Manejar una empresa significa estar alineado a las disposiciones de distintos organismos gubernamentales, dependiendo de su giro, las cuales pueden ir desde respetar los derechos del consumidor, hasta operar en condiciones salubres, otorgar los beneficios correspondientes a los empleados y, muy importante, tener todos los procesos de expedición de CFDI claros ante el SAT. Esto suele ser el “talón de Aquiles” de muchos: hay negocios que por desconocimiento caen en prácticas incorrectas, pero existen herramientas útiles que les ayudan a cumplir de forma más eficiente con estas obligaciones.
A continuación, mencionamos algunas prácticas correctas de expedición de CFDI ante el SAT, ¿sabes si tu empresa cumple con ellas?
En primer lugar, está emitir la versión 4.0 de la factura electrónica, la cual ya está contemplada en los módulos del sistema ERP Microsip. Uno de los cambios incluidos es, entre muchos otros, que incluye de forma obligatoria los datos fiscales de nombre o razón social y domicilio fiscal del emisor y receptor. Según el artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, los contribuyentes deberán expedir estos comprobantes fiscales digitales por internet con el sello digital correspondiente.
Generar la factura en el momento, si te lo solicitan. Está de más decir que negarse a dar factura es una práctica indebida ya que el cliente tiene derecho a recibirla en el establecimiento.
Punto de venta de Microsip es un módulo adecuado para ayudarte en la expedición de CFDI, tanto al momento de la compra como extemporáneamente. Pero ésta no es la única solución de Microsip, si tu negocio requiere de un seguimiento desde la cotización hasta la entrega, el módulo de Ventas será la mejor opción para expedir comprobantes fiscales de manera eficiente y conforme a las disposiciones fiscales vigentes.
Al pagar a tus empleados hay muchas cosas que registrar y calcular: principalmente, las deducciones y percepciones, pero también hay que dar seguimiento al fondo de ahorro y los préstamos, ajustes de sueldo, cálculos de aguinaldo y reparto de utilidades, entre otras. Sumado a esto, está tu obligación de generar un recibo para cada periodo de pago. Son muchas cosas a considerar, pero Microsip tiene Nómina, un módulo que te ayuda a cumplir con estas obligaciones, al permitirte contemplar desde un solo lugar todos estos aspectos de forma práctica y funcional. De acuerdo con la resolución miscelánea fiscal, estos recibos deben expedirse como comprobantes fiscales digitales.
No cabe duda de que algunos cambios realizados por la autoridad son imperceptibles y otros de mayor impacto para las empresas como es el caso del Complemento de Recepción de Pagos. Los cobros realizados anticipadamente a la creación de la factura o todos aquellos abonos o parcialidades acreditados post facturación, deberán ser respaldados con un CFDI con complemento de pago. El módulo de cuentas por cobrar asegura esta funcionalidad, conforme a las disposiciones del Código Fiscal de la Federación.
Ahora bien, recuerda que al contar con tus módulos Microsip actualizados, tienes la seguridad de que cumplirás cabalmente con estas disposiciones y emitirás los documentos electrónicos correspondientes conforme a la norma. Las personas morales, en particular, deben asegurarse de seguir todas las regulaciones para evitar sanciones y problemas fiscales.
Adicionalmente, una herramienta que hará muchos procesos más sencillos ante el SAT es Contabilidad Electrónica, que cumple y está actualizada con los requerimientos de este organismo. Es útil para generar el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y las pólizas de provisión de compras y ventas con base en los CFDI recibidos y emitidos, entre otras disposiciones. Esto es esencial para cumplir con la ley federal en materia fiscal.
Como podrás ver, el tema de documentos digitales puede ser muy complejo, pero el ERP Microsip ya tiene un paso adelante para ayudarte, lo único que debes hacer es asegurarte de que siempre estén actualizados tus módulos. Para más información visita www.microsip.com y conoce más sobre cómo expedir CFDI y otros comprobantes fiscales digitales por internet conforme a las disposiciones fiscales actuales.