¿Cómo hacer una nómina sin cometer errores? Es una pregunta que posiblemente te has hecho en diversas ocasiones. Pero también es una preocupación real para toda empresa, ya que quienes se encargan de calcular una nómina deben tener ciertos niveles de concentración para no cometer errores a la hora de calcular el salario bruto o el salario neto. Si te has preguntado cómo sacar una nómina correctamente, sigue leyendo para evitar los errores más comunes.
Si aún no cuentas con un ERP que te ayude a automatizar tu nómina para que te ahorre tiempo y evites descuidos, quizás es momento de que consideres adquirir uno. Un buen sistema de nómina no solo facilita el proceso, sino que también asegura que todos los elementos como calcular ISR e IMSS estén correctamente integrados en cada periodo de liquidación.
A continuación te compartimos algunas de las fallas más comunes que se comenten al elaborar las nóminas de los trabajadores.
Es obligación conservar y actualizar el expediente de los trabajadores (art. 15 IV LSS, art. 46 Cód. Com., LFT). Parte de esto es el contrato de trabajo, que define la relación laboral. Recuerda el art. 35 y 36 de la LFT, que da los lineamientos de los tipos de contratos que existen. Es importante incluir detalles como el nombre completo del empleado y la fecha de inicio de su contrato.
Si cuentas con un sistema de nómina, este debe estar preparado para que desde ahí controles los contratos laborales de tu personal, el tipo, tiempo, pagas extras, paga extraordinaria, etc. Esto es crucial, ya que cotizar a la seguridad y garantizar el cumplimiento de las leyes laborales son partes esenciales de la gestión de personal.
Es indispensable que los siguientes indicadores se actualicen en el sistema de nómina que uses, normalmente se modifican de manera anual, pero pueden modificarse durante el año:
Estas actualizaciones son necesarias para calcular correctamente los impuestos y evitar errores en la retención de IRPF.
Las empresas pueden otorgar a los trabajadores prestaciones adicionales al salario, un ejemplo de ello son las obligatorias por la LFT: la gratificación anual y prima vacacional, así como complementos salariales. También puede haber otros conceptos como los de previsión social.
Si cuentas ya con un sistema de nómina como el del ERP Microsip, hay que configurar correctamente estas prestaciones en el módulo; para ello, primero se necesita analizar las leyes vinculadas a estos e identificar los límites exentos y gravados, y hacer la proyección de si rebasa o no los límites del concepto y del rubro de previsión social de forma anual, para así definir la configuración en el sistema de nómina.
Si no quieres pagar contribuciones del Seguro Social e Infonavit de más por error, es preciso que lleves un control de asistencia, puntualidad e incidencias (SCAyP); además de que es obligatorio por la LSS (art. 15). Esto se realiza para no pagar de más a los trabajadores y a las instituciones mencionadas, y asegura que se cotice correctamente a la seguridad social.
Tener un sistema de nómina como Microsip te ayuda a llevar un mejor control automatizado de la asistencia y puntualidad que emana del SCAyP. Después, podrás exportarlo en archivo e importarlo al SUA, y por último, te servirá para que lo cargues en IDSE, garantizando el cumplimiento con el código de cuenta de cotización y otros requisitos legales.
Si tu empresa entrega a los trabajadores una paga extra para que ellos realicen gastos de viáticos, como hospedaje, combustible, alimentos, transporte, peajes y renta de vehículos, es más fácil que los registres en un sistema de nóminas que esté preparado para controlar y timbrar las entregas y justificaciones de viáticos.
El art. 28 LISR señala que los únicos que tienen derecho a viáticos son los trabajadores y quienes presten servicios profesionales. El protocolo es registrar las entregas de viáticos en tu sistema de nómina, timbrar, registrar recepción de comprobación, calcular si hay diferencias por entregar o retener, por último, timbrar el cierre. Si haces esto te quitarás la obligación del art. 99 VI LISR (revisar regla 2.7.5.3 y guía de llenado nómina, apéndice 4).
Es muy importante cuidar el cálculo del subsidio al empleo para el trabajador, ya que el art. 8 del Decreto de Subsidio al Empleo nos indica que “cuando los pagos por salarios sean por periodos menores a un mes, la cantidad del subsidio para el empleo que corresponda al trabajador por todos los pagos que se hagan en el mes, no podrá exceder de lo que corresponda conforme a la tabla prevista en esta fracción para el monto total percibido en el mes de que se trate”.
Con relación al punto anterior, también hay que realizar el siguiente procedimiento que se indica en el mismo decreto: “(…) para calcular el subsidio para el empleo correspondiente a cada pago, dividirán las cantidades correspondientes a cada una de las columnas de la tabla contenida en esta fracción, entre 30.4. El resultado así obtenido se multiplicará por el número de días al que corresponda el periodo de pago para determinar el monto del subsidio para el empleo que le corresponde al trabajador por dichos pagos”.
El sistema de nómina que elijas para facilitar estos procesos y evitar errores también debe estar preparado para realizar el cálculo mencionado. De esta manera, aseguras que el líquido a percibir por el trabajador sea el correcto.
Una de las obligaciones patronales es la de realizar el cálculo anual del ISR de los trabajadores conforme lo indican los art. 97 y 99 frac. I, II y IV LISR, es indispensable que se haga esto para evitar infracciones (ver excepciones art. 97 LIR) en diciembre, elaborar una proyección anual para empezar a planear el procedimiento del ajuste anual.
Contar con un sistema de nómina que haga más fácil el proceso de pagar en tiempo y forma las percepciones salariales de los trabajadores, además de evitar errores al llevar los cálculos en un Excel o en un software que no te aporte las funcionalidades que necesitas, hace que exista la posibilidad de cometer errores comunes con la nómina.
Deja de preguntarte cómo hacer una nómina sin fallas, Microsip Nómina es la solución ideal. Además, adquiere otros sistemas que necesitas para crecer y tener el control absoluto y en tiempo real de tu empresa.
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Escrito por Ivonne Álvarez Marín
SICAF, soluciones profesionales.
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