Concepto de rueda de prensa: son una herramienta de comunicación o evento en el que una persona o un grupo de personas, generalmente relacionadas con la política, el entretenimiento, los negocios o cualquier otro ámbito de interés público, se reúnen con periodistas y representantes de los medios de comunicación para brindar información, hacer anuncios o responder preguntas. Durante una rueda de prensa, los participantes suelen ocupar un lugar destacado en una sala o escenario, mientras que los periodistas y reporteros se sitúan frente a ellos para realizar preguntas y obtener respuestas.
¿Quieres anunciar el lanzamiento de un nuevo producto o servicio, o informar acerca de un tema o suceso determinado? Una de las mejores formas de ganar la atención de los medios de comunicación y del público en general, es por medio de la conferencia de prensa o rueda de prensa. Sin embargo, aunque es una estrategia idónea para dar a conocer tu mensaje, puede resultar un arma de doble filo si no la planeas de forma adecuada.
¡Evita a toda costa cometer los siguientes errores!
Aunque parezca obvio, es muy importante que realmente exista algo importante que anunciar o mostrar. El tiempo de los medios de comunicación es muy valioso y si los convocas para algo que se pudo resolver por medio de una nota de prensa, probablemente no asistirán a tu siguiente rueda de prensa.
No elijas una fecha que coincida con un evento de tu competencia o con algún acontecimiento que acapare mucha atención. También ten en cuenta las fechas de cierre de los medios a convocar.
Por lo menos planea la conferencia con dos semanas de anticipación. Para este tipo de eventos es muy importante contar con el tiempo suficiente para preparar un comunicado de prensa, contactar a los medios y periodistas y afinar detalles técnicos y logísticos.
Los editores y reporteros tienen agendas muy apretadas y todos los días reciben múltiples invitaciones a eventos. Se dice que si invitas a 50 medios, 30 te confirmarán y sólo llegarán 10.
No porque te sugiramos invitar a muchos medios, significa que debes invitar a cualquiera. Invitar a un medio de comunicación poco idóneo le resta alcance a tu mensaje, ya que no impactará en tu público meta. ¡Elige con cuidado!
Unos días antes de la rueda de prensa, haz una ronda de confirmación a todos tus invitados. No te conformes con enviar un correo electrónico, llámales por teléfono para platicarles sobre los beneficios de asistir a tu evento. ¡Hazles sentir que su presencia es realmente importante!
Asegúrate de dejar los pasillos libres y habilitar espacios para cámaras de televisión, fotógrafos, radios y redactores, para que cada uno pueda hacer su trabajo con comodidad, sin interferir unos con otros. También, no olvides decorar el lugar con materiales publicitarios, para que aparezcan de fondo en las imágenes que tomen los fotógrafos.
Confirma que todo funcione correctamente (micrófonos, proyectores, computadoras que se utilizarán, etc). Recuerda que si algo falla, es la imagen de tu empresa la que se verá afectada.
Generalmente en la rueda de prensa se incluye una sesión de preguntas y respuestas para que los asistentes tengan la oportunidad de resolver dudas y plantear cuestiones que pudieran haberse omitido. Previo al evento, analiza posibles preguntas y sus respuestas. No tengas miedo a las preguntas incómodas, respóndelas de forma política y educada.
Para convocar a una rueda de prensa, sigue los siguientes pasos:
Determina claramente por qué deseas convocar a una rueda de prensa. Puede ser para anunciar un nuevo producto, compartir información importante, abordar un problema o responder a preguntas sobre un tema específico.
Decide quiénes serán los voceros o portavoces que representarán tu organización en la rueda de prensa. Elige a personas que estén bien informadas sobre el tema y sean capaces de comunicarse de manera efectiva con los medios de comunicación.
Prepara un comunicado escrito que contenga la información clave que deseas transmitir durante la rueda de prensa. Incluye detalles relevantes, cifras, fechas y cualquier otro dato importante. Asegúrate de que el comunicado sea claro, conciso y esté bien estructurado.
Elige una fecha y hora que sean convenientes tanto para tu organización como para los medios de comunicación. Busca un lugar adecuado para llevar a cabo la rueda de prensa, que pueda acomodar a los periodistas y tenga las instalaciones necesarias, como micrófonos y sistema de sonido.
Identifica los medios de comunicación relevantes para tu audiencia objetivo y elabora una lista de periodistas, reporteros y fotógrafos a quienes deseas invitar. Puedes enviarles una invitación formal por correo electrónico o utilizar una plataforma en línea para gestionar las invitaciones.
Envía las invitaciones con suficiente anticipación, al menos una semana antes de la fecha programada. Incluye la información sobre la rueda de prensa, como el propósito, la fecha, la hora, el lugar exacto y los nombres de los voceros que estarán presentes.
Si tienes material adicional que deseas proporcionar a los periodistas, como folletos, informes o muestras de productos, prepáralos de antemano. Asegúrate de tener suficientes copias para distribuir durante la rueda de prensa.
Asegúrate de tener todos los aspectos logísticos cubiertos, como la configuración del lugar, el equipo técnico necesario, la disponibilidad de agua o refrigerios para los asistentes, y cualquier otro detalle que pueda facilitar el desarrollo de la rueda de prensa.
Antes de la rueda de prensa, organiza una sesión de práctica con los voceros para repasar los puntos clave, practicar las respuestas a posibles preguntas y asegurarte de que todos estén preparados y confiados para enfrentar a los medios de comunicación.
Durante la rueda de prensa, presenta el comunicado de prensa, permite que los periodistas realicen preguntas, organiza el turno de preguntas y proporciona respuestas claras y precisas. Mantén la calma y la compostura, y muestra profesionalismo en todo momento.
Recuerda que una rueda de prensa es una oportunidad para interactuar con los medios de comunicación y transmitir tu mensaje de manera efectiva. Al seguir estos pasos y estar bien preparado, aumentarás las posibilidades de que tu rueda de prensa sea exitosa y alcance el impacto deseado.
Te invitamos a conocer el ERP Microsip, un sistema 100% mexicano para empresas familiares, con más de 35 años en el mercado. Con el podrás cumplir con el SAT y controlar tu contabilidad, ventas, compras, inventarios, cuentas por cobrar y pagar y hasta la nómina de tu empresa. Para más información visita www.microsip.com.