Si bien el software o programas administrativos en las empresas no son garantía de éxito, su adopción sí es indispensable para competir en la actualidad. La palabra software se inventó el siglo pasado para diferenciar a los componentes no materiales de los demás insumos que contienen las computadoras, como plástico, fierros, cables, etc. denominados hardware.
Existen tres grandes categorías de software o programas en una empresa:
Esta última, en el sector de los negocios, envuelve tanto a las aplicaciones administrativas y a las que se usan en la operación de las empresas, aunque a ambas se les reconoce como aplicaciones o programas administrativos.
En México, la inversión en el sector de las Tecnologías de la Información, que incluye hardware, software y servicios de telecomunicaciones no llega al 1% del PIB, lo que se considera muy bajo, comparado con el 3 o 4 % que se invierte en los países con quienes competimos globalmente.
Esta cifra obedece al bajo nivel de cultura informática y tecnológica que se tiene tanto en el gobierno como en la iniciativa privada. Algunas universidades y dependencias han hecho importantes esfuerzos por evangelizar en este aspecto, creando programas de apoyo para la adquisición de tecnología, pero han sido insuficientes.
El sector empresarial está dividido en cinco grandes sectores, y cada uno de ellos tiene necesidades diferentes para el manejo de su información:
Cada uno tiene particularidades y es importante evaluar si el software o aplicaciones que se vayan a adquirir, cumplen con las necesidades de cada sector. Un negocio detallista requiere de soluciones de punto de venta, mientras que una industria requiere optimizar sus inventarios y conocer el costo exacto de producción. Por otro lado, una empresa de servicios requerirá de conocer el comportamiento de sus clientes.
El dinamismo con que avanza el sector de las tecnologías de la información, permite que prácticamente cualquier actividad de negocios se pueda computarizar, desde pequeñas tiendas hasta grandes consorcios tienen acceso a útiles herramientas de gestión, que en la actualidad se pueden adquirir en propiedad total o rentarse mediante un pago mensual, trimestral o anual.
En cualquier caso, es importante verificar la confiabilidad de las aplicaciones, los esquemas de soporte técnico y actualizaciones; y sobre todo, la trayectoria del fabricante y de su representante.
En la actualidad existen tres conceptos con los que debe estar familiarizado el empresario moderno: el sistema de gestión en la nube, como se le denomina a la facilidad de alojar en servidores remotos los datos y programas que usan las empresas y cuyo acceso se realiza vía Internet. Este esquema generalmente se ofrece en renta y el otro beneficio que aporta es el ahorro en infraestructura, como servidores, cableado, redes, etc. La desventaja es el riesgo de depender del servicio de Internet.
Otra fuerte tendencia es el uso de aplicaciones que corren en dispositivos móviles, que brindan gran facilidad de desplazamiento al usuario, muy apropiadas para los proveedores que ofrecen productos o servicios en sitio. Su bajo precio es su principal atributo, y lo limitado de los dispositivos móviles su inconveniencia.
Por último, el comercio electrónico, o venta a través de Internet; este es un concepto que les ha permitido a miles de proveedores de muy variados giros abrir una ventana virtual para ofrecer sus productos. Los esquemas de pago, que en un tiempo no ofrecían toda la confianza al comprador, han sido mejorados, cada vez es mayor el número de empresas y nuevos emprendedores que se inician en esta nueva forma de vender.
Te invitamos a conocer el ERP Microsip, un sistema 100% mexicano para pequeñas y medianas empresas familiares, con más de 35 años en el mercado, que cumple con las disposiciones fiscales del SAT. Con sus programas administrativos para empresas podrás controlar tu contabilidad, ventas, compras, inventarios, cuentas por cobrar y pagar y hasta la nómina. Para más información visita www.microsip.com