La cotización es una valiosa herramienta para vender más allá de cerrar el proyecto requerido. Lamentablemente, en muchas empresas, con tal de ser eficientes, se envían velozmente propuestas simples, destinadas a no ganar, a menos que su precio sea mejor que el de su competencia.
Una cotización es una herramienta esencial en el ámbito comercial que proporciona a los clientes información detallada sobre los costos y detalles de un producto o servicio. Saber qué es una cotización de compra es crucial para entender el valor y el propósito de este documento en el proceso de ventas.
Su propósito principal es brindar claridad en los precios, permitir comparaciones entre diferentes ofertas, facilitar negociaciones y establecer una base formal para la relación comercial. Además, ayuda a los clientes potenciales a tomar decisiones informadas, proporciona un registro por escrito de los términos acordados y sirve como preparación para la compra. Este documento también se convierte en un registro contable y puede incluir disposiciones legales necesarias.
Existen varios tipos, pero los más comunes son:
Cada tipo se elige según el giro del negocio y las necesidades del cliente.
¿Quieres crear cotizaciones estratégicas y de impacto? Te invitamos a conocer algunos consejos que te ayudarán a cerrar ventas rápidamente y a generar más oportunidades de negocio:
¡Da a tu cliente potencial toda la información necesaria! Tu cotización tiene que mencionar todos los productos solicitados detallando precios por artículo, precio total, impuestos, especificaciones técnicas, marcas, cantidades, etc.
Si se trata de cotización de servicios, debe señalar horas, documentos o formas en que se completará la operación comercial. Además de lo anterior, toda propuesta y cotización de ventas debe incluir tiempos y condiciones de entrega, métodos de pago, garantía, el vencimiento de la propuesta, el nombre del vendedor, datos de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección, etc.), y el nombre del cliente.
Uno de los principales errores que cometemos es pensar que nuestros prospectos conocen todo lo que hacemos o vendemos. Para evitar este error, incluye en tu cotización de forma atractiva, un breve resumen de la gama de productos o servicios que ofreces. Esto es especialmente importante en una cotización de servicios y cotización de productos.
¡Cada cliente es diferente! Detente un minuto para investigar a tu prospecto y analizar bien el problema que quiere resolver o qué va a pesar más en su decisión de compra. Entre más personalizada sea tu cotización de empresa, mejor. Recuerda que tu prospecto comparará tu propuesta contra la de muchas otras empresas.
Las cotizaciones son el lugar perfecto para promover productos o servicios que puedan complementarse a lo cotizado. Revisa a detalle lo que necesita tu prospecto y anticípate a sus necesidades. Esta estrategia también es útil para las cotizaciones de compra.
Incluye en tu cotización algún descuento, promoción, o algún producto o servicio extra sin costo, lo suficientemente atractivo para que tu prospecto se anime a comprarte de inmediato. Recuerda que acelerar el cierre de ventas te puede ayudar a ganarle a tu competencia.
¿Tienes un sitio web, redes sociales o blog corporativo? Agrega estos datos en tu cotización para que tus prospectos vean quién eres y cómo te relacionas con tu comunidad. Este tipo de elementos mejoran tu reputación y ayudan durante el momento de tomar la decisión sobre una compra.
¡Dile a tu prospecto por qué eres de fiar! Anexa a tus cotizaciones casos de éxito relacionados a lo cotizado. También puedes incluir un listado de tus clientes satisfechos. Esto refuerza la idea de que la cotización es un documento confiable y bien fundamentado.
Hoy en día al prospecto no le gusta esperar. Realiza tu cotización de empresa con detenimiento, pero sin tardar demasiado tiempo. Si tu prospecto tiene que esperar 2 o 3 días para recibir tu propuesta, seguramente se irá con aquel competidor que le haya atendido en menor tiempo. Los formatos de cotización deben ser claros y directos para agilizar este proceso.
Para hacer una cotización formal para una empresa, es importante considerar todos los elementos mencionados anteriormente. Debe incluirse la cantidad solicitada, el nombre de la empresa, plazos de entrega, detalles de la cotización, y asegurarse de que todos los datos sean precisos y claros.
Algunos errores frecuentes incluyen:
Una buena cotización no solo informa, también transmite confianza.
Una cotización formal debe presentarse de manera clara, profesional y estructurada. Incluye los siguientes elementos básicos: datos de contacto (tuyos y del cliente), fecha de emisión, vigencia de la cotización, desglose de productos o servicios, precios unitarios y totales, condiciones de pago, tiempos de entrega, y si aplica, impuestos. Se recomienda enviarla en PDF, con tu logotipo y diseño corporativo, a través de un correo bien redactado. Siempre confirma recepción y mantente disponible para aclaraciones.
Investiga el mercado, conoce los precios de la competencia y asegúrate de ofrecer un valor agregado claro: puede ser mejor servicio, tiempos de entrega más rápidos, soporte postventa o condiciones flexibles. Evita competir solo por precio. Además, cuida el diseño y redacción de tu cotización; una presentación profesional puede marcar la diferencia. Personaliza el contenido y resalta por qué eres la mejor opción.
Pon en práctica estos consejos, y aunque te implique más esfuerzo de lo habitual, dedica tiempo a crear tu propuesta y cotización de ventas. Una vez que la hayas enviado, dale seguimiento a tu prospecto y seguro verás resultados favorables en tus ventas. Recuerda que una cotización formal no solo es una propuesta, sino también un activo financiero que puede impactar significativamente en tu negocio.
¿Quieres ofrecer un servicio de excelencia a tu cliente? Apóyate en el módulo de Ventas del ERP Microsip, con este programa para cotizaciones y ventas podrás agilizar el proceso de cotización – pedido – embarque – factura – cobranza electrónica con precisión y oportunidad. Para más información visita www.microsip.com.