Una de las decisiones de suma importancia en la vida de toda empresa, para llevar un control y orden de su información, cumplir con los requerimientos de Hacienda, y obtener las ganancias deseadas, es la elección de un software administrativo. A continuación, te explicamos qué es un software administrativo, sus beneficios y los aspectos a considerar al elegir uno de estos programas administrativos.
Un software de administración o programa en administración es una herramienta digital diseñada para optimizar, simplificar y automatizar los procesos administrativos de todo tipo de empresas, incluyendo pequeñas y medianas empresas. Este tipo de software de gestión empresarial puede abarcar varios procesos y tareas relacionadas con diferentes departamentos, como:
Los programas administrativos ofrecen múltiples beneficios que ayudan a las empresas a mejorar su eficiencia. Entre ellos:
Un software administrativo permite automatizar tareas repetitivas, optimizar recursos y eliminar procesos manuales que consumen tiempo y dinero. Por ejemplo, reduce errores en la facturación, evita duplicidades en inventarios, mejora la planeación de compras y hace más eficiente la nómina. Además, disminuye la necesidad de múltiples herramientas o personal para tareas operativas, ya que centraliza toda la operación en una sola plataforma. Esta eficiencia operativa se traduce directamente en reducción de costos y mayor rentabilidad.
El software administrativo abarca una amplia gama de sistemas diseñados para facilitar y optimizar las tareas y procesos administrativos de las empresas. Entre los diferentes tipos de software administrativo, se encuentran:
Pero, en un mar de opciones (buenas, regulares, malas e improvisadas), ¿cómo saber cuál es la más adecuada para mi empresa?
Independientemente del giro del negocio, es indispensable poder evaluar los siguientes aspectos para que la elección de un software administrativo no sea un dolor de cabeza:
Hoy en día, debido a los requerimientos de Hacienda y otras obligaciones, surgieron muchos software “express”, es decir, que tienen una funcionalidad limitada y solo cubren una parte de los procesos administrativos de la empresa. Es fundamental que el software de administración haga lo que dice el fabricante que hace.
¡Una variable muy importante para todo empresario! Sin embargo, como bien lo menciona el dicho, lo barato puede salir caro. Es crucial analizar a fondo las diferentes opciones del mercado junto con todas las áreas de la empresa, ya que, aunque un software de gestión empresarial pueda parecer caro, la eficiencia que trae consigo puede justificar la inversión.
Esta variable está ligada al precio. La posibilidad de comprar un módulo y luego integrarlo con otros permite que la inversión en programas administrativos para empresas sea acorde al poder adquisitivo en el momento de la compra, o bien, que el proceso de adaptación y capacitación sea gradual.
Un excelente software administrativo debe estar acompañado de un buen servicio al cliente. De lo contrario, la implementación puede fracasar y llevar a la empresa a pérdidas de tiempo y recursos.
¿Qué pasa si el consultor de TI que atiende a la empresa cierra sus operaciones? ¿quién la atendería si eso pasa? ¿quién te daría soporte técnico?
Es relevante saber que la marca que se piensa adquirir, cuenta con varios representantes en la ciudad, o por lo menos en ciudades cercanas. Así, si un representante deja de operar, se tendrá el apoyo o soporte de otro consultor cercano.
Un aspecto muy trascendental durante un cambio de software, o la adquisición del primero en la empresa, es poder lograr el convencimiento de los empleados, para que logren vislumbrar los resultados del uso de dicho software. Esto permitirá a la empresa poder ver resultados más rápidos en cuanto a la operación, así como también, permitirá que el personal se sienta menos agobiado con el cambio.
La correcta implementación de un software en una empresa siempre atañe a varias, o todas las áreas de la misma, por lo que es importante tener una reunión con los jefes de cada área y el consultor del software, para que cada quien aclare todas las dudas que tenga, y se lleve a buen término el aprovechamiento de la herramienta.
Un aspecto adicional y muy importante a tomar en cuenta es poder darse el tiempo de pedir una demostración del sistema y probarlo con antelación a la compra; de esta manera, la empresa puede tener la certeza de que estaría adquiriendo lo que realmente espera, así como también, se facilitará mucho la transición de la operación con el personal.
La tecnología no garantiza que tu empresa logre permanecer y crecer, pero es indispensable.
Al elegir un software administrativo, la seguridad de la información debe ser una prioridad. Busca que incluya:
Estas características ayudan a proteger tu empresa contra fraudes, fugas de información o ciberataques.
La integración con bancos permite conciliar movimientos automáticamente, registrar pagos, controlar cuentas y monitorear saldos sin salir del sistema. Esto ahorra tiempo y reduce errores. Por su parte, la integración con facturación electrónica asegura el cumplimiento con las disposiciones del SAT, automatiza la emisión de CFDI y facilita la contabilidad fiscal. Tener ambas integraciones mejora el control financiero, la productividad y el cumplimiento legal, lo que se traduce en confianza y tranquilidad para el negocio.
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