Llevar las finanzas de un negocio y mantenerlo a flote es una tarea que se realiza todos los días en la toma de decisiones en una empresa. Se analiza como saber cuándo hacer compras, conocer las cuentas por cobrar y por pagar, comparar el performance actual con el anterior, etc. Así mismo, el dueño de un negocio se puede esforzar por vender los mejores productos, tener el mejor servicio o hacer ingeniosos anuncios, pero una inadecuada racionalización de los recursos puede perjudicar gravemente a una empresa. ¿Cómo saber el estado de dicho aspecto?
¿Qué es la toma de decisiones en una empresa?
La toma de decisiones en una empresa se refiere al proceso mediante el cual los directivos y líderes de la organización eligen entre diferentes alternativas para resolver un problema o alcanzar un objetivo específico. Esta acción es fundamental en la gestión empresarial y puede abordar una amplia gama de situaciones, desde decisiones estratégicas a largo plazo hasta elecciones operativas diarias.
Proceso de toma de decisiones en una empresa
Estas son las etapas del proceso de toma de decisiones:
- Identificar el problema u oportunidad: Se reconoce la necesidad de tomar una decisión debido a un desafío, oportunidad o meta que requiere acción.
- Recopilar información: Se recopila y analiza información relevante sobre el problema u oportunidad en cuestión. Esto puede incluir datos internos y externos, así como la opinión de expertos.
- Identificar alternativas: Se generan varias opciones posibles para abordar el problema. Cada alternativa puede tener ventajas y desventajas únicas.
- Evaluar y analizar alternativas: Cada alternativa se evalúa en función de criterios específicos, como viabilidad, costo, riesgos y beneficios potenciales.
- Seleccionar la mejor alternativa: Basándose en la evaluación, se elige la alternativa que se considera la más adecuada para resolver el problema o aprovechar la oportunidad.
- Implementar: Se pone en marcha la decisión elegida, lo que implica asignar recursos, establecer planes de acción y llevar a cabo las tareas necesarias.
- Evaluar y dar seguimiento: Se monitorea el impacto de la decisión a lo largo del tiempo para asegurarse de que esté teniendo el efecto deseado y para realizar ajustes si es necesario.
Es importante destacar que la toma de decisiones en una empresa puede ser llevada a cabo a diferentes niveles, desde decisiones operativas del día a día hasta decisiones estratégicas que afectan a toda la organización. Además, en un entorno empresarial dinámico, la agilidad y la capacidad de adaptarse a nuevas circunstancias son esenciales en el proceso de toma de decisiones.
Importancia de la toma de decisiones en una empresa
La toma de decisiones en una empresa es esencial para su éxito y crecimiento. Define el rumbo, optimiza recursos y resuelve problemas. Impulsa la innovación, adapta la empresa a cambios externos y mejora la eficiencia. Fomenta la responsabilidad y establece prioridades, minimizando riesgos y maximizando oportunidades. Mantenerse competitivo en un entorno empresarial dinámico requiere decisiones ágiles y efectivas que aseguren el cumplimiento de objetivos a largo plazo, garantizando así la sostenibilidad y el crecimiento continuo de la empresa.
Tipos de toma de decisiones en una empresa
Existen varios tipos de toma de decisiones en una empresa, cada uno adaptado a diferentes contextos y niveles de la organización. Aquí te presentamos algunos de los tipos más comunes:
- Programadas: Son decisiones rutinarias y repetitivas que siguen un proceso predefinido y establecido. Suelen aplicarse a situaciones conocidas y bien estructuradas.
- No programadas: Se refiere a decisiones únicas o poco frecuentes que no siguen un patrón establecido. Estas decisiones suelen requerir una evaluación más detallada y análisis de múltiples variables.
- Estratégicas: Implica decisiones a nivel directivo y de alta gerencia que afectan a la empresa en su conjunto. Estas decisiones tienen un impacto a largo plazo y están relacionadas con la misión, visión y objetivos de la organización.
- Tácticas: Se centra en decisiones de mediano plazo que afectan a áreas o departamentos específicos de la empresa. Estas decisiones están relacionadas con la implementación de estrategias y planes operativos.
- Operativas: Son decisiones diarias y de corto plazo que involucran actividades y procesos operativos. Se centran en la ejecución de tareas y la gestión de recursos.
- Programadas adaptativas: Combina características de los dos primeros tipos. Se refiere a decisiones rutinarias que requieren ajustes o adaptaciones debido a cambios en el entorno o circunstancias.
- De grupo o colaborativa: Involucra a múltiples miembros de un equipo o comité en el proceso de toma de decisiones. Se busca aprovechar la experiencia y conocimiento colectivo para llegar a una elección consensuada.
- Individual: Es cuando una sola persona, generalmente un líder o directivo, asume la responsabilidad de tomar una decisión sin la participación de otros.
- Intuitivas: Se basa en la intuición y la experiencia de los tomadores de decisiones, a menudo sin un análisis detallado de datos o información.
- Racional: Implica un proceso lógico y deliberado de evaluación de alternativas, considerando información y análisis detallado.
Cada tipo de toma de decisiones tiene su lugar y propósito en una empresa, y el éxito de la organización a menudo depende de la habilidad para elegir el tipo correcto de decisión en el momento adecuado.
Estrategias financieras para la toma de decisiones en una empresa
El método más efectivo en contabilidad para hacer una mejor toma de decisiones en una empresa es el análisis de estados financieros, los cuales deben reflejar los resultados de tu operación, flujo de efectivo y situación financiera. Los estados financieros comprenden, generalmente, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el balance general.
Si eres dueño de una empresa, sin importar su tamaño (o si deseas serlo en un futuro), lo que te estamos diciendo no debería ser algo desconocido para ti; sin embargo, muchos empresarios se saltan el análisis porque confían en tener un negocio fuerte, con grandes ingresos, y cuando se dan cuenta, ya comenzaron los problemas por no saber interpretar la información de su negocio (o tal vez ni siquiera la tenían presente).
¿Cómo encaminar las finanzas de mi empresa?
Primero necesitas saber en dónde obtener la información financiera relacionada a los aspectos que te mencionamos antes. Esta tarea se facilita si cuentas con un sistema administrativo empresarial que esté actualizado y te dé la información según el periodo que buscas, por ejemplo, el estado de resultados de la primera mitad de este año comparado con el anterior.
Para esto, el programa ERP Microsip es tu mejor aliado, pues si algo nos caracteriza es la confiabilidad en cuanto a software e información. Estos productos te ayudarán al momento de la toma de decisiones en una empresa:
- Contabilidad: Puedes hacer uso de sus reportes contables prediseñados como balanza de comprobación, diario general y libro mayor, entre otros; o diseñar tus propios estados financieros y obtener un reporte de los periodos de operación que necesites.
- Cuentas por pagar: También te permite utilizar sus reportes prediseñados, programar tus pagos y evitar cargos por atrasos.
- Cuentas por cobrar: Obtén la información por cualquier tipo de periodo: semanal, mensual, bimestral, etc. Y conoce el estado de los cobros que debes hacer.
- Compras e inventarios: Conoce qué y cuánto tienes, y lleva un estricto control de tus adquisiciones.
¿Qué hago una vez que tengo lo estados?
Microsip te permite consultar fácilmente la información que necesitas, pero el análisis que cada empresa hace está en función directa de sus actividades, organización, controles y factores externos que le afecten, como la temporalidad.
Éstos son cuatro criterios de comparación estándar en el análisis de los estados financieros a los que puedes recurrir utilizando la información de tu negocio:
- Registros históricos: comparar la información actual de la empresa con los indicadores de otros años.
- Con base en objetivos: es planear un presupuesto y objetivos para un periodo específico, y una vez cumplida la fecha, determinar si se han alcanzado.
- Promedio del sector: comparar los resultados con otras empresas del mismo sector al que pertenece la tuya.
- Estándar del analista: un experto en el giro de tu negocio analiza la información, y con base en su experiencia y conocimientos, debe dar un diagnóstico para saber si las decisiones que se han estado tomando han sido correctas.
La información vale oro en una empresa: es tu guía para saber hacia dónde dirigir el barco. En Microsip estamos listos para ayudarte a obtener esto que es tan valioso, pero que muchas veces parece complicado entre tantos datos, gráficas y palabras. Para más información visita www.microsip.com.
