Control de almacenes e inventarios

Control de almacenes e inventarios: 5 pasos para lograrlo

Control de Inventarios
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Ivonne Álvarez Marín

¿Sabías que las principales causas por las que un empresario pierde dinero todos los días es por no tener un control de almacenes e inventarios?
La mala gestión de inventarios se ocasiona por el excedente de artículos y por no tener suficiente stock mínimo. En el primer caso, te roba liquidez y si se trata de piezas de moda, perecederos o con riesgo a caducarse, por lo que deberás vender con menor margen de utilidad, al costo, o a veces por debajo de éste, lo que provoca un costo de almacenamiento. El segundo caso, al no tener mercancía dejarás de vender, por ende, de ganar.


A continuación te compartimos 5 pasos para iniciar un proceso de control de inventarios:

1. Control de almacenes e inventarios: identifica y clasifica tus productos por su valor

Es necesario que tengas una lista exhaustiva de todos tus artículos o, por lo menos, de los que normalmente tienes en existencia; clasifícalos por grupos y líneas de acuerdo al giro de tu negocio, asígnales una clave y después genera rangos de valor de los productos. Como ejemplo de 1.00 a 199.00, de 200.00 a 599.00 pesos (costo de compra), entre otros; y les asignas un clasificador de valor.

También podrás clasificarlos conforme al costo promedio de compra si tienes este valor identificado.

2. Agrupa y empaqueta los productos por tamaño o por cantidad para facilitar su conteo

Para los productos que no van a estar disponibles de forma inmediata en piso de venta o tienda, es necesario clasificarlos por grupo y línea; empaquetar en bolsas o cajas y etiquetarlas con los datos indispensables para su identificación: clave, nombre, cantidad y código de barras, esto último en caso de que tengas una etiquetadora con esta funcionalidad.
Cuando empaquetas facilitas el conteo, movimiento y almacenamiento; además, conseguirás tener un inventario perpetuo que te ahorrará tiempo y dinero en el futuro.

3. Asigna ubicación y rotula la estantería del almacén y/o piso de venta

Es importante crear hábitos de orden en tu almacén o tienda por muy pequeño que sea, acomoda los productos de frente para su fácil identificación, lo que tengas que mantener en cajas o bolsas asígnales una ubicación específica.
Rotula los estantes para que en las siguientes ocasiones que vuelvas a comprar mercancía se acomode en el mismo lugar. Si está en tus posibilidades coloca en las estanterías etiquetas RFID, esto te facilitará el conteo físico a través de lectores especiales o con tu celular.

4. Empieza a realizar el conteo diario físico de tu inventario

Al hacer el inventario físico de los artículos, comienza por los de mayor valor, por grupo o por línea; es recomendable realizarlo por los de mayor valor. Inicia por 20 artículos diarios, de acuerdo a la cantidad de productos puedes aprovechar para hacer recuento aleatorio de los ya inventariados, y así sucesivamente jugarás con los indicadores antes mencionados y avanzar poco a poco en tus sistemas de gestión para tener un control total y reducir costos de inventario.
“Si quieres hacer crecer tu negocio y dejar de perder dinero, entonces el recuento físico de tus inventarios es una actividad que no puedes seguir postergando”.

5. Sube la información de los artículos a un sistema de Punto de Venta con inventarios

Aprovecha la tecnología que existe para facilitar tu trabajo y tus tomas de decisiones, no es lo mismo llevar el control de almacenes e inventarios en una libreta o en una hoja de cálculo, que hacerlo en un software especializado y confiable que tenga un sistema de inventarios para controlar entradas, salidas y ventas.
En el mercado existen diversos software Punto de Venta que ayudan a controlar tus ventas e inventarios; el más confiable es el ERP Microsip. Aunque te sugerimos considerar lo siguiente antes de comprar algunos de los sistemas de control y así evitar perder dinero:

  • Amigable y confiable: que sea fácil de usar y la información de las operaciones aritméticas sea correcta y confiable.
  • Robusto: que esté preparado para el crecimiento de la empresa, que no se sature con los registros de tu operación normal, soporte la información acumulada con los años y puedas agregar sucursales.
  • Reporteador: que tenga la capacidad de generar todo tipo de reportes, no todos los  sistemas de control de inventario tienen esa facilidad.

Escrito por Ivonne Álvarez Marín

SICAF, soluciones profesionales.