Todo sobre el complemento de nómina versión 1.2

El pasado 30 de septiembre el Servicio de Administración Tributaria (SAT) informó por medio de su sitio web la especificación técnica del complemento del CFDI recibo de pago de nómina, en su versión 1.2 (complemento de nómina), el cual estará vigente a partir del 1º de enero de 2017.

La autoridad fiscal difundió esta información de forma anticipada con el objetivo de que los contribuyentes y las empresas desarrolladoras de software conozcan con anticipación esta especificación, para que estén en condiciones de ponderar, planear e iniciar oportunamente las acciones necesarias para su puesta en operación al inicio de la vigencia, incluyendo el desarrollo o modificaciones necesarias a sus sistemas informáticos y procesos internos.

¿Qué es el complemento de nómina 1.2?

El complemento de nómina versión 1.2 es una actualización del estándar de intercambio de información salarial en México. Es una extensión del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), también conocido como factura electrónica, que incluye detalles adicionales sobre la información laboral y de pagos a los empleados.

Entre los datos que se incluyen en el complemento de nómina 1.2 se encuentran el tipo de contrato, el régimen fiscal, la clave de la entidad federativa, el tipo de jornada, los periodos de pago, las percepciones y deducciones, así como los datos del empleado, entre otros. Estos datos se encuentran especificados en el catálogo de percepciones y deducciones SAT y el catálogo de nómina SAT.

Esta versión fue introducida para cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) de México y garantizar una mayor precisión y transparencia en el registro de la información laboral y salarial. Su implementación es fundamental para las empresas que operan en México y están sujetas a las regulaciones fiscales vigentes.

¿Por qué es obligatorio usar el complemento de nómina en la emisión de CFDI?

Desde 2017, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) establece que todos los pagos realizados a empleados deben documentarse mediante un CFDI que incluya el complemento de nómina. Este complemento es obligatorio porque:

• Permite detallar con precisión las percepciones, deducciones, impuestos retenidos y aportaciones patronales.
• Facilita la fiscalización y validación de pagos laborales por parte del SAT.
• Garantiza transparencia y congruencia entre la contabilidad y los pagos realizados.

No utilizar este complemento puede derivar en multas, rechazos de deducciones fiscales y problemas en la conciliación contable.

Cambios relevantes del complemento de nómina

Algunos de los cambios más relevantes que trae el complemento de nómina versión 1.2 incluyen:

1. CURP del emisor: Si el emisor del comprobante de nómina es una persona física, se deberá incluir su CURP. En caso de ser una persona moral, se requerirá el RFC.
2. Registro patronal: Este será opcional, a menos que se cuente con él o se esté obligado por disposiciones legales a tenerlo.
3. Outsourcing: Para los contribuyentes que ofrecen servicios de outsourcing, se requerirá manifestar la lista de las personas subcontratantes, el RFC de quien subcontrata y el porcentaje de tiempo de servicio prestado.
4. Número de seguridad social: Será opcional, a menos que se cuente con él o se esté obligado por otras disposiciones.
5. Clave de riesgo de trabajo: Será opcional, salvo que se tenga la obligación legal de incluirla.
6. Clave de la entidad federativa: Se deberá incluir el código de la entidad federativa donde el receptor del recibo prestó el servicio, de acuerdo con el catálogo de estados publicado por el SAT.
7. Percepciones: Se añade el concepto de "adquisición de acciones", registrando ingresos por dicha adquisición, el valor de mercado y el precio establecido al trabajador.
8. Otros pagos e incapacidades: Se añade un nodo "incapacidades" para registrar pagos que no derivan de la relación laboral, como incapacidades.
9. Tipo de nómina: Se incluirá un campo para especificar si se trata de nómina extraordinaria o nómina ordinaria.
10. Tipo de contrato: Se agregará un campo que especificará el tipo de contrato (indeterminado, por obra, etc.)
11. Especificará si el trabajador es sindicalizado.
12. Cuenta bancaria del empleado: Será obligatoria cuando el método de pago sea por transferencia bancaria.
13. Pagos por separación o jubilación: Se incluirá información sobre jubilaciones, pensiones y pagos por retiro o indemnización.

Guía fiscal del complemento de nómina

Se espera que próximamente el SAT publique una “guía fiscal” que servirá como asistente para el llenado del complemento. Adicionalmente se acompañará de un resolutivo dentro de la Quinta Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal. En él se confirmará el inicio de la vigencia.

¿Cómo afecta el uso correcto del complemento de nómina a la contabilidad y cumplimiento fiscal?

El uso adecuado del complemento de nómina impacta positivamente en la contabilidad y el cumplimiento fiscal porque:

• Asegura que los registros contables reflejen fielmente los gastos en nómina.
• Facilita la presentación de declaraciones y evita inconsistencias que puedan generar auditorías o sanciones.
• Permite un control claro y ordenado de las obligaciones patronales ante el IMSS, INFONAVIT y el SAT.
• Optimiza la conciliación bancaria y la gestión financiera interna, al contar con comprobantes electrónicos validados.

En resumen, integrar correctamente el complemento de nómina es indispensable para mantener la salud fiscal y administrativa de la empresa.

¿Qué errores comunes se presentan al integrar el complemento de nómina y cómo evitarlos?

Algunos de los errores más frecuentes al integrar el complemento de nómina son:

• Datos incorrectos o incompletos del trabajador, como RFC mal escrito, CURP erróneo o fechas inválidas.
• No reportar adecuadamente percepciones, deducciones o horas extras, lo que puede generar inconsistencias y rechazos.
• Errores en la captura de fechas de pago o del periodo laboral, que afectan la validez del CFDI.
• No actualizar versiones del complemento, provocando que los CFDI no sean aceptados por el SAT.

Para evitar estos errores, es fundamental contar con un sistema actualizado y validar la información antes de emitir los comprobantes. Capacitar al personal encargado y hacer pruebas periódicas también ayuda a reducir fallas.

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