Cuando hablamos de “echar a andar” un negocio, seguramente se piensa en todo menos en tener programas administrativos. Claro, puede que al principio no sea tan necesario, pero nunca estará de más considerarlo desde etapas tempranas, sobre todo porque facilita la operación, el control y la visualización de datos para analizar el desempeño y predecir comportamientos futuros.
Como veremos más adelante, existen diferentes sistemas de administración que se ajustan al tamaño de los negocios o, inclusive, los dueños pueden crear su propio desarrollo personalizado o sistema “a la medida”, siempre y cuando se cuente con el presupuesto adecuado para construirlo y para mantenerlo. Pero comencemos desde el inicio:
¿A qué se refiere el concepto de sistemas administrativos?
Un sistema es un conjunto de componentes que se encuentran interrelacionados y que interactúan entre sí. Administrativo, por su parte, es todo aquello relacionado con la administración, es decir, con la organización o gestión de recursos.
Si unimos ambas definiciones obtendremos la de sistema administrativo, el cual es un esquema o red de procesos que sirve para cumplir los objetivos de un negocio. Su objetivo es que todos los recursos de una organización sean administrados de forma eficiente.
Definición moderna: concepto de sistemas administrativos
Hoy en día se dice que un sistema administrativo es un tipo de software que cuenta con diversas aplicaciones para administrar las diferentes áreas de una empresa o negocio. Su función dentro de las entidades es la de centralizar las tareas administrativas en un mismo sistema con el fin de ahorrar tiempo e incrementar la eficiencia.
Como lo acabamos de mencionar, un establecimiento cuenta con diferentes áreas, por eso es lógico pensar que un sistema de administración también cuenta con diferentes módulos, cada uno de los cuales cumple una función diferente; por ejemplo, emitir un recibo de cobro, controlar el inventario, realizar una factura, registrar ingresos y egresos, generar reportes, órdenes de compra, etc. Estos sistemas de información para la administración son fundamentales para la operatividad de las pequeñas y medianas empresas (Pymes).
Evolución de los sistemas administrativos en las organizaciones
La evolución de los sistemas administrativos en las organizaciones ha sido significativa a lo largo de las últimas décadas. Con los avances tecnológicos y la creciente necesidad de mejorar la eficiencia y la productividad, los sistemas y aplicaciones de software han evolucionado para proporcionar soluciones más avanzadas y completas.
A continuación, se describen algunas etapas clave en la evolución de los sistemas administrativos:
- Software de contabilidad y procesamiento de datos: En sus primeras etapas, el software administrativo se centraba principalmente en aplicaciones de contabilidad y procesamiento de datos. Estos sistemas se utilizaban para registrar y gestionar transacciones financieras, como la facturación, cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Estos sistemas eran generalmente independientes y se ejecutaban en computadoras locales.
- Sistemas de gestión empresarial (ERP): A medida que las organizaciones crecieron y se volvieron más complejas, surgieron los sistemas de gestión empresarial (ERP, por sus siglas en inglés). Los sistemas ERP integran varios módulos y procesos de negocio, como contabilidad, gestión de inventario, recursos humanos y CRM (Customer Relationship Management), en una sola plataforma. Estos sistemas permiten una mayor integración de datos y procesos, mejorando la eficiencia y facilitando la toma de decisiones.
- Soluciones de gestión de proyectos y colaboración: Con la necesidad de gestionar proyectos de manera más eficiente, surgieron aplicaciones de software específicas para la gestión de proyectos y la colaboración en equipo. Estas soluciones permiten la planificación, seguimiento y asignación de tareas, así como la comunicación interna y colaboración entre los miembros del equipo. Se han desarrollado herramientas como Microsoft Project, Asana y Trello, entre otras, para facilitar la gestión de proyectos y el trabajo en equipo.
- Software de análisis y business intelligence: A medida que la cantidad de datos generados por las organizaciones aumentaba exponencialmente, surgió la necesidad de herramientas de análisis y business intelligence. Estas soluciones permiten el análisis y la visualización de datos en tiempo real, lo que brinda a los administradores información valiosa para la toma de decisiones estratégicas. Herramientas como Tableau, Power BI y QlikView se han vuelto populares en este campo.
- Sistemas en la nube y software como servicio (SaaS): Con la llegada de la computación en la nube, muchas organizaciones han optado por utilizar software administrativo basado en la nube y ofrecido como servicio (SaaS). Esto elimina la necesidad de instalación y mantenimiento de software en las computadoras locales, permitiendo un acceso más flexible y colaborativo desde cualquier ubicación. Además, el modelo de pago por uso ha hecho que estas soluciones sean más accesibles para las organizaciones de todos los tamaños.
- Automatización y robótica de procesos: La automatización de procesos robóticos (RPA, por sus siglas en inglés) ha ganado popularidad en la administración. La RPA permite la automatización de tareas repetitivas y basadas en reglas mediante software y robots virtuales, lo que mejora la eficiencia y reduce errores en los procesos administrativos.
La evolución del software administrativo continúa, impulsada por las demandas cambiantes de las organizaciones y los avances tecnológicos. Las soluciones actuales se centran en la integración de datos, la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y la personalización para ofrecer sistemas más completos y adaptados a las necesidades específicas de las organizaciones.
Tipos de sistemas administrativos
Hay varios tipos de sistemas administrativos de una empresa. Veamos algunos tipos de software administrativos:
- ERP (Enterprise Resource Planning): Es un sistema de gestión empresarial complejo e integral, recomendado para las Pymes y grandes empresas, ya que incorpora procesos operativos y de negocio, por ejemplo, producción, ventas, logística, etc. contabilidad, control de almacenes e inventarios,
- Administración de la relación con clientes (CRM, Customer Relationship Management): Se enfoca en la satisfacción y atención al cliente, permitiendo que se les dé un trato personalizado. Es recomendable para todo tipo de negocios, sin importar su tamaño.
- Administración de la cadena de suministros (SCM, Supply Chain Management): Este sistema se enfoca en la cadena de suministro, pero tiene la particularidad de que integra la actividad de otras empresas ajenas a la nuestra, por lo que permite tener visualización desde los proveedores hasta los distribuidores.
- Sistema de soporte a la toma de decisiones (DSS, Decision Support System): Combina modelos analíticos avanzados para apoyar los procesos de toma de decisiones relacionados con problemas específicos.
- Sistema para la toma de decisiones en grupo (GDSS, Group Decision Support System): Es similar al anterior, pero está enfocado a la toma de decisiones en grupo, por lo que da acceso simultáneo a bases de datos y archivos para que los miembros puedan trabajar en una misma tarea y en un mismo lugar.
- Sistemas de exploración y soporte a la toma de decisiones (EDSS, Exploration Decision Support System): Son sistemas basados en el conocimiento, es decir, que utilizan la información sobre un área específica para brindar orientación a sus usuarios. Es como si fuera un consultor externo.
- Sistemas de información de recursos humanos: Permiten visualizar al personal de la empresa. Así mismo, ayudan a mantener registros y evaluaciones de los empleados actuales.
- Sistema de apoyo a ejecutivos (EIS, Executive Information System): Ayuda a gerentes, proporcionándoles acceso inmediato y fácil a información estratégica para facilitar el logro de objetivos prioritarios.
- Sistema de información de marketing: Promueve y vende productos existentes y también proyecta nuevos productos.
- Sistema de información financiera: Permite analizar los ingresos y las transacciones de negocios en general, así como el precio de acciones.
- Sistema de información contable: Integra ventas, compras y otros aspectos para facilitar la contabilidad y así cumplir con las obligaciones fiscales correspondientes.
- Sistema de administración modular: Este tipo de sistemas permiten ser personalizados a cada tipo de negocio, ya que cuentan con módulos. De esta forma, van creciendo a la par del establecimiento o empresa, no son complejos de entrada, y permiten ajustarse a varios presupuestos.
Microsip tiene productos modulares que se integran para facilitar la administración de tu negocio, los cuales cuentan con mantenimiento constante, con soporte técnico personalizado y con modelos de implementación para que elijas la opción que más te convenga.
¿Cómo conseguir un sistema administrativo?
A la hora de adquirir un sistema de administración, tienes un par de opciones: puedes programarlo y personalizarlo desde cero, contratando a un desarrollador; o puedes emplear un sistema como Microsip que se adapta a tus necesidades, ya sea que quieras comprar o rentar.
¿Por qué es importante tener un sistema administrativo?
Sus ventajas siempre dependerán del tamaño del negocio, pero en general, un sistema administrativo empresarial ayuda a que las empresas tengan mejor orden, y para que los dueños no pierdan de vista sus áreas funcionales, así como la relación con agentes externos, como clientes o gobierno (impuestos).
Así mismo, contar con un sistema permite a los negocios una mejor gestión administrativa de sus recursos, tanto materiales como humanos, generando una coordinación tal que permitirá organizarlos de la mejor manera. Desde el punto de vista de la administración, estos sistemas de administración y control facilitan el manejo de correos electrónicos, la interacción con clientes y proveedores, y la gestión eficiente de cualquier producto o servicio.
