Regularmente las empresas tienen retrasos permisibles en la contabilidad, en el control de inventarios, el pago de facturas a proveedores y más. Sin embargo, retrasarse en el pago de nómina es inadmisible pues los conflictos que puede ocasionar con los empleados pueden ser graves para la empresa. Por tal motivo es muy importante llevar un proceso de nómina estable.
Israel Coto, Gerente de la división de usuarios de Microsip, comenta que “las empresas tienen que estar conscientes de los problemas que puede traer consigo un manejo incorrecto de la nómina y también necesitan saber cómo llevarla a cabo con un proceso eficiente y sin errores".
¿Quién debe calcular la nómina dentro de la empresa?
El perfil del encargado de la elaboración de nómina regularmente está dentro del área de Recursos Humanos. Es preferible que sea un auxiliar contable que esté directamente asesorado por el área de contabilidad.
Concepto de nómina
La nómina es un documento detallado que refleja los salarios y otros pagos que un empleador realiza a sus empleados durante un periodo de pago determinado. Este periodo, establecido por la empresa, puede variar según sus políticas internas, pero debe respetar las leyes laborales vigentes. En México, el periodo de liquidación suele ser quincenal o mensual. Esto incluye salarios base, bonificaciones, comisiones, deducciones y cualquier otro tipo de compensación financiera que un empleado pueda recibir de su empleador.
Aspectos a Considerar:
- Tipo de contrato y bases de cotización: El tipo de contrato de trabajo y las bases de cotización son elementos clave en el cálculo de la nómina. Dependiendo del tipo de contrato (temporal, indefinido, por obra o servicio determinado, entre otros), las obligaciones y derechos del empleado pueden variar. Las bases de cotización, determinadas por la Ley Federal del Trabajo, son utilizadas para calcular las cotizaciones a la seguridad social.
- Calculando la nómina: El proceso de calcular una nómina implica varios aspectos, como el salario base, las pagas extras, las horas extras, y deducciones como impuestos sobre la renta y aportaciones a la seguridad social. Es fundamental tener en cuenta estas variables para garantizar que el empleado reciba el líquido a percibir adecuado.
- Tipos de nóminas: En México, existen varios tipos de nóminas, incluyendo la nómina ordinaria, la nómina complementaria por pagas extras, y la nómina de finiquito. Cada una de estas tiene sus propias particularidades y requisitos legales que deben cumplirse.
- Aportaciones a la seguridad y Impuestos: Las aportaciones a la seguridad social, que incluyen cotizaciones al IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) y al Infonavit (Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores), así como los impuestos sobre la renta, son deducciones obligatorias que deben realizarse en cada nómina de acuerdo con la ley.
¿Qué es el proceso de nómina?
El proceso de nómina es una serie de pasos y actividades que se llevan a cabo de manera periódica en una empresa para calcular, administrar y procesar los pagos de sueldos y salarios a los empleados. Es un proceso fundamental para garantizar que los trabajadores reciban la remuneración adecuada y se cumplan las obligaciones legales y fiscales correspondientes.
Primeros pasos para definir un proceso de nómina
Para definir un proceso de nómina en una empresa, es importante establecer generalidades como las prestaciones de Ley, las ramas de seguro que se cubrirán, factores de riesgo de trabajo, afiliación al Infonavit, prima vacacional, etc. Cumplir con las obligaciones legales y garantizar que los empleados reciban sus salarios de manera precisa y puntual es esencial.
A continuación exploraremos el proceso de nómina en México, destacando los aspectos clave y las consideraciones que las empresas deben tener en cuenta:
- Registro de empleados: El proceso de nómina comienza con el registro de empleados. Cada trabajador debe proporcionar documentos de identificación válidos, como su CURP (Clave Única de Registro de Población) y su número de seguridad social. Además, es importante registrar la fecha de inicio de la relación laboral, los tipos de salario (variables, fijo o mixto), la jornada laboral, el tipo de contrato (de planta, de base, semanal, de jornada reducida, con tipo especializado) y otros detalles relevantes.
- Cálculo de percepciones salariales y deducciones: Una vez que se han registrado los empleados, se deben calcular las percepciones y deducciones de nómina. Las percepciones incluyen el salario base, horas extras, bonos y comisiones. Las deducciones pueden incluir impuestos, cuotas de seguridad social, préstamos y otras deducciones autorizadas. Es importante tener en cuenta las tasas de impuestos aplicables. El cálculo preciso de los impuestos es fundamental para evitar problemas legales.
- Generación de recibos de nómina: Cada quincena o mes, se deben generar los recibos de nómina para cada empleado. Estos recibos deben incluir información detallada sobre las percepciones y deducciones, así como el salario neto que el empleado recibirá. Los recibos de nómina también deben cumplir con los requisitos fiscales y laborales, por lo que es importante contar con un sistema de generación de recibos de nómina confiable.
- Pago de nómina: El pago de nómina se realiza generalmente a través de transferencias bancarias o cheques. Es fundamental que los pagos se realicen de manera puntual y que se registren adecuadamente en los libros contables de la empresa.
- Reportes y cumplimiento fiscal: Las empresas en México deben presentar declaraciones fiscales y reportes ante las autoridades correspondientes. Esto incluye el cálculo y pago de impuestos sobre la nómina, el IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social) y el INFONAVIT (Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores). El cumplimiento puntual es esencial para evitar sanciones y problemas legales.
- Actualizaciones legales: Las leyes laborales y fiscales en México pueden cambiar con el tiempo, por lo que es fundamental mantenerse actualizado con las últimas regulaciones. Esto garantizará que la empresa esté cumpliendo con todas las obligaciones legales y evitando posibles problemas.
- Uso de software de nómina: Para simplificar el proceso de nómina y reducir errores, muchas empresas en México utilizan software de nómina especializado. Estas herramientas automatizan cálculos, generación de recibos y seguimiento de obligaciones fiscales y laborales, lo que facilita la gestión de nómina.
¿Cómo mantener un proceso de nómina estable?
La corrección o el retraso en el pago de un salario a un empleado puede ocasionar graves problemas. Para evitar retrasos, es fundamental tener un flujo adecuado del proceso de nómina. El primer paso es establecer fechas de corte que se respeten al pie de la letra.
- En un flujo operativo normal, consiste en dar de alta y baja a los empleados, ver sus incidencias, incapacidades, cambios de sueldos y establecer fechas límite de corte.
- Capturar las percepciones y deducciones individuales como faltas, eventos excepcionales, comisiones y demás. En este paso es muy importante ser muy cuidadosos con la información capturada. Por ejemplo, añadir un cero a la comisión de un empleado puede poner en problemas tanto al área contable como a la empresa.
- Hacer el cálculo de IMSS (Instituto Mexicano Del Seguro Social) y los impuestos correspondientes. Estos deben hacerse de acuerdo a los salarios de cada empleado, dependiendo de los aumentos que puedan tener. Esto con el objetivo de que al final del año fiscal, no haya deudas de impuestos no pagados que sea necesario saldar con el SAT.
- Es indispensable timbrar, imprimir y mandar por correo los recibos correspondientes a cada empleado, con la fecha de pago y posteriormente hacer las transferencias bancarias. Cuando las nóminas son timbradas después de pagarse, puede generar problemas con el SAT y habrá que hacer las correcciones y aclaraciones pertinentes.
Gestión de nóminas con un ERP
La integración de la nómina a un ERP, ayuda a que la generación de la información y los cálculos de la misma cuenten con una mayor precisión, velocidad y eficiencia, así como la integración con la contabilidad. Además del resguardo y consultas necesarias para cualquier futura aclaración o ajuste.
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