El control de almacén es el proceso de gestionar y supervisar las existencias de productos en un almacén con el objetivo de mantener niveles de inventario óptimos. Este proceso abarca la administración de entradas y salidas de almacén, el control de existencias y la gestión de almacenes e inventarios. Implica planificar el abastecimiento, rastrear entradas y salidas, categorizar productos por rotación, realizar inventarios regulares y emplear técnicas de control adecuadas.
Usar un software de gestión confiable es crucial para optimizar el almacenaje y control de inventarios, asegurando que los niveles de existencias se mantengan dentro de los parámetros ideales para satisfacer la demanda sin incurrir en costos innecesarios. Esto contribuye a mejorar la eficiencia, reducir gastos y asegurar la satisfacción del cliente al evitar tanto la escasez como el exceso de inventario.
¿Sabías que una de las principales causas por las que un empresario pierde dinero todos los días es por no tener un control de inventarios y almacenes eficiente?
La mala gestión de inventarios se ocasiona por el excedente de artículos y por no tener suficiente stock de seguridad. En el primer caso, te roba liquidez y si se trata de piezas de moda, perecederos o con riesgo de caducarse, te verás obligado a vender con menor margen de utilidad, al costo, o a veces por debajo de éste, lo que incrementa el costo de almacenamiento. El segundo caso, al no tener mercancía disponible, resulta en la pérdida de ventas y, por ende, de ingresos.
A continuación te compartimos 5 pasos para iniciar un proceso de almacén y control de inventarios: efectivo:
Es necesario que tengas una lista exhaustiva de todos tus artículos o, por lo menos, de los que normalmente tienes en existencia; clasifícalos por grupos y líneas de acuerdo al giro de tu negocio, asígnales una clave y después genera rangos de valor de los productos. Por ejemplo, de 1.00 a 199.00, de 200.00 a 599.00 pesos (costo de compra), entre otros; y asígnales un clasificador de valor.
También podrás clasificarlos conforme al costo promedio de compra si tienes este valor identificado. Esta clasificación ayudará a optimizar el registro de almacén y facilitará el manejo eficiente de las entradas y salidas de almacén.
Para los productos que no van a estar disponibles de forma inmediata en piso de venta o tienda, es necesario clasificarlos por grupo y línea; empaquetar en bolsas o cajas y etiquetarlas con los datos indispensables para su identificación: clave, nombre, cantidad y código de barras, esto último en caso de que tengas una etiquetadora con esta funcionalidad.
Cuando empaquetas facilitas el conteo, movimiento y almacenamiento; además, conseguirás tener un inventario perpetuo que te ahorrará tiempo y dinero en el futuro.
Es importante crear hábitos de orden en tu espacio de almacén o tienda por muy pequeño que sea, acomoda los productos de frente para su fácil identificación, lo que tengas que mantener en cajas o bolsas asígnales una ubicación específica.
Rotula los estantes para que en las siguientes ocasiones que vuelvas a comprar mercancía se acomode en el mismo lugar. Si está en tus posibilidades, coloca en las estanterías etiquetas RFID, esto te facilitará el conteo físico a través de lectores especiales o con tu celular. Esto formará parte de tu bitácora de almacén, mejorando el control de almacén entradas y salidas y optimizando el manejo de almacenes.
Al hacer el inventario físico de los artículos, comienza por los de mayor valor, por grupo o por línea; es recomendable realizarlo por los de mayor valor. Inicia por 20 artículos diarios, de acuerdo a la cantidad de productos puedes aprovechar para hacer recuento aleatorio de los ya inventariados, y así sucesivamente jugarás con los indicadores antes mencionados y avanzar poco a poco en tus sistemas de gestión para tener un control total y reducir costos de inventario.
“Si quieres hacer crecer tu negocio y dejar de perder dinero, entonces el recuento físico de tus inventarios es una actividad que no puedes seguir postergando”.
Aprovecha la tecnología que existe para facilitar tu trabajo y tus tomas de decisiones. No es lo mismo llevar el control de almacenes e inventarios en una libreta o en una hoja de cálculo, que hacerlo en un software especializado y confiable que tenga un sistema de inventarios para controlar entradas, salidas y ventas.
En el mercado existen diversos software Punto de Venta que ayudan a controlar tus ventas e inventarios; el más confiable es el ERP Microsip. Aunque te sugerimos considerar lo siguiente antes de adquirir un sistema de control:
Implementar un método de control adecuado en tu empresa te permitirá tener un control de calidad en tus productos y mantener un modelo de inventario que optimice la cadena de suministro, asegurando que siempre tengas los productos necesarios para cumplir con la demanda del cliente y apoyar el proceso de producción.
Escrito por Ivonne Álvarez Marín