Corte de caja, cierre de caja o arqueo de caja es la actividad de comparar el dinero que físicamente tiene el cajero en su caja de cobro, contra el que debería de tener según las operaciones registradas desde que se realizó la apertura de caja, hasta su cierre. Entender cómo se hace un arqueo de caja y cómo hacer un arqueo de caja correctamente es fundamental para mantener la integridad financiera de cualquier negocio.
Hacer un buen corte de caja es fundamental para todos los comercios que realizan operaciones de cobro en efectivo, ya que ayuda a controlar la circulación diaria del dinero en el negocio, garantizando que los registros contables sean precisos y que el efectivo en la caja coincida con las transacciones realizadas.
Si has tenido o tienes problemas con el arqueo de caja, te invitamos a conocer algunos consejos que te ayudarán a optimizar este proceso y evitar situaciones donde falte dinero:
Previo al inicio de la jornada laboral, revisa el saldo inicial de la caja (cantidad de dinero). No hagas esto a puerta abierta, ya que podrían llegar clientes que con sus compras afecten tu proceso contable.
Utiliza sistemas de Punto de Venta para llevar el control de tu negocio, registrando cada movimiento, ya sea la forma de pago en efectivo, con tarjetas de crédito u otro medio. Lleva el control de las ventas diarias, el dinero recibido, inicio de turno, cambio de turno, etc. Estos sistemas también pueden ayudar a detectar errores humanos y mantener un registro preciso de tickets de venta.
Para llevar un mejor control de las operaciones, centraliza los movimientos de caja en ciertos puestos. De esta forma, la responsabilidad recae sobre las mismas personas, lo que facilita la identificación de cualquier irregularidad.
Tanto si estás solo como si tienes colaboradores a tu cargo, nunca está de más que cuentes y compruebes que todo está en orden. Al final de cada turno de caja, realiza un corte, registra la cantidad de billetes y monedas que físicamente tiene la caja registradora, e ingresa los equivalentes en efectivo de cheques u otros documentos de ser necesario. De esta forma, podrás saber si el dinero en efectivo y las ventas corresponden o si existe alguna diferencia.
Supervisa tu negocio y establece medidas administrativas para evitar el descuadre por errores o situaciones como el robo hormiga, el cambio erróneo, el préstamo entre cajeros, entre otros. Puedes utilizar controles internos cámaras de seguridad y apoyarte con un sistema de control de inventarios para disminuir este tipo de situaciones.
Algunos de los errores más frecuentes incluyen:
Manual: Se realiza contando el efectivo y revisando los registros manualmente. Puede ser propenso a errores humanos.
Automático: Se usa software de Punto de Venta que calcula los ingresos y egresos automáticamente, reduciendo errores.
Ahora que ya sabes cómo se hace un arqueo de caja y cómo hacer un corte de caja ingresos y egresos correctamente, pon en práctica estos consejos y verás que te evitarás diversos problemas. Mantendrás un control de los ingresos y egresos de tu negocio, además de que podrás detectar errores o pérdidas de dinero, solucionándolas antes de que aumenten e impacten con mayor fuerza a tus finanzas.
Ya sea que tengas un pequeño negocio con una sola caja o hasta un gran consorcio de sucursales multicajas, para proporcionar un servicio ágil a tus clientes, apóyate en sistemas de Punto de Venta prácticos y funcionales como el de ERP Microsip. Con él podrás emitir facturas, aplicar descuentos y promociones, hacer cortes de caja a la medida, entre otras funciones. Para más información visita www.microsip.com.