita el RFC del contribuyente a 13 posiciones, su correo electrónico personal y un número de celular a 10 posiciones.
Por medio de la aplicación SAT Móvil (disponible para cualquier teléfono celular o tableta). En esta opción, el contribuyente requiere tener su RFC y contraseña.
Si no hubo éxito vía electrónica, el contribuyente puede acudir a las oficinas del SAT en horario laboral. No es necesario agendar una cita, sólo necesita llevar su identificación oficial vigente y RFC.
Existen diversas herramientas tecnológicas que pueden ayudar a las empresas en la transición a la facturación 4.0. Algunas de las más recomendadas incluyen sistemas de facturación electrónica, ERP (como Microsip). Estas herramientas permiten emitir facturas de manera rápida, validar información y cumplir con los requisitos del SAT sin errores.
Las PYMEs pueden enfrentar desafíos en la adaptación a la nueva versión del CFDI, como la actualización de sus sistemas contables y la capacitación del personal. Sin embargo, también pueden beneficiarse de una mejor organización financiera, una reducción de errores en la facturación y mayor facilidad en la presentación de declaraciones fiscales gracias a la información prellenada.
Las empresas que no cumplan con la obligatoriedad del CFDI 4.0 pueden enfrentar sanciones del SAT, que incluyen multas económicas y restricciones en la emisión de facturas. Además, el incumplimiento puede generar problemas en la deducibilidad de gastos y dificultades para realizar transacciones comerciales con proveedores y clientes.
La automatización de la facturación 4.0 se puede lograr mediante el uso de software especializado, como ERP y sistemas de facturación. Estas soluciones permiten generar, timbrar y enviar facturas automáticamente, asegurando el cumplimiento de los requisitos del SAT y reduciendo la carga operativa del área contable.
Si quieres cumplir con tus obligaciones fiscales perdiéndole el miedo al SAT, te recomendamos el ERP Microsip. El software que se adapta al tamaño de tu empresa y de tu operación. Con él podrás vender, administrar, operar y analizar la información de tu empresa. Y por supuesto, recibir y emitir la facturación 4.0.
Para más información del sistema de facturación electrónica visita el sitio de Microsip.
También te invitamos a leer "RESICO: guía para entenderlo sin morir en el intento", un artículo en donde hablamos sobre el Régimen Simplificado de Confianza y "Carta Porte: Resuelve todas tus dudas y prepárate para emitirla" en donde hablamos sobre el Complemento Carta Porte.