La nómina electrónica o nómina digital es un documento digital que posee las mismas características que una nómina tradicional. Al igual que esta última, debe ser entregada a los empleados, pero se distingue por presentarse en formato digital, específicamente el recibo de nómina en un archivo PDF que se envía por correo electrónico.
En México, todas las personas físicas y morales que tengan trabajadores a su cargo están obligadas a emitir comprobantes fiscales digitales (CFDI) con el complemento de nómina. Esto incluye empresas, patrones, y en general, cualquier empleador que pague sueldos y salarios. La obligación busca garantizar la transparencia y correcto registro de las remuneraciones laborales conforme a la legislación fiscal y laboral vigente.
La nómina electrónica permite a las empresas llevar un control más preciso y automatizado de sus obligaciones fiscales relacionadas con el pago de salarios, impuestos y aportaciones a la seguridad social. Facilita la conciliación contable, reduce errores humanos y mejora la trazabilidad de los pagos realizados a los empleados. Esto se traduce en una mayor eficiencia administrativa y menor riesgo de auditorías o sanciones por inconsistencias fiscales.
A partir del próximo mes de abril, la nómina electrónica empezará a ser requerida y tendrá nuevos datos, por lo que es importante que las empresas mexicanas cumplan con las obligaciones fiscales a tiempo. Por ello, los dueños y administradores de las empresas deben preguntarse: ¿los sistemas de mi empresa están listos para presentarla adecuadamente?
El Servicio de Administración Tributaria (SAT) hace una serie de recomendaciones para que los empresarios no tengan problemas en la emisión de la nómina digital. Entre ellas, se destaca la familiarización a la brevedad con la versión 1.2 del complemento de nómi. Asimismo, es importante cerciorarse de que el RFC de todos los trabajadores esté correctamente registrado en el SAT.
Otros datos que deberán aparecer en dicho documento son, el tipo de contrato, así como el régimen al cual pertenece, el número del empleado, la forma temporal de pago (semanal, quincenal, mensual), la clave de la entidad federativa donde se prestó el servicio, entre otros.
No presentar la nómina electrónica o emitir CFDI sin el complemento de nómina puede derivar en sanciones y multas por parte del SAT. Además, la falta de comprobantes fiscales válidos puede generar problemas en la deducibilidad de las nóminas para la empresa y afectar la correcta declaración y cálculo de impuestos, incluyendo las contribuciones de seguridad social. La omisión también impacta negativamente la relación con los trabajadores, al no contar con comprobantes fiscales que respalden sus ingresos.
Ante este panorama, el software de nómina del ERP Microsip, garantiza estar al día en los cambios y adecuaciones que el SAT emite periódicamente y pagar con exactitud a los empleados de una forma práctica y funcional.
Con él podrás realizar el cálculo de nómina, generar el recibo electrónico de nómina, calcular con precisión impuestos, manejar prestaciones, llevar un control integral de las vacaciones, entre otras funciones. Para más información visita su sitio oficial.