En el ámbito laboral, las juntas de trabajo o reuniones empresariales son pilares fundamentales para la colaboración y toma de decisiones entre equipos. Tanto en entornos presenciales como en reuniones virtuales, los miembros del equipo se reúnen durante un período definido con el fin de intercambiar opiniones y conocimientos en pos de alcanzar objetivos específicos.
Sin embargo, la efectividad de estas reuniones laborales puede variar considerablemente. Como señalaba Peter Drucker, destacado filósofo de la administración del siglo XX, "uno puede tener reuniones o puede trabajar". Esta frase destaca la importancia de dirigir una junta laboral de forma eficiente para maximizar su utilidad y evitar la pérdida de tiempo. En este artículo, exploraremos cinco consejos prácticos para organizar reuniones de trabajo efectivas y lograr que se cumplan los objetivos.
La junta de trabajo o reunión laboral es un encuentro en la que un grupo de personas se reúnen, ya sea de forma presencial o virtual, durante un período de tiempo determinado, con el propósito de intercambiar opiniones y conocimientos relacionados con un objetivo específico.
Peter Drucker, el mayor filósofo de la administración del siglo XX, decía “uno puede tener reuniones o puede trabajar”. Si bien, la reunión de trabajo es una de las mejores herramientas para la toma de decisiones, también si es mal ejecutada, en ocasiones pueden terminar siendo una gran pérdida de tiempo. ¿Quieres aprender cómo dirigir una junta de trabajo de forma efectiva? Entonces estás en el lugar correcto.
Aprende el manejo de juntas de trabajo e incrementa la eficiencia de estos encuentros aplicando los siguientes consejos:
Si eres quien organiza la junta de trabajo, lo peor que puedes hacer es llegar sin un programa y reunir a personas que no tienen tiempo ni interés en el tema. Por tal razón, es muy importante que invites solamente a quien sea verdaderamente necesario y que les informes con anticipación del objeto de la reunión, horario y temas importantes a tratar.
Si los asistentes conocen la agenda del encuentro, llegarán mejor preparados y con ideas para proponer. En cuanto a los horarios, muchos especialistas recomiendan que las reuniones laborales se lleven a cabo a las 9:00 AM, cuando apenas comenzaron las actividades laborales o después del horario de comida, y que la duración de la reunión no supere los 45 minutos.
Haz énfasis en la puntualidad para aprovechar el tiempo al máximo y evitar que se extienda demasiado la reunión. Si alguien llega tarde, no lo esperes para iniciar, ya que perjudicas a las personas que llegaron a tiempo. Después puedes resumir los temas discutidos, a quienes llegaron tarde.
Como expositor serás el responsable de lograr que la junta sea efectiva, dinámica y rápida. Tu tarea será dirigir la reunión, iniciar la revisión de cada tema programado y dar cabida para que cada asistente exponga su punto de vista. Para esto deberás de tener liderazgo y seguridad de ti mismo, sin caer en el exceso de protagonismo y de continuos monólogos. Además deberás de estar atento al estado de ánimo y a la comunicación no verbal de los asistentes.
Una vez empezada la reunión, enfócate únicamente en los temas programados. Si ves que la discusión se está desviando del tema, sutilmente da a entender a los asistentes que lo que se está platicando no es el punto de la reunión, que dicha cuestión se puede tratar en una junta posterior.
Para poder dar un seguimiento efectivo, será fundamental tomar notas de los temas discutidos durante la reunión, de las tareas asignadas y de las medidas propuestas y aceptadas por los asistentes. Una vez terminada la reunión, envía a los participantes una minuta de reunión de trabajo con un resumen del plan de acción, responsables y fechas compromiso.
Ahora que ya sabes cómo hacer una junta de trabajo de forma efectiva, sigue estas prácticas y verás que se concretarán los objetivos que te llevaron a convocar una reunión, sin que los miembros del equipo tengan la necesidad de voltear a ver el reloj, esperando que el tiempo transcurra rápidamente.
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