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Administración de cuentas por pagar en la empresa: 8 tips

Contabilidad Financiera
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Microsip

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Llevar una buena administración de cuentas por pagar de tu empresa, además de ayudarte a generar una relación cordial con tus proveedores, es de vital importancia para mantener sanas las finanzas de tu negocio y garantizar la continuidad de sus operaciones.

¿Qué son las cuentas por pagar?

Las cuentas por pagar son las obligaciones económicas que una empresa tiene con sus proveedores o acreedores por productos o servicios recibidos a crédito. Representan el monto total pendiente de pago por las facturas emitidas por los proveedores y que aún no han sido saldadas. Estas cuentas reflejan los compromisos financieros de la empresa y su importe se registra como pasivo en el balance general.

¿Qué es la administración de las cuentas por pagar?

La administración de las cuentas por pagar es el proceso de gestionar eficientemente las obligaciones económicas que las empresas adquieren con sus proveedores. Involucra el seguimiento y registro de facturas, la planificación de pago a proveedores, la negociación de condiciones favorables y la gestión de la liquidez. Su objetivo es asegurar un flujo de efectivo adecuado, minimizar riesgos y mantener buenas relaciones con los proveedores. Una administración efectiva de las cuentas por pagar contribuye a mantener la salud financiera y la reputación de la empresa.

Tipos de cuentas por pagar

Los tipos de cuentas por pagar se clasifican en:

  1. Cuentas por Pagar Comerciales: Corresponden a bienes y servicios adquiridos de proveedores para la operación del negocio.
  2. Cuentas por Pagar No Comerciales: Incluyen obligaciones con empleados por salarios y con el gobierno por impuestos.
  3. Cuentas por Pagar a Corto Plazo: Deudas que deben liquidarse en un año o menos.
  4. Cuentas por Pagar a Largo Plazo: Deudas con plazo de pago superior a un año.
  5. Cuentas por Pagar Acumuladas: Registros de gastos incurridos pero aún no pagados al cierre del período contable.
  6. Cuentas por Pagar Diferidas: Obligaciones pospuestas, como anticipos de clientes.

La correcta administración de cuentas por pagar es esencial para el flujo de efectivo y relaciones comerciales

8 tips de administración de cuentas por pagar en la empresa

En Microsip te queremos compartir algunos consejos que le serán de utilidad a tu empresa para mejorar la administración de cuentas por pagar:

1. Cuida que tus egresos no sean mayores a tus ingresos

Trata siempre que el nivel de egresos de tu empresa no sea mayor que el de los ingresos. De esta forma, podrás evitar que se acumulen las deudas, y que llegue un momento en que sea imposible pagarlas y esto genere problemas, como el paro de operaciones del negocio.

2. Analiza bien las condiciones de pago de tus posibles proveedores

Al momento de elegir a un proveedor, no sólo te fijes en el precio, también toma en cuenta las condiciones de pago que ofrece. Hay ocasiones que es más conveniente tener condiciones de pago flexibles, que menores precios.

3. Programa tus pagos

Planea el pago de tus facturas con base a los plazos de pago que te ofrecen tus proveedores, de forma que puedas dar prioridad a aquellas facturas que tengan un plazo acordado más próximo a vencer. Así cumplirás en tiempo y no te verás afectado por cargos ocasionados por atrasos.

4. Busca obtener descuentos por pronto pago

Si tienes la posibilidad de pagar con anticipación, busca negociar con tus proveedores descuentos por pronto pago.

5. No olvides contemplar los pagos que se producen con menor frecuencia

A veces las empresas entran en problemas de liquidez porque no toman en cuenta algunos gastos que suceden con menor frecuencia durante el año, como los son el seguro del automóvil, el pago de impuestos sobre bienes inmuebles, comisiones bancarias, etc.

6. Utiliza recordatorios

Crea alertas que te ayuden a recordar las fechas en las que debes realizar el pago de facturas. Puedes utilizar la tecnología para obtener los recordatorios de forma digital y automática.

7. ¿No puedes pagar a tiempo? ¡Negocia!

Cuando no puedas cumplir a tiempo con el pago de una factura, avisa con anticipación a tu proveedor para tratar de negociar otra fecha de pago.

8. Aprovecha la tecnología

Automatiza el manejo de las cuentas por pagar de tu empresa con un buen ERP.

Pon en práctica estos consejos y verás que con una buena administración de cuentas por pagar podrás afrontar los pagos de forma oportuna y mantener saludables las finanzas de tu empresa.

Gestiona las cuentas por pagar de tu empresa con Microsip

Programa oportunamente tus pagos aprovechando descuentos y eliminando cargos ocasionados por atrasos con el programa de Cuentas por Pagar del ERP Microsip. Con el podrás registrar cualquier concepto de cargo o crédito, definir las condiciones de pago que te otorgan tus proveedores, validar ante el SAT y almacenar los CFDI emitidos por tus proveedores, entre otras funciones. Para más información visita www.microsip.com.