El tiempo laboral es el activo más valioso que tienen tanto los líderes como los colaboradores. El manejo del tiempo de manera efectiva permite sin duda alguna alcanzar los objetivos y llegar al éxito de forma más fácil. Una gestión óptima del tiempo no se refiere a trabajar la mayor cantidad de horas al día, sino a la capacidad de concretar y priorizar las tareas y actividades que se desempeñan en la jornada laboral de una forma efectiva.
Microsip, empresa mexicana dedicada desde hace más de 35 años al desarrollo y comercialización de sistemas computacionales administrativos para las micro, pequeñas y medianas empresas, te proporciona una serie de mejores prácticas sobre la gestión óptima del tiempo con el objetivo de incrementar de manera notable la productividad diaria.
“Una agenda o calendario en el que los empresarios o trabajadores puedan anotar sus próximas actividades por importancia u urgencia hará más sencillo que puedan terminar su jornada con tranquilidad, cumpliendo con sus obligaciones y pendientes. Además, evitarán llevarse a su casa trabajo en horas extras o bien, durante los fines de semana”, comentó Israel Coto, Gerente de la División de Usuario del ERP Microsip.
Para aprovechar al máximo el día y cumplir con tus objetivos, aplica las siguientes estrategias para administrar el tiempo:
Es importante distinguir entre todas las tareas que debemos realizar y lo que deseamos conseguir, dándole prioridad a aquellas que son más clave para el negocio y ponerse una fecha límite para las demás actividades.
Un registro de actividades – de manera electrónica o en papel – es un hábito que te permitirá maximizar el tiempo laboral y tener en mente con detalle los pendientes y acciones. Además, se recomienda marcar de alguna forma las tareas más importantes y urgentes para que resalten entre las demás.
En la actualidad, existen diversas herramientas para administrar el tiempo. Desde aplicaciones de gestión de tareas como Trello o Asana, que permiten organizar las tareas y proyectos de manera colaborativa, hasta herramientas de seguimiento del tiempo como Toggl o RescueTime, que ayudan a identificar cómo se utiliza cada momento del día.
Además, programas de calendario como Google Calendar o Microsoft Outlook ofrecen funciones para programar reuniones, establecer recordatorios y planificar actividades con facilidad. Estas herramientas no solo ayudan a optimizar el tiempo, sino que también fomentan una mayor organización y control sobre las actividades laborales.
Toma 10 minutos antes de salir de la oficina para determinar los objetivos a cumplir la jornada siguiente a primera hora. De este modo, la persona empezará el día siguiente con foco y determinación para cumplir todas las acciones.
En el caso del líder de la empresa, asignar responsabilidades a los trabajadores resulta fundamental para concentrarse en las prioridades del negocio. Además, a todos los profesionales les gusta que confíen en su capacidad y les proporcionen oportunidades para destacar. Para ello, selecciona a la persona adecuada y delega la tarea.
Para muchos profesionales, decir “no” resulta muy complicado en ámbitos laborales, prefieren asumir más carga de trabajo, sin tener en cuenta el volumen de tareas a realizar o la capacidad para ejecutar esa solicitud correctamente. No se trata de evadir responsabilidades, sino de invertir el tiempo laboral de la mejor forma y ser más productivos en lo ya establecido.
Cuando se tiene una empresa o grandes proyectos en puerta, es fácil olvidarse momentáneamente de los demás (empleados, familia o amigos), de la vida personal y de uno mismo.
Para ser altamente productivos es necesario contar con un balance entre cuerpo y mente. Realizar diferentes actividades que nos permitan distraernos de las responsabilidades, alimentarnos de manera adecuada, y compartir tiempo con las personas que nos rodean. Estas actividades son las que permiten recargar las baterías. Por ello, es de suma importancia respetar los horarios de descanso también.
En resumen, la eficiente administración del tiempo laboral es esencial tanto para líderes como colaboradores, ya que maximiza la productividad y facilita el logro de objetivos. No se trata simplemente de trabajar más horas, sino de establecer prioridades y concretar tareas de manera efectiva.
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