Regularmente las empresas tienen retrasos permisibles en la contabilidad, en el control de inventarios, el pago de facturas a proveedores y más. Sin embargo, retrasarse en el pago de nómina es inadmisible pues los conflictos que puede ocasionar con los empleados pueden ser graves para la empresa.

Israel Coto, Gerente de la división de usuarios de Microsip, comenta que “las empresas tienen que estar conscientes de los problemas que puede traer consigo un manejo incorrecto de la nómina y también necesitan saber cómo llevarla a cabo con un proceso eficiente y sin errores".

¿Quién debe calcular la nómina dentro de la empresa?

El perfil del encargado de la nómina regularmente está dentro del área de Recursos Humanos. Es preferible que sea un auxiliar contable que esté directamente asesorado por el área de contabilidad.

Primeros pasos para definir un proceso de nómina

Para definir un proceso de nómina, es importante establecer generalidades como las prestaciones de Ley, las ramas de seguro que se cubrirán, factores de riesgo de trabajo, afiliación al Infonavit, prima vacacional, etc.

Posteriormente, dar de alta al trabajador de acuerdo a distintos factores como el tipo de contrato (de planta, de base, semanal, de jornada reducida, con tipo especializado), los tipos de salario (variables, fijo o mixto), el cálculo del reparto de utilidades para cada empleado, etc.

¿Cómo mantener un proceso de nómina estable?

El retraso en el pago o corrección de un salario a un empleado puede ocasionar graves problemas. Para evitarlos, es fundamental tener un flujo adecuado del proceso de nómina. El primer paso es establecer fechas de corte que se respeten al pie de la letra.

1. En un flujo operativo normal, consiste en dar de alta y baja a los empleados, ver sus incidencias, incapacidades, cambios de sueldos y establecer fechas límite de corte.
2. Capturar las percepciones y deducciones individuales como faltas, eventos excepcionales, comisiones y demás. En este paso es muy importante ser muy cuidadosos con la información capturada. Por ejemplo, añadir un cero a la comisión de un empleado puede poner en problemas tanto al área contable como a la empresa.
3. Hacer el cálculo de IMSS y los impuestos correspondientes. Estos deben hacerse de acuerdo a los salarios de cada empleado, dependiendo de los aumentos que puedan tener. Esto con el objetivo de que al final del año fiscal, no haya deudas de impuestos no pagados que sea necesario saldar con el SAT.
4. Es indispensable timbrar, imprimir y mandar por correo los recibos correspondientes a cada empleado, con la fecha de pago y posteriormente hacer las transferencias bancarias. Cuando las nóminas son timbradas después de pagarse, puede generar problemas con el SAT y habrá que hacer las correcciones y aclaraciones pertinentes.

Te recomendamos ver este vídeo donde un experto nos comparte algunos tips para realizar el proceso de nómina.

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Facilitando la nómina con un ERP

La integración de la nómina a un ERP, ayuda a que la generación de la información y los cálculos de la misma cuenten con una mayor precisión, velocidad y eficiencia, así como la integración con la contabilidad. Además del resguardo y consultas necesarias para cualquier futura aclaración o ajuste.

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