Un sistema ERP (sus siglas en inglés significan Enterprise Resource Planning) es un software integral que le permite a una empresa automatizar y modelar sus procesos de negocio, compartir datos, producir y acceder a su información en tiempo real, dando como resultado la facilitación de la planificación de sus recursos para la toma de decisiones.
Es decir que se trata de herramientas de gestión de información para integrar los procesos empresariales y soportar las operaciones en el marco de la estrategia de la empresa, al mejorar el flujo de información entre las áreas de la compañía. Es considerado la espina dorsal de la misma.
Hoy, el ERP es imprescindible en la gestión de miles de empresas de diferentes tamaños y sectores. El ERP es tan necesario como el agua para la navegación. En el siguiente artículo hablaremos de sus beneficios, cómo realizar la gestión de proyectos a partir del ciclo de vida y cómo elegir el más adecuado.
Las restricciones de movilidad, los cambios en la forma de trabajar y la necesidad de continuar operando afectó a muchas empresas, en especial a las PyME, debido a que gran parte de ellas no estaba preparada para trabajar en la virtualidad o a la distancia.
Las medidas impuestas para evitar la propagación del COVID-19 pusieron en evidencia las deficiencias de muchos procesos manuales o de otros sustentados en herramientas de ofimática. El contexto PyME es particular, ya que en términos generales se imponen las exigencias de las grandes empresas con restricciones mayores en los recursos.
En forma general, pueden mencionarse 5 clases de beneficios del software de gestión:
El proyecto del sistema ERP puede organizarse de acuerdo a un ciclo de vida, y lo conforman las siguientes etapas:
Esta etapa comprende una serie de actividades para que la organización se sensibilice sobre el proyecto que viene. Por otro lado, es el momento oportuno para lograr el compromiso de la dirección y para comenzar a lograr acuerdos entre las áreas que intervendrán en la transformación digital.
La evaluación de un proyecto para incorporar un sistema ERP es un conjunto de actividades encadenadas que tienen como resultado final la calificación objetiva y comparable de proyectos. Existen diferentes metodologías para realizarlo.
La selección de un proyecto es el grupo de tareas cuyo resultado final es la elección de un proveedor de ERP para la organización. Está ligada con la evaluación al servir de apoyo para la toma de decisiones.
Es el conjunto de tareas para poner en condiciones de operatividad el sistema administrativo ERP. Estas actividades comprenden:
Es el seguimiento del sistema ERP como una oportunidad para evaluar la situación, objetivos, problemas y oportunidades. Los resultados de este proceso pueden ser detallados en un plan de mejora continua de la empresa.
De acuerdo con estudio realizado por Harvard Business Review, las empresas que llegan a elegir un sistema ERP, tienen una reducción de pérdidas y mermas del 10 %; pero quienes lo eligieron correctamente, tienen una reducción de hasta el 35 % en promedio. Por eso, la primera clave de un buen proyecto es el proceso de evaluación y selección.
Podría decir que básicamente hay dos formas de hacerlo: Método ASTRAL o Método profesional.
Es una forma de representar todas las elecciones que se sustentan casi exclusivamente en pareceres, opiniones, gustos, sensaciones, amiguismos y criterios similares.
El método ASTRAL se basa en los 12 signos del zodíaco. Hay dos criterios para aplicar el método ASTRAL en la elección de un sistema ERP:
A modo de ejemplo, supongamos que la creación de la compañía fue el 26 de noviembre y el signo que le corresponde es sagitario: son independientes, temerarios, aventureros y sinceros. El sagitariano hará mucho énfasis en la capacitación y en la postventa, pues querrá independizarse del proveedor. Necesita un sistema ERP que no requiera muchas customizaciones.
Evidentemente este método, como todos los similares, es de mucho riesgo y con la posibilidad de no seleccionar el más adecuado.
Se sustenta en una consultoría y evaluación previa basada en un proceso organizado, se utilizan criterios objetivos y cuantificables. Comprende un conjunto ordenado de actividades planeadas que dan como resultado información comparable entre las propuestas de proyectos de implementación de un sistema ERP.
Existen diversas metodologías para la evaluación y selección, los más sencillos son:
Un sistema ERP ya no es exclusivo para grandes organizaciones. Al contrario, cada día, más empresas buscan ser competitivas mediante una gestión de procesos integrados y la planificación de recursos empresariales.
Cuando se consigue ser más productivos, optimizar los recursos, tener un mayor control, integrar la información, automatizar procesos y una mejor atención con el cliente, por lo tanto se conseguirá ser más competitivos. El sistema empresarial que se ajusta y cumple con lo antes mencionado es Microsip.
Un ERP le otorgará a la empresa las ventajas necesarias para destacarse en el mercado sin importar su tamaño.