Una de las decisiones de suma importancia en la vida de toda empresa, para permitir llevar un control y orden de su información, estar al día en el cumplimiento de los requerimientos de Hacienda y poder obtener las ganancias deseadas, es la elección de un software administrativo. Para ello, a continuación te explicamos qué es un software administrativo, sus beneficios, y aspectos a considerar al elegir una de estas soluciones tecnológicas.
Un sistema administrativo o programa en administración es una herramienta digital o un tipo de software que sirve para optimizar, simplificar y automatizar las tareas administrativas de todo tipo de empresas.
El software administrativo puede abarcar varios procesos administrativos y tareas relacionadas a los diferentes departamentos de una empresa, las principales son:
A continuación te mencionamos los beneficios de contar con un software administrativo en tu empresa.
El software administrativo abarca una amplia gama de sistemas diseñados para facilitar y optimizar las tareas y procesos administrativos de las empresas. Entre los diferentes tipos de software administrativo, se encuentran:
Pero, en un mar de opciones (buenas, regulares, malas e improvisadas), ¿cómo saber cuál es la más adecuada para mi empresa?
Independientemente del giro del negocio, es indispensable poder evaluar los siguientes aspectos para que la elección de un software administrativo no sea un dolor de cabeza:
Hoy en día, debido a los requerimientos de Hacienda y otras obligaciones, surgieron muchos software “express”, es decir, que tienen una funcionalidad muy limitada y que sólo cubren una parte de la operación de la empresa. Hay una premisa muy simple en este aspecto: que el software haga lo que dice el fabricante que hace.
¡Una variable muy importante para todo empresario! Sin embargo, como bien lo menciona el dicho, lo barato puede salir caro, por lo que es importante analizar a fondo con todas las áreas de la empresa las diferentes opciones del mercado, ya que, aún y cuando pueda parecer un software administrativo de precio elevado, al final, la eficiencia de la empresa después de la implementación y uso del mismo, podría hacer que la inversión se justifique por sí sola.
Esta variable va muy ligada con el precio, es decir, que se pueda comprar un módulo y después integrarlo con los demás que se requieran de manera gradual. Esto permite que la inversión en el software administrativo sea acorde al poder adquisitivo en el momento de la compra, o bien, que el proceso de adaptación y capacitación sean también graduales.
Un aspecto muy importante a tomar en cuenta, ya que si un excelente software administrativo no viene acompañado de un buen servicio al cliente por parte de la marca o de un consultor, definitivamente la implementación será un fracaso, e inclusive llevará a la empresa a obtener una pérdida de tiempo y esfuerzos que harán sentir frustrado a todo el personal y al dueño de su uso.
¿Qué pasa si el consultor de TI que atiende a la empresa cierra sus operaciones? ¿quién la atendería si eso pasa? ¿quién te daría soporte técnico?
Es relevante saber que la marca que se piensa adquirir, cuenta con varios representantes en la ciudad, o por lo menos en ciudades cercanas. Así, si un representante deja de operar, se tendrá el apoyo o soporte de otro consultor cercano.
Un aspecto muy trascendental durante un cambio de software, o la adquisición del primero en la empresa, es poder lograr el convencimiento de los empleados, para que logren vislumbrar los resultados del uso de dicho software. Esto permitirá a la empresa poder ver resultados más rápidos en cuanto a la operación, así como también, permitirá que el personal se sienta menos agobiado con el cambio.
La correcta implementación de un software en una empresa siempre atañe a varias, o todas las áreas de la misma, por lo que es importante tener una reunión con los jefes de cada área y el consultor del software, para que cada quien aclare todas las dudas que tenga, y se lleve a buen término el aprovechamiento de la herramienta.
Un aspecto adicional y muy importante a tomar en cuenta es poder darse el tiempo de pedir una demostración del sistema y probarlo con antelación a la compra; de esta manera, la empresa puede tener la certeza de que estaría adquiriendo lo que realmente espera, así como también, se facilitará mucho la transición de la operación con el personal.
La tecnología no garantiza que tu empresa logre permanecer y crecer, pero es indispensable.
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