Sistema de contabilidad: Herramienta fundamental para las empresas
En las últimas décadas, la evolución y perfeccionamiento de los sistemas de contabilidad en las empresas han generado dudas entre varios profesionales. En especial entre los contadores, cuyo trabajo se ha visto transformado significativamente por estos avances. Sin embargo, ¿hay bases realistas que sustenten que el sistema de contabilidad deja sin trabajo a los contadores?
Un sistema de contabilidad se refiere al conjunto de procesos, normas y procedimientos que permiten registrar, clasificar y resumir las transacciones financieras de una organización. Estos sistemas están diseñados para automatizar tareas, agilizar la captura y procesamiento de datos, y proporcionar información financiera más precisa y oportuna. Además, los programas de contabilidad y los programas para contabilidad son herramientas clave en la gestión financiera de una empresa, facilitando el análisis financiero y la toma de decisiones.
La actividad contable es una de las profesiones más antiguas y útiles de la historia de la humanidad. Para muestra, basta con recordar que desde hace siglos se tienen registros de las transacciones mercantiles y de las relaciones comerciales entre países. Tanto su ejecución como su registro para su consulta posterior eran responsabilidad de los contadores desde ese entonces.
En México, fueron los mayas los primeros en mostrar nociones de contabilidad a través de la constancia y registro de los cobros. Por otro lado, los aztecas llevaron un control riguroso de los tributos que recibían de otros pueblos.
Durante la época de la colonia, los conquistadores fundaron en Veracruz la Real Hacienda, institución encargada de regir la situación fiscal y las políticas financieras de la Nueva España. Además, crearon las mercedes (que son, según el diccionario, una “dádiva o gracia de empleos o dignidades, rentas, títulos nobiliarios, etc., que los reyes o señores hacen a sus súbditos”), multas y registros de personas fallecidas. Los contadores de la época tenían que presentar ante el Tribunal las cuentas de todos los libros cada dos años.
Actualmente, el trabajo de los contadores se ha visto beneficiado por la implementación de avanzados sistemas de contabilidad y diversos tipos de software contable. Estos sistemas les han permitido ahorrar recursos, reducir tiempos y mejorar los procesos.
Basta imaginarse cómo tenían que llevar las cuentas los pueblos prehispánicos, los contadores de la Nueva España o, no vayamos más lejos, los de hace 60 o 50 años: todo se hacía a mano y cometer un error, por pequeño que fuese, significaba rehacer todo, eso después de haber detectado la pifia en los libros, lo que también podía ser una labor titánica.
Los sistemas de contabilidad han representado retos para los contadores. Por ejemplo, hay que recordar que la facturación electrónica en México es obligatoria desde 2014 para personas morales y para personas físicas desde 2015; así mismo, el Servicio de Atención Tributaria (SAT) obliga a las empresas a reportar sus viáticos, pagos, compras, ventas y nóminas a través de la nueva versión de facturación, la cual es completamente digital.
Los profesionales de la contabilidad han tenido que adaptarse a estas condiciones. Sin embargo, es un hecho que la automatización en las declaraciones les ha permitido realizar su labor de forma más eficiente. Asimismo, tecnologías como la nube les permiten asegurar su información y acceder a ella fácil y eficientemente, ventajas que también tienen los contribuyentes y dueños de empresas, pues pueden gestionar la nómina o las facturaciones gracias a sistemas contables en línea.
En otras palabras, los sistemas de contabilidad no sustituyen el trabajo de los contadores, sino que facilitan su labor y optimizan los procesos contables. Además, son ellos quienes interpretan y ejecutan las instrucciones de las autoridades hacendarias, se mantienen al día sobre las actividades financieras de la empresa y saben en dónde pueden encontrar cada registro cuando se necesita. Programas contables y software contable en México han facilitado enormemente la toma de decisiones en cuanto a la gestión de ingresos y gastos, flujo de efectivo, conciliación bancaria y análisis financiero.
Por estas y más razones, la contabilidad es una de las profesiones más solicitadas e indispensables dentro de una organización. Prueba de ello es el alza que ha mostrado su matriculación. De acuerdo con el Observatorio Laboral, en 2016 se registraron 722,466 profesionistas, mientras que la cifra aumentó a 735,611 al año siguiente.
El éxito de las operaciones financieras de las empresas depende, entre otros factores, de la labor de los contadores, de su grado de actualización tecnológica y de su compromiso. Recuerda: los sistemas de contabilidad no sirven para nada si no hay profesionales que sepan utilizarlos en favor de las actividades humanas.
Los sistemas contables en una empresa, ya sean programas contables o sistemas de información contable, no solo ayudan en la contabilidad financiera y fiscal, sino que también son cruciales para la correcta gestión y registro contable, incluyendo la elaboración de asientos contables, la presentación de la situación financiera y la realización de hojas de cálculo para el análisis detallado. Esto es especialmente relevante para las pequeñas y medianas empresas, que encuentran en estos sistemas un apoyo fundamental para su operatividad y crecimiento.
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