nómina electrónica

Nómina electrónica: las nuevas disposiciones

Obligaciones Fiscales
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Concepto nómina electrónica: ¿qué es la nómina electrónica?

La nómina electrónica o nómina digital es un documento digital que posee las mismas características que una nómina tradicional. Al igual que esta última, debe ser entregada a los empleados, pero se distingue por presentarse en formato digital, específicamente el recibo de nómina en un archivo PDF que se envía por correo electrónico.

¿Quién está obligado a presentar una nómina electrónica?

En México, todas las personas físicas y morales que tengan trabajadores a su cargo están obligadas a emitir comprobantes fiscales digitales (CFDI) con el complemento de nómina. Esto incluye empresas, patrones, y en general, cualquier empleador que pague sueldos y salarios. La obligación busca garantizar la transparencia y correcto registro de las remuneraciones laborales conforme a la legislación fiscal y laboral vigente.

¿Cómo afecta la nómina electrónica a la gestión fiscal y tributaria de una empresa?

La nómina electrónica permite a las empresas llevar un control más preciso y automatizado de sus obligaciones fiscales relacionadas con el pago de salarios, impuestos y aportaciones a la seguridad social. Facilita la conciliación contable, reduce errores humanos y mejora la trazabilidad de los pagos realizados a los empleados. Esto se traduce en una mayor eficiencia administrativa y menor riesgo de auditorías o sanciones por inconsistencias fiscales.

¿Cuáles son las ventajas específicas de la nómina electrónica para empleados y empleadores?

  • Para los empleados: reciben comprobantes fiscales digitales oficiales que avalan sus ingresos, facilitando trámites personales como créditos hipotecarios, declaraciones fiscales o trámites bancarios.
  • Para los empleadores: simplifica la emisión y archivo de comprobantes, mejora el control de nómina, reduce tiempos administrativos y asegura el cumplimiento normativo. Además, facilita la generación de reportes para la contabilidad y contribuciones a la seguridad social.

A partir del próximo mes de abril, la nómina electrónica empezará a ser requerida y tendrá nuevos datos, por lo que es importante que las empresas mexicanas cumplan con las obligaciones fiscales a tiempo. Por ello, los dueños y administradores de las empresas deben preguntarse: ¿los sistemas de mi empresa están listos para presentarla adecuadamente?

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) hace una serie de recomendaciones para que los empresarios no tengan problemas en la emisión de la nómina digital. Entre ellas, se destaca la familiarización a la brevedad con la versión 1.2 del complemento de nómi. Asimismo, es importante cerciorarse de que el RFC de todos los trabajadores esté correctamente registrado en el SAT.

Nuevas disposiciones: Cambios en la nómina digital

  • El nuevo comprobante fiscal digital por internet (CFDI) de nómina ahora está compuesto por 77 campos, de los cuales 37 son nuevos y deben agregarse. De los nuevos campos destacan, el tipo de nómina, periodicidad de pago, tipo de contrato y jornada.
  • Validación de datos proporcionados como resultado en operaciones realizadas.
  • Detalle de más datos para identificar al patrón o empresa que funge como tal.
  • Validación de información sustancial como RFC y CURP del trabajador y patrones.
  • Ahora se especificarán más datos del trabajador, por ejemplo, si es sindicalizado, dónde trabaja o si es subcontratado.
  • Homologación de conceptos por medio de nuevos catálogos: Nueve catálogos nuevos, tres con modificaciones y tres con cambios.
  • Identificación del origen de los recursos utilizados en el pago de la nómina en entidades gubernamentales.
  • Mayor información de ingresos que no son parte del sueldo, pero que están vinculados con la relación laboral; por ejemplo: viáticos y préstamos, así como el desglose del tipo de pagos.

Otros datos que deberán aparecer en dicho documento son, el tipo de contrato, así como el régimen al cual pertenece, el número del empleado, la forma temporal de pago (semanal, quincenal, mensual), la clave de la entidad federativa donde se prestó el servicio, entre otros.

¿Qué pasa si no se presenta la nómina electrónica?

No presentar la nómina electrónica o emitir CFDI sin el complemento de nómina puede derivar en sanciones y multas por parte del SAT. Además, la falta de comprobantes fiscales válidos puede generar problemas en la deducibilidad de las nóminas para la empresa y afectar la correcta declaración y cálculo de impuestos, incluyendo las contribuciones de seguridad social. La omisión también impacta negativamente la relación con los trabajadores, al no contar con comprobantes fiscales que respalden sus ingresos.

Sistema de nómina electrónica

Ante este panorama, el software de nómina del ERP Microsip, garantiza estar al día en los cambios y adecuaciones que el SAT emite periódicamente y pagar con exactitud a los empleados de una forma práctica y funcional.

Con él podrás realizar el cálculo de nómina, generar el recibo electrónico de nómina, calcular con precisión impuestos, manejar prestaciones, llevar un control integral de las vacaciones, entre otras funciones. Para más información visita su sitio oficial.